Деловая коммуникация Функциональные основы официально-делового стиля Понятие о

Деловая коммуникация: Функциональные основы официально-делового стиля. Понятие о документе Сотова Ирина Алексеевна, д. п. н. , профессор, Ивановский государственный университет

Официально-деловой стиль - функциональная разновидность современного литературного языка, обслуживающая сферу административноправовой общественной деятельности (деловые отношения, области права, законотворчества и законодательства). Основные черты: безличность, официальность, безэмоциональность изложения; точность, не допускающая инотолкования; стандартизованность.

Подстили официально-делового стиля • Законодательный подстиль обслуживает сферу создания нормативных актов. • Юрисдикционный – сферу применения законов в практике правоохранительных органов. • Дипломатический – сферу межгосударственных отношений. • Административный (канцелярский) – сферу управления в широком смысле (финансовое регулирование, управление собственностью и пр. ) и коммерции.

Лексические признаки официальноделового стиля речи • Языковые штампы (клише): ставить вопрос, на основании решения, по истечении срока. • Профессиональная терминология: законодательство, акт, полномочия, взимание, юридическое лицо. • Процедурная лексика: производить расчет, денежные средства, торговый процесс. • Номенклатурная лексика (номенклатура наименований, должностей, товаров): ОАО – открытое акционерное общество, главный научный сотрудник. • Слова с окраской официально-делового стиля: надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный. • Недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях.

Лексические признаки официальноделового стиля речи • Тяготение к обобщенной лексике проявляется – в предпочтении родовых обозначений с широкой и бедной семантикой: прибыть (вм. приехать, прилететь), транспортное средство (вм. автобус, самолет) и т. п. – в использовании т. н. «процедурной» лексики (подчеркивается «юридическая» сущность явления): нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т. д. ), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т. д. ), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т. д. )

Лексические признаки официальноделового стиля речи • Стандартизация лексической сочетаемости ведет к появлению устойчивых сочетаний: – контроль обычно возлагается, сделка – заключается, платеж – производится, счет - выставляется (или оплачивается), цена – устанавливается, право – предоставляется, позиции бывают конструктивными / неконструктивными; необходимость - настоятельной; скидки - значительными; разногласия – существенными / несущественными и т. д. – «расщепленные» сказуемые: рассчитываться – производить расчет , дополнять – вносить дополнения, поручать – давать поручения, отвечать – нести ответственность, решать – принимать решения, уточнять – вносить уточнения.

Путь становления слова АППАРАТ как лексической единицы официально-делового стиля • Латинский язык: apparatus «снаряжение, оборудование» • Французский язык: apparaeil «прибор» • Русский язык (пер. четверть XIX века) в значении: свойства + функции 1) прибор (телефонный аппарат), выполнение функций 2) совокупность органов по функции (дыхательный аппарат), функции + совокупность чего-л. 3) офиц. совокупность учреждений, обслуживающих к. -л. область (государственный или торговый аппарат), 4) офиц. совокупность сотрудников, учреждений, организаций к. -л. области управления (госаппарат, аппаратные структуры власти)

Морфологические признаки официально -делового стиля речи • Существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием: налогоплательщик, арендатор, свидетель. • Существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода: инспектор Иванова. • Сочетания с отглагольными существительными: установление контроля, несоблюдение условий. • Инфинитивные конструкции: провести осмотр, оказать помощь. • Глаголы настоящего времени страдательного залога в значении обычно производимого действия ( «настоящее предписания» ): за неуплату взимается штраф.

Морфологические признаки официально -делового стиля речи • Сложные слова, образованные от двух и более основ: квартиросъемщик, работодатель, вышеуказанный и т. п. • Составные наименования: транспортные средства, заработная плата, должностное лицо. • Производные предлоги: в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании. • Преобладание имен существительных над местоимениями: существительные местоимениями не заменяются и повторяются для достижения точности. • «Нанизывание» родительного падежа в цепочке имен существительных: для применения мер общественного воздействия, в целях широкой гласности работы органов государственного контроля.

Синтаксические признаки официальноделового стиля речи • Употребление рядов однородных членов: штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве. • Использование пассивных конструкций: платежи вносятся в указанное время. • Преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство включает в себя: • обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); • организацию работы с документами (прием, обработку, передачу, учёт, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку для сдачи в архив или уничтожение).

Документирование. Документ • Термин документирование означает процесс создания документа. Стандарт определяет документирование как регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающий её юридическую силу. • Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. (Стандарт ГОСТ Р 51141 -98)

Документный текст • функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным смысловым и коммуникативным компонентом документа. • является важным практическим инструментом деловой коммуникации и представляет собой сложный лингвистический объект, требующий специального изучения.

Особенности документного текста • Высокий уровень унифицированности Унификация - приведение к единой форме, к единообразию. ГОСТ Р 6. 30 -2003 не только определяет состав и позиции реквизитов организационнораспорядительных документов, но и предписывает использование определенных лингвистических средств в тех или иных позициях документного текста.

