Скачать презентацию Controlul de prim nivel în România Programul Transnațional Скачать презентацию Controlul de prim nivel în România Programul Transnațional

735320b43acb9332e0ccfd35f6e8ed9b.ppt

  • Количество слайдов: 54

Controlul de prim nivel în România Programul Transnațional “Dunărea” 2014 - 2020 București, 31 Controlul de prim nivel în România Programul Transnațional “Dunărea” 2014 - 2020 București, 31 ianuarie 2017

Ministerului Dezvoltării Regionale, Administraţiei Publice şi Fondurilor Europene îndeplineşte rolul de Sistem de Control Ministerului Dezvoltării Regionale, Administraţiei Publice şi Fondurilor Europene îndeplineşte rolul de Sistem de Control de Prim Nivel în România prin Direcţia Control Prim Nivel, ( DCPN) în conformitate cu următoarele documente: Ø HG nr. 398 din 27 mai 2015 pentru stabilirea cadrului instituţional de coordonare şi gestionare a fondurilor europene structurale şi de investiţii şi pentru asigurarea continuităţii cadrului instituţional de coordonare şi gestionare a instrumentelor structurale 2014 -2020, art. 4, lit. s; Ø HG nr. 15 din 12 ianuarie 2017 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Dezvoltării Regionale, Administraţiei Publice şi Fondurilor Europene, art. 4, alin 2 lit. “dd” ; Ø Regulamentul (UE) nr. 1. 299/2013, art. 23; Ø Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 897/2014, art. 20; DCPN este responsabilă cu verificarea şi validarea cheltuielilor efectuate de către beneficiarii români de asistenţă tehnică precum şi de beneficiarii români în cadrul programelor de cooperare teritorială europeană, inclusiv în cadrul Programului transnațional “Dunărea” 2014 - 2020.

Legislație relevantă utilizată în validarea cheltuielilor Legislație națională: Ø Ordonanța 29/2015 privind gestionarea şi Legislație relevantă utilizată în validarea cheltuielilor Legislație națională: Ø Ordonanța 29/2015 privind gestionarea şi utilizarea fondurilor externe nerambursabile şi a cofinanţării publice naţionale, pentru obiectivul "Cooperare teritorială europeană", în perioada 2014 -2020 - art. 24 Legislație europeană: Ø Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime, precum și de stabilire a unor dispoziții generale privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european, Fondul de coeziune și Fondul european pentru pescuit și afaceri maritime și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului – art. 125 Ø Regulamentul (UE) nr. 1299/2013 al Parlamentului European și al Consiliului în ceea ce privește norme specifice privind eligibilitatea cheltuielilor pentru programele de cooperare Ø Regulamentul (UE) nr. 481/2014 al Comisiei de completare a Regulamentului (UE) nr. 1299/2013

Scopul general al controlului de prim nivel Validarea cheltuielilor efectuate în implementarea proiectelor, prin Scopul general al controlului de prim nivel Validarea cheltuielilor efectuate în implementarea proiectelor, prin verificarea: Ø furnizării bunurilor şi serviciilor, respectiv realizării lucrărilor care fac obiectul finanţării, Ø eligibilităţii cheltuielilor declarate pentru operaţiunile sau părţile de operaţiuni puse în aplicare pe teritoriul României, Ø legalităţii şi conformităţii cu legislaţia naţională şi europeană a cheltuielilor declarate de fiecare partener român care participă la operaţiune. Verificările se realizează în conformitate cu prevederile Regulamentului delegat (UE) Nr. 481/2014 al CE din 4 martie 2014 de completare a Regulamentului (UE) nr. 1299/2013 al Parlamentului European și al Consiliului în ceea ce privește normele specifice privind eligibilitatea cheltuielilor pentru programele de cooperare.

Efectuarea controlului de prim nivel în cadrul Programului transnațional “Dunărea” 2014 - 2020 Efectuarea controlului de prim nivel în cadrul Programului transnațional “Dunărea” 2014 - 2020

Efectuarea controlului Etape de desfășurare a Controlului de Prim Nivel: Ø Inițierea controlului de Efectuarea controlului Etape de desfășurare a Controlului de Prim Nivel: Ø Inițierea controlului de prim nivel; Ø Verificarea administrativă; Ø Verificarea la fața locului; Ø Emiterea Certificatului de Control şi a listelor de verificare specifice programului.

Efectuarea controlului Iniţierea controlului de prim nivel În termen de maxim 15 zile de Efectuarea controlului Iniţierea controlului de prim nivel În termen de maxim 15 zile de la finalizarea fiecărei perioade de raportare, partenerul român în proiect: Ø introduce în sistemul electronic de raportare DMS informațiile cu privire la cheltuielile efectuate în perioada de raportare; Ø pregăteşte Dosarul documentelor justificative şi îl transmite, împreună cu solicitarea de efectuare a controlului de prim nivel (Anexa 2. 1), către Direcţia Control Prim Nivel, la adresa: Ministerul Dezvoltării Regionale, Administrației Publice și Fondurilor Europene Direcţia Generală Programe Europene Direcţia Control Prim Nivel Blvd. Libertăţii nr. 12, et. 4, cam 425, Sector 5, Bucureşti

Efectuarea controlului Dosarul documentelor justificative, care se transmite/predă spre verificare controlorilor, trebuie să cuprindă Efectuarea controlului Dosarul documentelor justificative, care se transmite/predă spre verificare controlorilor, trebuie să cuprindă şi să îndeplinească în mod obligatoriu următoarele condiții: Ø documentele se vor așeza obligatoriu în ordinea liniilor bugetare, delimitate cu separatoare; Ø fiecare pagină din Dosarul documentelor justificative va fi numerotată şi semnată (în original) de către managerul de proiect/ reprezentantul desemnat de managerul de proiect, iar documentele ataşate în copie vor purta ştampila „conform cu originalul”; Ø documentele vor fi înregistrate într-un opis; Pe facturile originale se vor înscrie de către partenerii români: • Codul proiectului, • Acronimul, • Înscrisul “[SUMA] RON/EUR/altă valută solicitată prin Programul Dunarea”

