Деловая коммуникация: Функциональные основы официально-делового стиля. Понятие о

Деловая коммуникация: Функциональные основы официально-делового стиля. Понятие о документе Сотова Ирина Алексеевна, д.п.н., профессор, Ивановский государственный университет

Официально-деловой стиль функциональная разновидность современного литературного языка, обслуживающая сферу административно-правовой общественной деятельности (деловые отношения, области права, законотворчества и законодательства). Основные черты: безличность, официальность, безэмоциональность изложения; точность, не допускающая инотолкования; стандартизованность.

Подстили официально-делового стиля Законодательный подстиль обслуживает сферу создания нормативных актов. Юрисдикционный – сферу применения законов в практике правоохранительных органов. Дипломатический – сферу межгосударственных отношений. Административный (канцелярский) – сферу управления в широком смысле (финансовое регулирование, управление собственностью и пр.) и коммерции.

Лексические признаки официально-делового стиля речи Языковые штампы (клише): ставить вопрос, на основании решения, по истечении срока. Профессиональная терминология: законодательство, акт, полномочия, взимание, юридическое лицо. Процедурная лексика: производить расчет, денежные средства, торговый процесс. Номенклатурная лексика (номенклатура наименований, должностей, товаров): ОАО – открытое акционерное общество, главный научный сотрудник. Слова с окраской официально-делового стиля: надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный. Недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях.

Лексические признаки официально-делового стиля речи Тяготение к обобщенной лексике проявляется – в предпочтении родовых обозначений с широкой и бедной семантикой: прибыть (вм. приехать, прилететь), транспортное средство (вм. автобус, самолет) и т.п. – в использовании т.н. «процедурной» лексики (подчеркивается «юридическая» сущность явления): нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.)

Лексические признаки официально-делового стиля речи Стандартизация лексической сочетаемости ведет к появлению устойчивых сочетаний: – контроль обычно возлагается, сделка – заключается, платеж – производится, счет - выставляется (или оплачивается), цена – устанавливается, право – предоставляется, позиции бывают конструктивными / неконструктивными; необходимость - настоятельной; скидки - значительными; разногласия – существенными / несущественными и т.д. – «расщепленные» сказуемые: рассчитываться – производить расчет , дополнять – вносить дополнения, поручать – давать поручения, отвечать – нести ответственность, решать – принимать решения, уточнять – вносить уточнения.

Путь становления слова АППАРАТ как лексической единицы официально-делового стиля Латинский язык: apparatus «снаряжение, оборудование» Французский язык: apparaeil «прибор» Русский язык (пер. четверть XIX века) в значении: свойства + функции 1) прибор (телефонный аппарат), выполнение функций 2) совокупность органов по функции (дыхательный аппарат), функции + совокупность чего-л. 3) офиц. совокупность учреждений, обслуживающих к.-л. область (государственный или торговый аппарат), 4) офиц. совокупность сотрудников, учреждений, организаций к.-л. области управления (госаппарат, аппаратные структуры власти)

Морфологические признаки официально-делового стиля речи Существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием: налогоплательщик, арендатор, свидетель. Существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода: инспектор Иванова. Сочетания с отглагольными существительными: установление контроля, несоблюдение условий. Инфинитивные конструкции: провести осмотр, оказать помощь. Глаголы настоящего времени страдательного залога в значении обычно производимого действия («настоящее предписания»): за неуплату взимается штраф.

Морфологические признаки официально-делового стиля речи Сложные слова, образованные от двух и более основ: квартиросъемщик, работодатель, вышеуказанный и т.п. Составные наименования: транспортные средства, заработная плата, должностное лицо. Производные предлоги: в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании. Преобладание имен существительных над местоимениями: существительные местоимениями не заменяются и повторяются для достижения точности. «Нанизывание» родительного падежа в цепочке имен существительных: для применения мер общественного воздействия, в целях широкой гласности работы органов государственного контроля.

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи Употребление рядов однородных членов: штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве. Использование пассивных конструкций: платежи вносятся в указанное время. Преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство включает в себя: • обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); • организацию работы с документами (прием, обработку, передачу, учёт, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку для сдачи в архив или уничтожение).

Документирование. Документ Термин документирование означает процесс создания документа. Стандарт определяет документирование как регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающий её юридическую силу. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. (Стандарт ГОСТ Р51141-98)

Документный текст функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным смысловым и коммуникативным компонентом документа. является важным практическим инструментом деловой коммуникации и представляет собой сложный лингвистический объект, требующий специального изучения.

Особенности документного текста Высокий уровень унифицированности Унификация - приведение к единой форме, к единообразию. ГОСТ Р 6.30-2003 не только определяет состав и позиции реквизитов организационно-распорядительных документов, но и предписывает использование определенных лингвистических средств в тех или иных позициях документного текста.

Особенности документного текста Ограничение компонентного состава введение ограничителей, запрещающих использование широкого спектра языковых единиц, противоречащих правилам, традициям и условиям документной коммуникации. Использование невербальных составляющих (таблиц, графиков, схем, диаграмм и других формально-графических компонентов).

Особенности документного текста Безóбразность предполагает не только однозначность в понимании содержания документных текстов, но и отсутствие каких-либо эмоциональных окрасок документного текста в целом или его частей. Ситуативность проявляется в однозначной и содержательно обусловленной связи между событием, сложившейся ситуацией и документом как реакцией на ситуацию.

Особенности документного текста Неоднородность текстов Многообразие документируемых ситуаций, различные цели документов способствуют появлению довольно большого типологического разнообразия документных текстов. Терминированность текстов Наряду с терминологией, относящейся к документоведению и документационному обеспечению управления, в текстах документов используются термины различных областей управления, экономики, юриспруденции и др., в которых составляемые документы должны работать.