Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат

Доцент кафедры управления персоналом, документоведения и архивоведения, кандидат исторических наук, доцент Мельничук Александр Васильевич тел. 8 -926 -278 -53 -64, адрес эл. почты mav 68@rambler. ru Лекция 4. 1 Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489 -2001 Дисциплина Стандартизация в управлении документами

Общие вопросы 2 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация — Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документа-ми)» , действующим в структуре тех-нического комитета № 46 «Инфор-мация и документация» Междуна-родной организации по станда-ртизации (ИСО)

Общие вопросы 3 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация — Управление документами» На сегодняшний день в ряде развитых стран мира национальный стандарт по управлению деловой документацией, принятый на основе международного стандарта ИСО 15489, является основным нормативным актом, регламентирующим работу с докумен-тами. На его основе принимаются также стандарты по отдельным аспектам управления документами, например, международный стандарт ИСО 23081, посвященный делопроизводственным метаданным в управленческой деяте-льности.

Общие вопросы 4 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация — Управление документами» Стандарт ИСО 15489 признан Международным советом архивов (MCA) как важный международный документ, отражающий точку зрения архивистов на управление документацией, поддерживающий концепцию управления документами в процессе их полного жизненного цикла. Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях в различных организациях в процессе их деятельности Часть 1 «Основные положения» излагает общие принципы управления документами в организациях, создающих документы, предназначаемые для внутреннего или внешнего пользования. Часть 2 «Руководящие указания (Технический отчет)» содержит детальное описание процедур, обеспечивающих управление документами в соответствии с принципами, содержащимися в первой части стандарта.

Общие вопросы 5 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация — Управление документами» Управление документами в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандарта ИСО 9001, а также стандарта ИСО 14001. Международные стандарты ИСО 9001 и 14001 устанавливают требования к документации по управлению качеством, но не предлагают способы выполнения этих требований в организациях. стандарт ИСО 15489 предназначен для использования специалистами по управлению документами и другими сотрудниками организаций, обязанными создавать и сохранять документы в своей деятельности

Общие вопросы 6 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация — Управление документами» Основой при разработке стандарта в области управления документами были использованы австралийские стандарты серии «Управление документами» , изданные в 1996 году

Общие вопросы 7 Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация — Управление документами»

Требования к документу 8 Понятие «документ» Документ может включать в себя одну или несколько записей

Требования к документу 9 Понятие «документ»

Требования к документу 10 Цели создания и сохранения документов, их роль в управленческой деятельности документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом управленческой деятельности вести бизнес упорядоченно, эффективно и ответственно, обеспечивать и документально фиксировать формирование организационной политики и принятие управленческих решений, обеспечивать согласованность, продолжительность, производительность управленческой и административной деятельности, повышать эффективность деятельности всей организации, обеспечивать непрерывность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций, соблюдать законодательные и регулятивные требования, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности, обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием доказательств деятельности организации, защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, настоящих и будущих заинтересованных лиц, обеспечивать и документально фиксировать исследовательскую деятельность, обеспечивать доказательство деловой, личной и общественной деятельности, доказывать деловое, персональное и социальное своеобразие сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества. Документы позволяют организациям

Требования к документу 11 Цели создания и сохранения документов, их роль в управленческой деятельности Сохранять документы необходимо для: а) соответствия текущим и будущим управленческим потребностям посредством: — сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности; — сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств подотчетности; — своевременного, авторизированного, систематического уничтожения более не требуемых документов; — сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и надежными; б) соответствия правовым требованиям путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрения регулятивной среды, применимой к управлению документами в специфическом направлении управленческой деятельности; в) соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних заинтересованных лиц посредством: — идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации; — идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других позитивных результатов от сохранения документов; — соблюдения регулятивных требований соответствующего архивного органа, если они применимы.

Требования к документу 12 Цели создания и сохранения документов, их роль в управленческой деятельности ГОСТ Р 52292 «Информационная технология. ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ. Термины и определения» современный подход разделения аспектов явлений документ существует только в обществе мыслящих субъектов, является сообщением, закрепляющим некоторый факт

Требования к документу 13 ГОСТ Р 52292 «Информационная технология. ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ. Термины и определения»

Требования к документу 14 Характеристики документов

Требования к документу 15 Характеристики документов

Требования к документу 16 Содержание, структура, контекст документов и метаданные Содержание (контент) — это фактическая информация документа, фиксирующая управленческую деятельность. Содержание документа может быть представлено в одной или нескольких бумажных и (или) электронных записях.

Требования к документу 17 Содержание, структура, контекст документов и метаданные Структура — это внешний вид и расположение частей содержания, а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Требования к документу 18 Содержание, структура, контекст документов и метаданные Контекст (внешняя среда) — это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, показывающая взаимосвязь документа с управленческой деятельностью организации и с другими документами.