Особенности документного текста • Ограничение компонентного состава введение ограничителей, запрещающих использование широкого спектра языковых единиц, противоречащих правилам, традициям и условиям документной коммуникации. • Использование невербальных составляющих (таблиц, графиков, схем, диаграмм и других формально-графических компонентов).

Особенности документного текста • Безóбразность предполагает не только однозначность в понимании содержания документных текстов, но и отсутствие каких-либо эмоциональных окрасок документного текста в целом или его частей. • Ситуативность проявляется в однозначной и содержательно обусловленной связи между событием, сложившейся ситуацией и документом как реакцией на ситуацию.

Особенности документного текста • Неоднородность текстов Многообразие документируемых ситуаций, различные цели документов способствуют появлению довольно большого типологического разнообразия документных текстов. • Терминированность текстов Наряду с терминологией, относящейся к документоведению и документационному обеспечению управления, в текстах документов используются термины различных областей управления, экономики, юриспруденции и др. , в которых составляемые документы должны работать.

Особенности документного текста • Монологичность (представлен один автор) и косвенная форма изложения (отсутствие цитат, нейтральность, объективность изложения). • Коммуникативная полнота Текст, входящий в документ, исчерпывает фрагмент реальной действительности, которому документ посвящён: документные тексты практически не предполагают продолжения самих себя, возможно лишь появление нового документа.

Лингвистические нормы документного текста • Текстовые нормы Регулируют закономерности построения документа, развёртывания его содержательной схемы (форма документа). • Языковые нормы Регулируют закономерности отбора языковых средств для наполнения содержательной схемы документа (язык документа).

Форма документа • Под формой документа понимается набор и расположение его реквизитов (содержательно-композиционная схема). • Реквизит – обязательный содержательный элемент, обеспечивающий юридическую силу документа.

Общие функции документов – информационная (любой документ создается для сохранения информации, т. к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов); – социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью); – коммуникативная (документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями); – культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных традиций).

Специфические функции документов – управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией наделены так называемые управленческие документы, специально создаваемые для реализации целей управления); – правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе); – функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

Нормативная база делопроизводства • законодательные и правовые акты РФ; • ГОСТ; • нормативные документы; • классификаторы; • Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Государственные стандарты в делопроизводстве • ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . • ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . • ГОСТ Р 50922 -96 «Защита информации. Основные термины и определения» . • ГОСТ 6. 10. 4 -84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» .

Государственные стандарты в делопроизводстве • ГОСТ 6. 10. 5 -87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» . • ГОСТ 17914 -72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» . • ГОСТ Р 34. 10 -2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» .

Задание к практикуму • Познакомьтесь с типами документов: приказ, распоряжение, акт, справка, служебная записка, заявление, жалоба, объяснительная записка, трудовой договор/контракт, доверенность; письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация), письмо-ответ на рекламацию, товарное предложение (рекламное письмо); резюме (самореклама). • Составьте реферативное сообщение о структуре и языковых особенностях какого-либо документа, служебной бумаги или официального письма. Распределите задание в группе так, чтобы все типы документов получили освещение в ходе занятия.

Вопросы для самопроверки • Чем обусловлено существование в литературном языке официально-делового стиля? Какие сферы общественной деятельности он обслуживает? • Каковы специфические отличительные черты официально-деловой письменной речи? Назовите и охарактеризуйте их. • Как соотносятся понятия документирование, документ, документный текст? • Каковы основные особенности документного текста? Назовите и охарактеризуйте их.

Вопросы для самопроверки • Какие общие и специфические функции выполняют документы? • Что составляет нормативную базу делопроизводства? • Чем характеризуются особенности выбора лексических и грамматических средств в процессе языкового наполнения схемы документа? • Что включает в себя понятие культура официальной переписки?

Рекомендуемая литература • ГОСТ Р 6. 30 -2003. Унифицированная система организационнораспорядительной документации: Требования к оформлению документов/ Государственный стандарт Российской Федерации. М. , 2003. • Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 3 -е изд. , перераб. и доп. / В. В. Галахов, И. К. Корнеев и др. ; под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. • Кушнерук С. П. Документная лингвистика: Учеб. пособие. 2 -е изд. , испр. и перераб. М. : Флинта: Наука, 2008. 256 с. • Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм / Т. В. Кузнецова. М. , 2000. • Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. М. , 2004.

Рекомендуемая литература • Культура русской речи: Энциклопедический словарь-справочник/ Под ред. Л. Ю. Иванова и др. М. , 2003. • Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. М. , 2000. • Журнал «Секретарское дело» (выходит с 1996 г. ) / http: //www. sekretarskoe-delo. ru • Журнал «Делопроизводство» (выходит с 1997 г. ) / http: //www. toppersonal. ru/officeworks. html • Сайт издательского дома «Управление персоналом» / http: //www. toppersonal. ru • Розенталь Д. Э. и др. Справочник по правописанию, произношению и литературному редактированию. М. , 1999. / http: //evartist. narod. ru/text 1/20. htm Большой выбор литературы по документоведению Вы найдете на кафедре русского языка и методики преподавания в 420 кабинете главного корпуса Ивановского государственного университета.

Благодарю за внимание!