AQUISIÇÃO Capacitação no Uso do SABi

AQUISIÇÃO Capacitação no Uso do SABi - 2016

SUMÁRIO § Aquisição na UFRGS § Introdução: o que faz o módulo, características e prérequisitos § Operação do módulo: acesso & rotinas § Procedimentos de aquisição: por doação e por compra

AQUISIÇÃO NA UFRGS § SABi versão ISIS § dados de aquisição registrados no campo Inf. geral registro de item no § informações não separadas em subcampos § dificuldade para recuperar informações de aquisição (CB 05241590) § SABi versão Aleph § módulo específico para controle e registro das operações de aquisição associadas a cada item adquirido por compra ou doação § possibilidade de recuperar informações de aquisição

AQUISIÇÃO NA UFRGS Por que registrar informações de aquisição? § p/ controle de alocação de recursos do orçamento destinado a cada biblioteca pela BC § p/ registro do valor patrimonial do acervo incorporado em um determinado período

AQUISIÇÃO NA UFRGS FORMAS DE AQUISIÇÃO § Doação § documento doado SEM dados de aquisição = dados de aquisição definidos pela biblioteca § documento doado COM dados de aquisição fornecidos pelo doador (aquisição via projetos de professores, da unidade) § Compra § aquisição pela Biblioteca Central

AQUISIÇÃO O que faz o Módulo? controla informações de aquisição de documentos incorporados à biblioteca por doação ou por compra e faz controle de coleções de periódicos

AQUISIÇÃO Características § Utiliza informações: § da função Administração: moedas, orçamentos e fornecedores § do módulo de Catalogação: registros bibliográficos § Gerencia: orçamento, fornecedor, fiscal/fatura e reclamação § Controle de transações por biblioteca pedido, nota

Pré-requisitos para aquisição de documento § definição de moeda § definição de orçamento (p/ aquisição por compra e eventual doação de projeto) § definição de fornecedor § existência de registro bibliográfico § criação de pedido

Visão geral do processo de aquisição Pedido cotação/ fatura* Reg. moeda Criação orçamento* Reg. fornecedor Reg. bibliográfico Pedido de sugestão Registro NF/fatura* Vincular orçamento* Pagamento* * Requisitos para aquisição por compra Recebimento itens (monografia) Registro assinatura (periódico)

Tipos/responsabilidades da aquisição no SBUFRGS Tipo aquisição Respons. Bibliot. setorial Ação Criar registro bibliogr. Criar fornecedor Criar pedido Incluir orçamento Enviar pedido Alocar orçamento Pedir cotação Registrar NFiscal Pagar Doação Bibliot. setorial Criar item Finalizar pedido Respons. Tipo aquisição Bibliot. setorial Compra Bibliot. Central

OPERAÇÃO DO MÓDULO

OPERAÇÃO DA AQUISIÇÃO § Formas de acesso § menu Iniciar/Programas/ALEPH 20/Aquisição ou § ícone § Digite sua identificação: operador e senha

AQUISIÇÃO - Funções ativadas via Barra de pedido Barra de ícones Barra de nota fiscal/fatura Ícone de acesso

ELEMENTOS DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO § Moeda § Orçamento § Fornecedor § Pedido § Nota fiscal/Fatura § Reclamação

MOEDA Rotina que registra a moeda usada no pedido, na nota fiscal/ fatura, no valor do documento doado e no pagamento do documento adquirido § Definição das moedas adotadas e atualização de cotações: responsabilidade da Gerência do SABi § Moedas definidas na função: Real (BRL), Euro (EUR), Libra esterlina (GBP), Dólar americano (USD), Peso argentino (ARS), Peso uruguaio (UYU) § Registro único e utilizado por mais de uma biblioteca

DEMONSTRAÇÃO 1 § Consultar moedas disponíveis no módulo

ORÇAMENTO Rotina que controla os recursos utilizados na aquisição de documentos § Criação do orçamento e alocação inicial dos recursos: responsabilidade da gerência do SABi (NAQ) § Gerência e alocação adicional de recursos: responsabilidade da biblioteca, através de operador autorizado § Formulário de Solicitação de criação de orçamento disponível no site Document@ em https: //documenta/formulario-de-solicitacao-de-orcamentoaquisicao

TIPOS § CONV - recursos de convênio arrecadados pela UFRGS P/ aquisição por doação § PROJ - recursos de projetos ou outros § R 112 - recursos do Tesouro § R 250 - recursos diretamente arrecadados pela UFRGS P/ aquisição por compra

Categorias § Orçamento com hierarquia Usado para recursos gerenciados pela BC destinados a aquisição de documentos para o SBUFRGS. Subdivide-se em: § orçamento geral: BC § sub-orçamentos: bibliotecas setoriais § Orçamento único Usado para aquisição com recursos de convênios, projetos, etc.