Efectuarea controlului Se va transmite un CD, care va conține: Ø Raportul de progres Efectuarea controlului Se va transmite un CD, care va conține: Ø Raportul de progres al partenerului; Ø Lista cheltuielilor efectuate (Anexa 2. 2 & 2. 3 sau Partner Progress Report); Ø Aplicația finală; Ø Subsidy contract și acte adiționale dacă este cazul; Ø Partnership agreement și acte adiționale dacă este cazul; Ø Bugetul proiectului actualizat; Ø Copii ale dosarelor de achiziţii publice; Ø Fotografii realizate ca urmare a organizării de evenimente; Ø Demo-uri şi fotografii ale materialelor promoționale realizate în cadrul proiectului (banner, steag, broșuri, etc. ) care să evidențieze respectarea elementelor de identitate vizuală conform prevederilor Ghidului de identitate vizuală al programului. În funcție de informațiile disponibile în sistemul electronic DMS, lista documentelor de mai sus va fi actualizată.

Efectuarea controlului Verificarea documentelor justificative În vederea validării cheltuielilor şi obţinerii rambursării sumelor eligibile Efectuarea controlului Verificarea documentelor justificative În vederea validării cheltuielilor şi obţinerii rambursării sumelor eligibile de către partenerii români în proiecte, controlorii vor verifica documentele justificative, urmărind dacă sunt îndeplinite, cumulativ, toate condiţiile de eligibilitate, pe baza legislaţiei naţionale şi europene, Aplicației Finale aprobate, Contractului de finanţare, Manualului de implementare a programului, instrucţiunilor Autorităţii de Management. Pe parcursul controlului se pot solicita informaţii suplimentare prin scrisori de clarificare și/sau emailuri, caz în care termenul de control se suspendă până la primirea informaţiilor solicitate.

Efectuarea controlului Finalizarea verificărilor Verificările realizate de controlori pentru validarea cheltuielilor eligibile se efectuează Efectuarea controlului Finalizarea verificărilor Verificările realizate de controlori pentru validarea cheltuielilor eligibile se efectuează în termen de 30 zile lucrătoare, acest termen se prelungește corespunzător în cazul solicitărilor de clarificări; După încheierea verificării documentelor justificative primite atât la sediul controlorilor cât şi la faţa locului (atunci când este cazul), controlorii vor emite în DMS Certificatul de Control precum şi celelalte anexe specifice programului, pentru a proba validarea cheltuielilor, documente care vor fi transmise partenerului/partenerului lider.

Efectuarea controlului Verificarea la faţa locului Verificările la faţa locului se vor face conform Efectuarea controlului Verificarea la faţa locului Verificările la faţa locului se vor face conform prevederilor programului – cel puțin o vizită pe perioada de implementare a proiectului. Controlorii de prim nivel vor transmite Liderilor/ Partenerilor de Proiect, selectaţi pentru efectuarea vizitei, Notificare privind efectuarea vizitei pe teren. Data la care se va efectua această vizită se va stabili de comun acord. Frecvenţa şi gradul de acoperire a verificărilor la faţa locului sunt proporţionale cu suma contribuţiei publice pentru o operaţiune şi cu nivelul de risc identificat prin astfel de verificări şi prin audituri efectuate de către autoritatea de audit pentru sistemul de gestiune şi control, în ansamblu. Verificările la faţa locului au scopul de a: Ø Ø Ø Ø Ø asigura că datele cuprinse în documentele de raportare elaborate şi transmise de către Partener/Partenerul lider al proiectului sunt corecte; asigura înregistrarea cheltuielilor aferente proiectului în contabilitatea beneficiarului prin utilizarea de conturi analitice distincte; verifica înscrisurile privind sumele solicitate prin program pe documentele justificative originale (facturi); asigura conformitatea cu originalul a documentelor justificative prezentate; verifica existenţa pistei de audit şi completarea corespunzătoare a acesteia; verifica documentaţiile de atribuire a contractelor de achiziţii, în original; verifica furnizarea bunurilor achiziţionate, prestarea serviciilor, și faptul că acestea sunt utilizate pentru activităţile proiectului, aşa cum sunt descrise în Aplicaţia aprobată; verifica implementarea investițiilor la scară redusă declarate în cadrul proiectului, conformitatea cu descrierea din AF și utilizarea acestora exclusiv în scopurile proiectului; verifica existența şi conformitatea cu regulile Programului, a elementelor de identitate vizuală; verifica evitarea dublei finanțări a cheltuielilor cu alte fonduri europene.

