ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Оформление документов Санкт-Петербург 2010 г. Задачи делопроизводства

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Оформление документов Санкт-Петербург 2010 г.

Задачи делопроизводства оформление документов в соответствии с установленными требованиями обеспечение движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения) создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел) - хранение документов

Способы классификации документов По месту составления: внутренние и внешние По содержанию: простые и сложные По форме: индивидуальные и типовые. По срокам исполнения: срочные и бессрочные По происхождению: служебные и личные По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки По функции текста: организационные, информационно-справочные, распорядительные, по персоналу, письма, договоры и др.

Функции документов 1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная); 2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная); 3) функции культурно-исторического характера (культурная, функция исторического источника).

Стандартизация оформления документов Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения.

Унификация в делопроизводстве Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

Правовые основы делопроизводства - система нормативных правовых актов, регулирующих процессы документирования и организации работы с официальными документами.

Правовые основы делопроизводства ФЗ от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» ФЗ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ФЗ от 21 июля 1993 г. N 5485-1 (с изменениями на 22 августа 2004 г.) «О государственной тайне» ФЗ от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ФЗ от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ФЗ от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ (с изменениями на 3 июня 2005 г.) «Об обязательном экземпляре документов» - ФЗ от 9 июля 1993 г. N 5351-1 (с изменениями на 20 июля 2004 г.) «Об авторском праве и смежных правах» ФЗ от 23 сентября 1992 г. N 3523-1 (с изменениями на 2 ноября 2004 г.) «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»

Правовые основы делопроизводства ФЗ от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изменениями на 4 декабря 2006 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» ФЗ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» Закон СПб № 371-70 от 07 июля 2009 г.«О государственных информационных системах Санкт-Петербурга» Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ» «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» - утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ» - в ред. решения Росархива от 27.10.2003

Правовые основы делопроизводства Приказ высшего арбитражного суда РФ от 26 марта 1996 г. N 7 (в ред. Приказа ВАС РФ от 30.07.96 N 25) «О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» Приказ Судебного департамента при Веховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. N 157 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ» «ИНСТРУКЦИЯ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ У МИРОВЫХ СУДЕЙ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА» - Утверждена председателем Санкт-Петербургского городского суда 30.10.2007 И др.

Правовые основы делопроизводства Государственные стандарты РФ: ГОСТ Р 51141-98 Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца. И др.

Реквизиты документов Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа Состав реквизитов организационно-распорядительных документов определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации

Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации Герб Санкт-Петербурга и Малый герб Санкт-Петербурга

Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Реквизит 04 – код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов.

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 – код формы документа Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

Реквизит 08 – наименование организации Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Реквизит 09 – справочные данные об организации Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Реквизит 10 - наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД

Реквизит 11 – дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Реквизит 12 – регистрационный номер документа Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ

Реквизит 14 - место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по другим реквизитам Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, включает только общепринятые сокращения

Реквизит 15 – адресат

Реквизит 16 – гриф утверждения документа Гриф утверждения документа – официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Реквизит 17 – резолюция Резолюция - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Например: Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009 Личная подпись Дата

Реквизит 18 – заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.

Реквизит 19 – отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Реквизит 20 – текст документа

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения – сведения о документах, дополняющий основной документ ПРИМЕРЫ: Приложение: 1. Положение об Управлении делами на 5 л. в 1 экз. 2. Правила оформления документов Управления делами на 7 л. в 2 экз. Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Реквизит 22 – подпись Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Реквизит 23 - гриф согласования документа Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

Реквизит 24 – визы согласования документа Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Реквизит 25 – оттиск печати Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи

Реквизит 26 – отметка о заверении копии Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа Например: Верно Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко 06.04.2009

Реквизит 27 – отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например: В.А. Жуков 924 45 67

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Например: Отправлен факс от 09.04.2009 № 12 В дело № 05-10 Личная подпись Дата