Требования к документу 19 Содержание, структура, контекст документов и метаданные Метаданные ГОСТ ИСО 15489 — это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. Метаданные ГОСТ 7. 70 — формализованное описание электронного информационного ресурса, используемое для идентификации и категоризации информационного ресурса при работе с большими совокупностями информационных ресурсов.

Требования к документу 20 Содержание, структура, контекст документов и метаданные ГОСТ ИСО 23081 «Информация и документация — Процессы управления документами — Метаданные документов» В этом стандарте различаются метаданные о самом документе, о принципах и правилах управле-нческой деятельности, о лицах, участвующих в процессе управ-ления и делопроизводства, об управленческой деятельности и ее процессах, о делопроиз-водственных процессах.

Требования к управлению документами 21 Управление документами это область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой деятельности и отдельных управленческих операциях В стандарте ИСО 15489 к управлению документами отнесены:

Требования к управлению документами 22 Управление документами Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии политики, процедур и практики, а также проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с оперативными потребностями организации и регулятивной средой. Стратегия управления доку-ментами, в соответствии с международным стандартом, должна быть документально зафиксирована в стратегичес-ком плане

Требования к управлению документами 23 Регулятивная среда

Требования к управлению документами 24 Регулятивная среда Действующая правовая база документирования управленческой деятельности

Требования к управлению документами 25 Политика в области управления документами Целью политики должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческие функции и деятельность так долго, сколько потребуется Политика разрабатывается на основе анализа управленческой деятельности. Она должна определять области, в которых законодательство, регулятивные акты, другие стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью.

Требования к управлению документами 26 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Обязанности и полномочия в области управления документацией следует распределять между всеми сот-рудниками организации, включая управляющих документацией, спе-циалистов смежных информацион-ных профессий, руководство, мене-джеров подразделений, системных администраторов и других лиц, для которых создание документов явля-ется частью их работы

Требования к управлению документами 27 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Цели распределения ответственности и полномочий является создание и сохранение системы правил по управлению документами, учитывающей не только внутренние интересы, но и требования внешних заинтересованных сторон.

Требования к управлению документами 28 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Функции и задачи отдельных групп сотрудников

Требования к управлению документами 29 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Роль архивных органов учреждения, ответственные за отбор, прием на хранение и обеспечение сохранности архивов, обеспечение доступности архивов и согласование вопросов уничтожения документов

Требования к управлению документами 30 Распределение ответственности и полномочий по управлению документами Роль архивных органов Дополнительные функции участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и ДОУ оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы ДОУ контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях-источниках комплектования архива

Система управления документами 31 Система управления документами – это информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами 32 Характеристики системы управления документами 1. Поддержка таких свойств документа, как аутентичность, надежность, целостность, пригодность для использования

Система управления документами 33 Характеристики системы управления документами 2. Надежность системы, то есть ее способность длительно и правильно функционировать в соответствии с установленными процедурами а) в установленном порядке включать все документы в рамках охватываемой ею управленческой деятельности; б) организовывать документы таким образом, чтобы отражать управленческие процессы, осуществляемые создателем документов; в) защищать документы от неавторизованного изменения или отбора (передачи) на хранение или уничтожение; г) в соответствии с установленным порядком функционировать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах; д) обеспечивать беспрепятственный доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Система управления документами 34 Характеристики системы управления документами 3. Целостность системы это состояние информации (ресурсов информационной системы), при котором доступ к ней (к ним) осуществляется только преднамеренно субъектами, имеющими на него право. 4. Всесторонность (комплексность) системы Документные системы должны управлять документами, являющимися результатом всех видов управленческой деятельности организации или ее структурного подразделения. 5. Системность Создание, сохранение, управле-ние документами должны осущес-твляться на системной основе

Система управления документами 35 Требования к системам управления документами 1. Система должна обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами 2. Документирование операций с документами В процедурах системы должно быть предусмотрено присвоение документам подробных метаданных, включаемых в документы, присоединяемых к ним или связанных с ними. 2. 1. Присвоение документам метаданных Требование к присвоению метаданных

Система управления документами 36 Требования к системам управления документами 2. Документирование операций с документами 2. 2. Протоколы контроля системных процессов (audit trails) — данным, создаваемым системой и фиксирующим производимые с отдельным документом и (или) его метаданными действия. Записи о событиях, происходящих в системе, заносятся в файл контрольного журнала постоянно, вручную или автоматически 3. Средства хранения и физической защиты При проектировании системы управления документами следует избрать подходящую среду хранения и типы носителей информации, средства физической защиты, процедуры обеспечения сохранности и системы хранения.