Eligibilitatea cheltuielilor Eligibilitatea cheltuielilor

Eligibilitatea cheltuielilor Condiţii generale de eligibilitate a cheltuielilor Pentru a fi considerate eligibile, în Eligibilitatea cheltuielilor Condiţii generale de eligibilitate a cheltuielilor Pentru a fi considerate eligibile, în contextul proiectului, cheltuielile trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii generale: Ø Ø Ø Ø să fie prevăzute în contractul de finanțare; să fie determinate de inițierea și punerea în aplicare a proiectului, și necesare pentru realizarea acestuia; bunurile, serviciile şi/ sau lucrările care fac obiectul finanţării şi cofinanţării au fost furnizate/ realizate efectiv; să respecte principiul costurilor reale, cu excepția costurilor calculate ca rate forfetare și sume forfetare; să se refere la activități care nu au fost finanțate din alte instrumente financiare; cheltuielile au fost realizate cu respectarea legislaţiei europene şi naţionale aplicabile, în conformitate cu prevederile programului şi cu condiţiile de acordare a finanţării pentru proiectul în cauză; cheltuielile sunt rezonabile, justificate şi în conformitate cu principiile managementului financiar eficient; cheltuielile sunt identificabile şi verificabile, înregistrate în contabilitatea partenerilor/ partenerilor lideri în conformitate cu legislaţia naţională; Cheltuielile trebuie să fie înregistrate separat, folosind conturi analitice distincte pentru operațiunile legate de realizarea proiectului;

Eligibilitatea cheltuielilor Ø Ø Ø să fie efectuate şi plătite de către partenerul român, Eligibilitatea cheltuielilor Ø Ø Ø să fie efectuate şi plătite de către partenerul român, în perioada de eligibilitate a proiectului, de la data de început până la data de încheiere a activităţilor proiectului aşa cum sunt definite în Aplicația finală a proiectului, cu excepţia: • cheltuielilor de pregătire, dacă e cazul; • cheltuielilor legate de Raportul Final: se vor plăti în max. 60 de zile de la data de încheiere a activităților proiectului. Livrarea bunurilor și serviciilor trebuie să fie anterioare datei de finalizare a proiectului; • cheltuielile declarate în ultima perioadă de raportare și efectuate înainte de data încheierii proiectului se plătesc în termen de 60 de zile de la data încheierii proiectului; termenul limită de plată va fi prevăzut în mod explicit în contractul de finanțare să fie efectuate în aria eligibilă a Programului; atribuirea contractelor de achiziţii să se realizeze în conformitate cu prevederile Legislației naționale in vigoare; Vor fi aplicate proceduri specifice Programului Transnațional “Dunărea” pentru achiziții cuprinse între valoarea de 5000 EUR (fără TVA) si pragurile din legislația națională – dacă legislația națională nu prevede reguli mai stricte. (reguli detaliate in secțiunea 3. 3. 4 Procurement procedures din Implementation Manualul – vor fi cerute cel puțin 3 oferte); să respecte regulile de informare şi publicitate stabilite la nivelul Programului - Ghidul de Identitate Vizuală www. interregdanube. eu/uploads/media/default/0001/02/d 548 b 4 a 64 b 9626913236 e 504033 cb 0 c 0 b 8413 a 57. pdf să respecte legislaţia europeană şi naţională în ceea ce priveşte: • dezvoltarea durabilă şi protecţia mediului; • egalitatea de şanse şi de gen; • ajutorul de stat.

Eligibilitatea cheltuielilor Următoarele cheltuieli sunt neeligibile conform documentelor programului: Ø Amenzile, penalizările financiare și Eligibilitatea cheltuielilor Următoarele cheltuieli sunt neeligibile conform documentelor programului: Ø Amenzile, penalizările financiare și cheltuielile judiciare și cu litigiile; Ø Costurile de cadouri, cu excepția celor care nu depășesc 50 EUR/cadou atunci când sunt legate de promovare, comunicare, publicitate sau informații; Ø Costurile legate de fluctuația cursului de schimb valutar; Ø Dobânzile plătite la creditele debitoare; Ø Costurile pentru achiziționarea de terenuri și clădiri existente; Ø Taxa pe valoarea adăugată, cu excepția cazului în care nu este recuperabilă în temeiul legislației naționale privind TVA; Ø Contribuțiile în natură, astfel cum sunt definite la articolul 69 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr 1303/2013; Ø Cheltuielile proiectului împărțite între parteneri (ex: împărțirea “costurilor comune”); Ø Costurile pentru achiziționarea de echipament second hand.

Cheltuieli de pregătire Conform „Manualului de implementare a Programului Transnațional Dunărea” cheltuielile de pregătire Cheltuieli de pregătire Conform „Manualului de implementare a Programului Transnațional Dunărea” cheltuielile de pregătire au fost stabilite sub forma unei sume forfetare în valoare de 17, 500 EURO. Această sumă reprezintă bugetul total pentru costurile de pregătire și partea contribuției FEDR din această sumă (care este de 85%, în conformitate cu regulile programului) va fi rambursată Partenerului Lider. Această sumă va fi inclusă automat în bugetul Partenerului Lider. O dată cu prima perioadă de raportare, suma forfetară de 17, 500 EURO pentru costurile de pregătire va fi adăugată cheltuielilor raportate de către Partenerul Lider. Ca principiu general, în cadrul programului nu se finanțează aceleași costuri care au fost acoperite anterior de alte fonduri europene. Prin urmare, în cadrul AF se va indica dacă proiectul a primit alte fonduri europene pentru finanțarea acțiunilor de pregătire a proiectului. Nu sunt necesare documente justificative pentru raportarea costurilor de pregătire. În cazul în care s-a primit suport PAC (Priority Area Coordinator), cheltuielile de pregătire nu vor fi rambursate.

Cheltuieli cu personalul Cheltuieli cu personalul

Cheltuieli cu personalul Ø Definiție: Cheltuieli cu personalul sunt plățile salariale pe care beneficiarii Cheltuieli cu personalul Ø Definiție: Cheltuieli cu personalul sunt plățile salariale pe care beneficiarii nu le-ar efectua în cazul în care proiectul nu s-ar fi desfășurat. Ø Concluzie: Se pot deconta cheltuieli cu personalul doar pentru angajații instituției care participă la implementarea proiectului. Ø Pentru Programul Transnațional „Dunărea” cheltuielile cu personalul se pot deconta: § în baza costurilor reale; § ca suma forfetara (Flat Rate) in cuantum de 20% din Cheltuielile directe ale proiectului.

Cheltuieli cu personalul decontate în baza costurilor reale Cheltuielile cu personalul acoperă costul brut Cheltuieli cu personalul decontate în baza costurilor reale Cheltuielile cu personalul acoperă costul brut al salariului care se compune din: Ø Salariul net; Ø Costuri indirecte legate de plățile salariale: • Contribuțiile angajatorului; • Contribuțiile angajatului; • Impozitul. Atenție: Plafoanele salariilor angajaţilor în proiect nu trebuie să depăşească nivelul practicat în mod obișnuit în cadrul organizației, pentru funcţii similare! Orele suplimentare sunt eligibile dar se alocă proporțional pentru personalul part-time; Reglementări pentru beneficii suplimentare, creșterile salariale sau prime aplicabile exclusiv pentru proiect nu sunt eligibile.

Cheltuieli cu personalul In cadrul Programului „Dunărea” exista 4 metode de raportare a Cheltuielilor Cheltuieli cu personalul In cadrul Programului „Dunărea” exista 4 metode de raportare a Cheltuielilor cu Personalul: 1. Personalul angajat full-time în cadrul proiectului de către organizația parteneră; 2. Personalul angajat part-time (procent fix – numar fix de ore/luna) în cadrul proiectului; 3. Personalul angajat care lucrează part-time in cadrul proiectului cu un procent flexibil (număr flexibil de ore pe lună); 4. Personalul angajat pe bază de rată orară în cadrul proiectului de către organizația parteneră.

Cheltuieli cu personalul Varianta 1&2: Personalul angajat full-time și part-time (procent fix – număr Cheltuieli cu personalul Varianta 1&2: Personalul angajat full-time și part-time (procent fix – număr fix de ore/luna) în cadrul proiectului Metoda de calcul: Costuri eligibile = A x B, unde A = Total costuri lunare salariale (salariul brut și costuri indirecte legate de plățile salariale) B = Procentul de timp lucrat pe lună în cadrul proiectului (procent fix ≤ 100%) Pentru aceste metode de raportare a cheltuielilor cu personalului nu este necesară completarea fiselor de pontaj (time-sheet).

Cheltuieli cu personalul Varianta 3: Personalul angajat care lucrează part-time in cadrul proiectului cu Cheltuieli cu personalul Varianta 3: Personalul angajat care lucrează part-time in cadrul proiectului cu un procent flexibil (număr flexibil de ore pe lună) a) Rată orară calculată la nivelul costurilor salariale lunare A. Total costuri lunare salariale (salariul brut și costuri indirecte legate de plățile salariale) B. Numărul de ore lucrătoare pe zi conform contractului de muncă C. Numărul de zile lucrătoare în luna pentru care se realizează calculul D. Numărul de ore lucrătoare pe luna pentru care se realizează calculul: B x C E. Calcul rata orară după formula: A / D F. Numărul total de ore lucrate pentru proiect (conform timesheet-ului aferent lunii respective) G. Costuri eligibile = E x F Pentru această metodă de raportare a cheltuielilor cu personalul este necesară completarea fișelor de pontaj (time-sheet)

Cheltuieli cu personalul b) Rată orară calculată la nivelul costurilor salariale anuale A. Total Cheltuieli cu personalul b) Rată orară calculată la nivelul costurilor salariale anuale A. Total costuri anuale salariale anterioare semnării contractului de finanțare (salariul brut și costuri indirecte legate de plățile salariale) B. Numărul de ore lucrătoare pe an conform Regulamentului (EU) Nr. 1303/2013, Articolul 68(2) și anume 1720 h/pe an C. Calcul rată orară : A/B D. Numărul total de ore lucrate pentru proiect (conform timesheet-ului aferent lunii respective) E. Costuri eligibile = C x D F. Pentru această metodă de raportare a cheltuielilor cu personalul este necesară completarea fiselor de pontaj (time-sheet) G. Ratele orare se vor stabili pe baza ultimelor costuri anuale salariale anterioare semnării contractului de finanțare (subsidy contract). Ratele orare vor rămâne fixe pentru toată durata proiectului. * H. *Danube Transnation Programme Implementation Manual Version 1. 0 December 2016, pagina 30

Cheltuieli cu personalul Varianta 4: Personalul angajat pe bază de rată orară în cadrul Cheltuieli cu personalul Varianta 4: Personalul angajat pe bază de rată orară în cadrul proiectului de către organizația parteneră Rată orară calculată la nivel costurilor salariale anuale A. Rată orară stabilită B. Numărul total de ore lucrate pentru proiect (conform timesheet-ului aferent lunii respective) C. Costuri eligibile = A x B Pentru această metodă de raportare a cheltuielilor cu personalul este necesară completarea fiselor de pontaj (time-sheet) Contractele de muncă încheiate exclusiv pentru proiect dar pe bază de rată orară se raportează folosind această metodă.