Система управления документами 37 Требования к системам управления документами 4. Распределенное управление документы могут физически храниться в одной организации, а ответственность и контроль управления могут возлагаться либо на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган Местоположение документов может варьироваться в любой момент существования систем, а любые изменения в местонахождении документов должны быть прослеживаемыми и документально зафиксированными 5. Конвертирование и миграция. Прекращение действия системы Системы управления документами следует проектировать так, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования, независимо от любых изменений в системе

Система управления документами 38 Требования к системам управления документами 6. Доступ, поиск и использование Документные системы должны обеспечивать своевременный и эффективный доступ к документам, необходимым для продолжения управленческой деятельности и выполнения требований подотчетности, а также их поиск. Системы должны иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечить безопасность для целостности документов. 7. Сохранение и отбор на хранение или уничтожение Документные системы должны быть способны оптимизировать сохранение и отбор (передачу на хранение и уничтожение) документов.

Система управления документами 39 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 1. Предварительное обследование На первом этапе создания или модернизации системы проводи-тся предварительное обследова-ние, в ходе которого опреде-ляются и документально фикси-руются цели и сфера деяте-льности организации, ее стру-ктура, внешняя среда ее функ-ционирования, принятые в организации заявления о политике.

Система управления документами 40 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 2. Анализ управленческой деятельности и процессов организации в рамках второго этапа проводится анализ управленчес-кой деятельности организации, то есть создается концептуальная модель управленческой деятель-ности, определяются управлен-ческие процессы, которые сопровождаются документами. В результате анализа составляется детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерархической классификационной схемы, демонстрирующей управленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающиеся документами, создаются операционные схемы управленческих процессов.

Система управления документами 41 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 3. Определение состава требований к управленческим документам организации На третьем этапе определяется состав требований к созданию, получению и сохранению доказательств и информации о каждой управленческой функции, виде деятельности и операции, реализуемых при помощи документов. По завершении этого этапа могут быть созданы: а) список всех источников, содержащих релевантные для данной организации требования к документам, б) список регулятивных, деловых и более широких — общественных — требований к сохранению документов.

Система управления документами 42 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 4. Оценка существующих систем управления документами и других информационных систем Четвертый этап заключается в идентификации и анализе существующих в организации информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам. Продукты этого этапа могут включать табель (опись) систем, существующих в организации, и отчет, в котором описывается, в какой степени эти системы отвечают принятым в организации требованиям к документам.

Система управления документами 43 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 5. Определение стратегии соблюдения требований к документам Целью пятого этапа является определение наиболее подходящих политики, процедур, стандартов, инструментов и других тактических элементов, которые организация должна принять, чтобы обеспечить создание и сохранение необходимых доку-ментов ее управленческой деятельности Когда этот этап завершен, появляется плановый, системный и соответствующий установленным требованиям подход к созданию, включению в систему, сохранению, использованию и обеспечению сохранности документов, что составляет основу для проектирования или модернизации системы управления документами.

Система управления документами 44 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 6. Проектирование системы Шестой этап, проектирование системы, заключается в разработке документов, закрепляющих выбранную на пятом этапе стратегию, а также тактику, процессы и практику, описываемые в стандарте ИСО 15489. В результате шестого этапа могут быть составлены: план разработки системы, отражающий задачи, ответственность и сроки исполнения; техническое задание на создание системы; план внедрения системы; диаграммы, отражающие архитектуру и компоненты системы; примерные планы обучения и контроля обучения и др

Система управления документами 45 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 7. Внедрение системы На седьмом этапе фактически реализуется план внедрения системы, разработанный на пре-дыдущем этапе и определяющий, как должны согласовываться различные системные компоне-нты (процессы. процедуры, персонал и технология). После завершения этого этапа организация должна получить: улучшенную практику управления документами при минимальных изменениях в деловой деятельности, возможность соответствовать требованиям в области управления качеством, выгоду от долгосрочных инвестиций, сделанных на предыдущих шести этапах.

Система управления документами 46 Методология проектирования и внедрения системы управления документами 8. Обследование системы после внедрения Восьмой этап — это неотъемле-мый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы управления докумен-тами. В рамках этого этапа: а) анализируется, создаются ли документы, организуются ли они в соответствии с потребностями управленческой деятельности; б) проводится интервьюирование руководства, персонала и других заинтересованных сторон, наблюдение и выборочная проверка проводимых с документами операций; в) проверяется документация, разработанная на предыдущих фазах проекта.

Система управления документами 47 Методология проектирования и внедрения системы управления документами Проектирование и внедрение систем управления документами Этап 1 Проведение предварительно го обследования Этап 2 Анализ управленческой деятельности Этап 3 Определение состава требований к управленчески м документам организации Этап 5 Определение стратегии соблюдения требований к документам Этап 6 Проектирование системы Этап 4 Оценка существующих систем управления документами Этап 8 Обследование системы после внедрения Этап 7 Внедрение системы Политика Проектиров ание Стандарты Внедрение