Cheltuieli cu personalul Documente justificative aferente cheltuielilor cu personalul decontate în baza costurilor reale: Cheltuieli cu personalul Documente justificative aferente cheltuielilor cu personalul decontate în baza costurilor reale: • • • decizia internă a conducătorului instituţiei privind numirea echipei de proiect și timpul alocat pentru muncă în cadrul proiectului; act administrativ de numire pentru funcţionarii publici; contractele de muncă ale personalului implicat în implementarea proiectului (pentru alte categorii, cu excepţia funcţionarilor publici) şi decizii cu majorările de salarii, cu actele adiţionale aferente; dovada cheltuielilor salariale pe ultimele 12 luni anterioare semnării contractului de finanțare, în cazul în care angajatul nu are 12 luni se va aplica pro-rata sau alta metoda de calcul – ex. rata orara lunara (doar pentru Varianta 3 – punctul b); fişele de post (care cuprind atribuţii legate de implementarea activității proiectului); time sheet-uri/ fişe de prezenţă, semnate de către persoana care a lucrat în proiect și de către managerul de proiect şi/ sau reprezentantul legal (pentru Variantele 3 și 4); statele de plată pentru persoanele care fac parte din echipa de implemntare; fişa de înregistrări contabile; ordine de plată a contribuţiilor sociale la bugetul statului şi a impozitului pe salarii; ordinul de virare a salariilor pe card, acolo unde salariile sunt plătite prin intermediul cardului bancar precum și borderoul centralizator aferent ordinului de plată; extrase de cont; state de plată semnate de salariaţii care au primit salariile în numerar. Lista prezentă nu este exhaustivă; în vedere determinării eligibilității cheltuielilor pot fi cerute și alte documente care să probeze veridicitatea și oportunitatea costurilor raportate.

Cheltuieli cu personalul – procent fix (stabilit la nivel de proiect, menționat în cadrul Cheltuieli cu personalul – procent fix (stabilit la nivel de proiect, menționat în cadrul cererii de finanțare, până la 20% din costurile directe eligibile) Metoda de calcul: A. Costuri directe eligibile* B. Rată fixă C. Costuri eligibile = A x B *Costurile directe eligibile reprezintă cumulul cheltuielilor eligibile aferente următoarelor categorii bugetare : transport și cazare, expertiză externă și servicii, echipamente, infrastructură și lucrări; Nu sunt necesare documente justificative pentru acest tip de cheltuieli.

Cheltuieli administrative și de birou Cheltuieli administrative și de birou

Cheltuieli administrative și de birou Cheltuielile administrative și de birou vor fi declarate pe Cheltuieli administrative și de birou Cheltuielile administrative și de birou vor fi declarate pe o bază forfetară de 15% din costurile de personal eligibile ale proiectului, indiferent de metoda de raportare a acestora. Ø Nu sunt necesare documente justificative! Ø Nu pot fi declarate ca și costuri directe în cadrul altor linii bugetare. Ø Dacă nu au fost raportate cheltuieli cu personalul, nu vor fi raportate nici cheltuieli administrative. Ø Art. 4 din Regulamentul UE 481/2014 (listă exhaustivă)

Cheltuieli administrative și de birou Art. 4 din Regulamentul UE 481/2014 (listă exhaustivă) Ø Cheltuieli administrative și de birou Art. 4 din Regulamentul UE 481/2014 (listă exhaustivă) Ø chiria birourilor; Ø asigurarea și taxele aferente clădirilor în care se află personalul și echipamentelor din birouri (de exemplu, asigurări împotriva incendiilor, furtului); Ø utilitățile (de exemplu, electricitate, încălzire, apă); Ø materiale de birou; Ø contabilitatea generală furnizată în cadrul organizației beneficiare; Ø arhivele; Ø întreținerea, curățenia și reparațiile; Ø securitatea; Ø sistemele informatice (servicii de mentenanță) Ø comunicațiile (de exemplu, telefon, fax, internet, servicii poștale, cărți de vizită profesionale); Ø comisioanele bancare pentru deschiderea și administrarea contului sau a conturilor atunci când punerea în aplicare a unei operațiuni presupune deschiderea unui cont separat; Ø comisioanele pentru tranzacții financiare transnaționale;

Cheltuieli de deplasare (Transport și cazare) Cheltuieli de deplasare (Transport și cazare)

Cheltuieli de deplasare Ø Sunt eligibile cheltuielile cu deplasarea personalului angajat al instituției care Cheltuieli de deplasare Ø Sunt eligibile cheltuielile cu deplasarea personalului angajat al instituției care implementează proiectul și care atribuții in implementarea acestuia. Ø Costurile de deplasare trebuie sa fie clar legate de activitățile proiectului (ex: participarea la întâlniri cu parteneriatul proiectului); Ø Durata deplasării trebuie să fie direct legata de durata evenimentului/întâlnirii la care se participa si în principiu nu poate depăși 1 zi înainte de începerea întâlnirii si 1 zi după încheierea întâlnirii; Ø Costurile de deplasare ale Partenerilor Strategici Asociați (ASP) sunt eligibile, în cazul în care factura este emisă pe numele Partenerului "sponsor" și este plătită sau rambursată direct de către Partenerul "sponsor" înainte de a trimite cheltuielile pentru validare Controlului de Prim Nivel;

Cheltuieli de deplasare Cheltuielile eligibile includ: Ø Costuri de deplasare • • • Ø Cheltuieli de deplasare Cheltuielile eligibile includ: Ø Costuri de deplasare • • • Ø Ø Bilete: de avion, autobuz, tren; Transportul cu mașina: contravaloarea combustibilului Asigurările de călătorie; Taxele de autostrada si de pod; Costul parcării; Costurile de cazare; Costul meselor; Costurile pentru vize; Diurna* *Costurile de deplasare în interiorul localității, cazare, mese și vize care sunt incluse în diurnă nu se rambursează în plus fața de diurnă (Regulamentul 481/2014 , art. 5, alin. 2). Pentru ASP costurile cu diurna sunt eligibile în limita în care aceasta sunt în conformitate cu reglementările de la nivelul partenerilor „sponsori”.

Cheltuieli de deplasare Exemple de documente justificative aferente cheltuielilor cu deplasarea: • • • Cheltuieli de deplasare Exemple de documente justificative aferente cheltuielilor cu deplasarea: • • • referat de deplasare; mandat de deplasare; ordin de deplasare; bilete de avion (doar la clasa economică), tichet de îmbarcare; contract cu agenţia de turism (după caz); factura transport; poliță asigurare de călătorie; bon fiscal carburant și dacă este cazul BCF; bonuri fiscale - cheltuieli cu taxi în cazurile justificate; bonuri fiscale/chitanță plată taxe drum; foi de parcurs pentru mașina instituției; • decizie privind consumul de carburant al mașinii instituției, conform legislaţiei în vigoare; • documente care să probeze plata cheltuielilor de transport eligibile altele decât cele menționate( de ex. închirierea autoturismelor în cazuri justificate); • facturi cazare; • documente contabile : ordine de plată, extrase de cont, registru de casa, dispoziții de plată, dispoziții de încasare, chitanțe. Lista prezentă nu este exhaustivă; în vedere determinării eligibilității cheltuielilor pot fi cerute și alte documente care să probeze veridicitatea și oportunitatea costurilor raportate.

Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Cheltuieli cu expertiză externă și servicii

Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Cheltuielile cu expertiză externă și servicii se limitează Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Cheltuielile cu expertiză externă și servicii se limitează la următoarele servicii și expertiză furnizate de către un organism de drept public sau privat sau o persoană fizică, alta decât beneficiarii/ partenerii proiectului: Ø Ø Ø studii (de ex. evaluări, strategii, note explicative, planuri de proiectare, manuale); formare; traduceri; dezvoltarea, modificarea sau actualizarea sistemelor informatice sau a site-urilor web; Promovare, comunicare, publicitate sau informații legate de proiect; Management financiar; Servicii legate de organizarea și realizarea de evenimente sau întâlniri (inclusiv închirierea, catering și interpretare) Participarea la evenimente ( taxă de participare) Consultanță juridică și servicii notariale, expertiză tehnică sau financiară, alte servicii de consultanță și de contabilitate; Drepturi de proprietate intelectuală; Cheltuieli de transport și cazare pentru experții externi, oratori, președinții de întâlniri și furnizori de servicii; Alte servicii externe și de consultanță specifice necesare pentru proiectul implementat;

Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Ø Expertiza externă și serviciile trebuie să fie Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Ø Expertiza externă și serviciile trebuie să fie clar și strict legate de activitățile proiectului și necesare implementării acestuia; Ø Respectarea legislației naționale relevantă în domeniul achizițiilor publice (legea 98/2016 cu modificările și completările ulterioare) Ø Reguli specifice programului : achiziții >5000 euro și sub pragurile naționale - bid-at-three rule ( minim 3 oferte sau documentarea ofertelor primite, astfel încât să se asigure că prețurile pentru bunuri similare, servicii sau lucrări au fost comparate și procedura de selecție este transparentă). Ø Partenerii de proiect și angajații acestora nu pot fi contractați de un alt partener de proiect în cadrul aceluiași proiect ca un expert extern sau un subcontractant; Ø În cazul în care numai cheltuielile de deplasare și de cazare sunt rambursate experților externi (care nu primesc onorariu), se va menționa în cadrul contractului că vor fi decontate doar aceste cheltuieli pe baza facturilor aferente.

Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Ø Livrabilele rezultate vor respecta cerințele de informare Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Ø Livrabilele rezultate vor respecta cerințele de informare și publicitate ale Programului; Ø Cadourile: • maxim 50 EUR pentru fiecare element • trebuie să fie legate de activitățile de promovare, comunicare, publicitate sau informare incluse în AF • aprobate de către AM / JS în prealabil, dacă nu sunt în AF • respectarea cerințelor de informare și publicitate ale DTP Ø Normele Programului privind logo-ul și site-ul proiectului : • În general, proiectelor DTP nu li se permite să dezvolte propriul logo al proiectului sau să creeze un site propriu. Se recomandă, în cazul logo-ului, folosirea siglei programului, a acronimului proiectului și utilizarea site-ului proiectului găzduit în site-ul programului. Un anumit logo sau dezvoltarea unui site web separat cu o viață care excede perioada de implementare a proiectului, acesta fiind in sine obiectul proiectului și nu un simplu instrument de comunicare, sunt eligibile dacă sunt bine justificate și aprobate de către Secretariatul Programului.

Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Ø Documente suport aferente cheltuielilor cu expertiză externă Cheltuieli cu expertiză externă și servicii Ø Documente suport aferente cheltuielilor cu expertiză externă și servicii: • dosarul achiziției publice • contractul; • facturi sau alte documente cu valoare probatorie echivalentă care furnizează toate informațiile necesare, în conformitate cu normele contabile aplicabile; • Procese verbale de recepție a serviciilor; • Agenda întâlnirilor/evenimentelor organizate, documente de fundamentare ( referat de aprobare, invitația etc. ), lista participanților - semnata; • Fotografii, mostre ale livrabilelor, • Rezultate ale unor activități de informare și publicitate - (broșuri, pliante, copii ale articolelor publicate în ziare, reviste etc. ); • Documente de plată ( ordine de plată, extras de cont, chitanță, registru de casă); • Fișe de înregistrări contabile pe cont analitic; Lista prezentă nu este exhaustivă; în vedere determinării eligibilității cheltuielilor pot fi solicitate și alte documente care să probeze veridicitatea și oportunitatea costurilor raportate

Cheltuieli cu echipamentele Cheltuieli cu echipamentele

Cheltuieli cu echipamentele Este eligibilă achiziția și închirierea echipamentelor dacă sunt necesare implementării proiectului Cheltuieli cu echipamentele Este eligibilă achiziția și închirierea echipamentelor dacă sunt necesare implementării proiectului prevăzute în AF Ø Conform prevederilor art. 7 din Regulamentul UE 481/2014 sunt eligibile următoarele tipuri de echipamente : • • Echipamente de birou IT hardware și software Mobilier si accesorii Echipament de laborator Mașini și instrumente Scule sau dispozitive Vehicule Alte echipamente specifice necesare pentru efectuarea operațiunilor

Cheltuieli cu echipamentele – reguli suplimentare de eligibilitate Echipamentul trebuie să fie clar si Cheltuieli cu echipamentele – reguli suplimentare de eligibilitate Echipamentul trebuie să fie clar si strict legat de proiect și utilizat exclusiv pentru implementarea acestuia Respectarea regulilor specifice ale Programului pentru achizițiile cu o valoare mai mare de 5000 euro și sub pragurile naționale ( minim 3 oferte) Numai echipamentele menționate în AF sunt eligibile Respectarea legislației naționale relevantă în domeniul achizițiilor publice ( legea 98/2016 cu modificările și completările ulterioare)

Cheltuieli cu echipamentele Principiu general - numai costurile de amortizare ar trebui să fie Cheltuieli cu echipamentele Principiu general - numai costurile de amortizare ar trebui să fie alocate proiectului Pentru echipamentele achiziționate înainte de data de începere a proiectului Proiectele finanțate în apelul 2 și ulterior: - pot fi raportate costurile totale echipamentului folosite în scopurile proiectului, neamortizate integral Sunt eligibile numai costurile de amortizare pentru perioada proiectului în cauză în cazul în care acesta este în conformitate cu reglementările naționale și Dacă achiziția de echipamente nu este instituționale finanțată din orice alt instrument financiar (de ex. UE, național, internațional)

Cheltuieli cu echipamentele Ø În cazul în care echipamentul nu este amortizabil costurile complete Cheltuieli cu echipamentele Ø În cazul în care echipamentul nu este amortizabil costurile complete de cumpărare, leasing sau închiriere pot fi alocate proiectului. Echipamentele din această categorie nu este obligatoriu să fie utilizate în scopul proiectului după încheierea acestuia. Mai mult, după utilizare, nu este obligatoriu ca echipamentul să rămână în proprietatea partenerului de proiect care a raportat costurile aferente. Ø Pentru echipamentele care fac parte dintr-o investiție, costul total al echipamentului este eligibil: • aceste echipamente fac parte sau reprezintă integral un element de investiții, care a fost aprobat si este specificat in AF; • în general, sunt menționate în cadrul bugetului liniei de echipamente, • echipamentul este utilizat doar în scopurile proiectului, pe durata de implementare a proiectului. Scopul și dreptul de proprietate asupra echipamentului, care face parte dintr-o investiție, nu se schimbă timp de cel puțin 5 ani de la data finalizării proiectului. Orice modificare asupra liniei bugetare a echipamentelor, ce pot surveni pe perioada de implementare a proiectului, necesită aprobarea Secretariatului Comun (modificări minore) sau a Comitetului de Monitorizare (modificări majore), în conformitate cu regulile aplicabile privind modificările.

Cheltuieli cu echipamentele Documente justificative: Ø Ø Ø Ø Documente ale procedurii de achiziție Cheltuieli cu echipamentele Documente justificative: Ø Ø Ø Ø Documente ale procedurii de achiziție (de selecție a furnizorilor) Oferta selectată Contractul sau alte acorduri scrise cu valoare probatorie echivalentă Facturi sau documente cu valoare probatorie echivalentă care furnizează toate informațiile necesare, în conformitate cu normele contabile aplicabile Scheme/ modalități de calcul pentru amortizare (fișa mijlocului fix) Dovada plății (de ex. ordine de plată, extras de cont etc. ) Dovada existenței (fotografii, procese verbale de recepție, procese verbale de dare în folosință etc. ) Fișe de înregistrări contabile pe cont analitic; Echipamentele second hand sunt neeligibile Respectarea regulilor de informare, publicitate și comunicare ale Programului.

Cheltuieli cu infrastructura și lucrările Cheltuieli cu infrastructura și lucrările

Cheltuieli cu infrastructura și lucrările Având în vedere că Programul Transnațional Dunărea nu are Cheltuieli cu infrastructura și lucrările Având în vedere că Programul Transnațional Dunărea nu are rolul unui program de investiții, sunt eligibile doar cheltuielile cu infrastructura la scară redusă atunci când este demonstrat impactul transnațional al investiției și activitatea este aprobată în AF. Cheltuielile de investiții pot include următoarele, care vor fi incluse în linia bugetară “Infrastructura și lucrări”, conform Directivei EU 24/2014, art. 2: Ø Cheltuieli de execuție a lucrărilor; Ø Cheltuieli de pregătire a lucrărilor; Ø Cheltuieli cu recepția lucrărilor; Ø Cheltuieli de mentenanță; Ø Cheltuieli cu renovarea. Este interzisă schimbarea destinației și dreptului de proprietate asupra infrastructurii timp de cel puțin 5 ani de la data finalizării proiectului.

Cheltuieli cu infrastructura și lucrările Pentru a fi considerată eligibilă, cheltuiala trebuie să: Ø Cheltuieli cu infrastructura și lucrările Pentru a fi considerată eligibilă, cheltuiala trebuie să: Ø Să urmărească o legătură fizică sau funcțională transnațională peste frontiera națională (de exemplu coridoare de transport), care a fost analizată din punct de vedere transnațional și are un impact clar asupra frontierelor naționale; sau Ø Să creeze o soluție practică transferabilă, printr-un studiu de caz într-o zonă, care este evaluată în comun de către partenerii de proiect și transferată pentru testare în cel puțin alte două țări participante. Următoarele cheltuieli sunt considerate neeligibile conform documentelor programului: Ø Ø Investițiile fără relevanță transnațională; Costurile pentru cumpărarea de terenuri sau clădiri; Investițiile al căror executant este partener în cadrul proiectului; Cheltuielile cu infrastructura și lucrările împărțite între parteneri (nu sunt permise costuri comune).

Cheltuieli cu infrastructura și lucrările Documente suport necesare pentru probarea eligibilității cheltuielilor: Ø dosarele Cheltuieli cu infrastructura și lucrările Documente suport necesare pentru probarea eligibilității cheltuielilor: Ø dosarele de achiziţie, inclusiv contractele de achiziţie conform legislației naționale privind achizițiile publice; Ø oferta câștigătoare; Ø contractul de execuție; Ø facturi sau documente cu valoare probatorie echivalentă care furnizează toate informațiile necesare, în conformitate cu normele contabile aplicabile; Ø Dovada plății (de exemplu, extras de cont); Ø Dovada realizării lucrării contractate (imagini, etc. ); Ø Autorizațiile și avizele necesare conform legislației în domeniu, studii necesare realizării lucrării (geotehnice, de fezabilitate, etc. ), proiectul împreună cu devize de lucrări și materiale, documentele de recepție a lucrărilor pe diferitele etape de executare, documentele de înregistrare contabilă și fiscală. Lista prezentă nu este exhaustivă; în vedere determinării eligibilității cheltuielilor pot fi cerute și alte documente care să probeze veridicitatea și oportunitatea costurilor raportate.

Reguli privind achiziţiile Principii generale și reguli de eligibilitate Ø Regulile privind achizițiile constituie Reguli privind achiziţiile Principii generale și reguli de eligibilitate Ø Regulile privind achizițiile constituie procesul utilizat de către Partenerii de Proiect pentru selectarea și contractarea furnizorilor de bunuri, servicii și lucrări, cu obligația respectării următoarelor principii: • Principiul transparentei; • Principiul nediscriminării; • Principiul tratamentului egal. Ø În cadrul Programului Transnațional Dunărea sunt stabilite reguli privind achizițiile la mai multe niveluri, obligatorii pentru toți Partenerii de Proiect, indiferent de forma juridică: • Directiva UE (Directiva 2014/24 / UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18 / CE); • Regulamentul financiar (Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 și Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012); • Legislația națională privind achizițiile publice; • Regulile stabilite la nivelul Programului Transnațional Dunărea; • Regulile instituționale aplicabile fiecărui Partener de Proiect.

Reguli privind achiziţiile Ø Pentru achiziții cuprinse între valoarea de 5000 EUR (fără TVA) Reguli privind achiziţiile Ø Pentru achiziții cuprinse între valoarea de 5000 EUR (fără TVA) și pragurile din legislația națională vor fi aplicate proceduri specifice Programului Transnațional “Dunărea” (dacă legislația națională nu prevede reguli mai stricte), constând în obligația de a solicita cel puțin 3 oferte pe baza cărora se va selecta furnizorul. Ø În cazul în care nu sunt primite trei oferte, acțiunile de solicitare a acestora trebuie să fie documentate, împreună cu dovada că a existat o acțiune de comparare a prețurilor pentru bunuri, servicii sau lucrări similare și că a fost aplicată o procedura de selecție transparentă, fiind respectată pista de audit corespunzătoare. Ø Alte reguli de eligibilitate stabilite la nivelul programului: • Pentru toate achizițiile efectuate, se va asigura o pistă de audit corespunzătoare și se va asigura disponibilitatea documentelor privind procedura de selecție și contractare; • Contractele-cadru pot fi eligibile pentru scopurile proiectului, în cazul în care bunuri și / sau servicii au fost deja achiziționate în afara proiectului de către partener cu respectarea normelor relevante privind achizițiile publice; • Subcontractarea între partenerii din același proiect, precum și contractarea personalului altor parteneri din același proiect ca experți externi sunt interzise;

Reguli privind achiziţiile Ø În cadrul procesului de achiziție se vor aplica reguli pentru Reguli privind achiziţiile Ø În cadrul procesului de achiziție se vor aplica reguli pentru evitarea conflictului de interese, având în vedere următoarele: • Conform Manualului de implementare, conflictul de interese există în toate situațiile în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor unui decident din cadrul organizației partenerului este compromisă din motive care implică familia, viața sentimentală, afinitățile politice sau naționale, interesul economic sau orice alt interes comun cu unul dintre furnizori; • Fiecare partener are obligația de a adopta un set de măsuri care să asigure evitarea conflictului de interese și, în general, să asigure transparența procesului de selecție, având în vedere și legislația națională care reglementează conflictul de interese; • Detectarea unui conflict de interese în procedura de achiziție poate atrage penalizări financiare.

Date de contact Ministerul Dezvoltării Regionale, Administrației Publice și Fondurilor Europene Adresă: B-dul Libertatii, Date de contact Ministerul Dezvoltării Regionale, Administrației Publice și Fondurilor Europene Adresă: B-dul Libertatii, nr. 12, etaj 4, camera 410, sect. 5 Nume şi prenume Telefon Mobil E-mail 0372. 111. 324 0749. 196. 388 Lorant. [email protected] ro Director DCPN Lóránt PARA Șef Serviciu – Serviciul Verificare Cheltuieli ENPI Marieta ENACHE 0372. 111. 324 0749. 196. 175 Marieta. [email protected] ro Șef Serviciu – Serviciul Verificare Cheltuieli FEDR și IPA George COMAN 0372. 111. 314 0737. 244. 473 George. [email protected] ro

VĂ MULȚUMIM! VĂ MULȚUMIM!