ORÇAMENTO - Acesso, pesquisa, registro Pesquisa orçamento Guias 1 a 5 apresentam as movimentações do orçamento selecionado Guia 5 informa biblioteca autorizada a usar o orçamento

DEMONSTRAÇÃO 2 Consultar orçamentos Com hierarquia: GRAD-2009 Único: NUT/MED-REUNI-2008

FORNECEDOR Rotina que registra os dados de empresa comercial, instituição pública ou privada ou indivíduo que fornece à biblioteca documentos por compra ou doação § Responsabilidade: bibliotecas § Registro único e utilizado por mais de uma biblioteca

FORNECEDOR Características § Todo documento adquirido por compra ou doação deve ter um fornecedor associado ao mesmo § Informações registradas no fornecedor e utilizadas no pedido: § moeda para definição de custo estimado do documento § idioma para definir o idioma da correspondência § forma de envio da correspondência para o fornecedor, por carta ou por lista

FORNECEDOR Características § Fornecedores padrão usados em casos especiais § DOADOR: para documento de PI e quando não é necessário identificar nominalmente o fornecedor do documento doado § FAURGS: para documento adquirido através da FAURGS (Fundação de Apoio da Universidade Federal do RS) § RETRO: para registro de coleções retrospectivas não correntes de periódicos § SUGESTÃO: para inclusão em pedido de aquisição § USUÁRIO: para documento recebido em abono de multa ou reposição de item extraviado/danificado

FORNECEDOR - Acesso, pesquisa, registro Pesquisa fornecedor Registro de fornecedor Guias 1 a 3 apresentam informações do fornecedor Operador responsável pelo registro

FORNECEDOR Registro § Pesquisar cadastro: § fornecedor existe: revisar as informações e endereço § criação de novo fornecedor, preencher: § informações do fornecedor - nome, CNPJ, idioma, dados de conta, etc. § endereço - inclui endereço para correspondência e reclamação, telefone, fax e e-mail

FORNECEDOR Endereço § Na implantação do módulo de Periódicos só era preenchida a guia 2. End. reclamação § Com a implantação do módulo de Aquisição deve ser preenchida a guia 1. End. pedido e as demais, caso haja diferença de endereço para cada situação (reclamação, pagamento e devolução)

DEMONSTRAÇÃO 3 Consultar fornecedor Las Palmas Livraria § Funcionalidades: § pesquisa § guias de registro § endereço § registro

PEDIDO Rotina que gerencia o processo de aquisição de documento recebido por doação espontânea ou a ser adquirido § Responsabilidade: bibliotecas § Gerenciado por biblioteca

PEDIDO Características § Obrigatório para todo documento incorporado ao acervo da biblioteca (monografia ou periódico) § Gerado a partir de registro bibliográfico existente no SABi § Não é visível para o usuário na Web

PEDIDO - Acesso e registro Referência bibliográfica

FORMULÁRIO DO PEDIDO § Quatro guias fornecem informações do pedido § Guia 1 Detalhes do pedido § habilitada após a criação do pedido § mostra informações do pedido, da NF/Fatura, do débito estimado e do pagamento § Guia 2 Inf. pedido § Guia 3 Fornecedor § Guia 4 Quantidade e preço

GUIAS DO PEDIDO Guia habilitada após a criação do pedido. Informa detalhes do pedido, da NF/Fatura, do pagamento e do débito estimado Guias preenchidas na criação do pedido

DEMONSTRAÇÃO 4 Criar pedido Para documento sugerido para aquisição na Catalogação Koren, Israel. Fault-tolerant systems. Amsterdan: Elsevier, 2008. ISBN : 9780120885251

PEDIDO - STATUS DO PEDIDO § Guia 2 Inf. pedido - campo Status pedido: NEW Novo RSV Pronto para envio SV Enviado ao fornecedor VC Cancelado pelo fornecedor DNB Suspenso, sem orçamento LC Cancelado pela biblioteca CLS Encerrado CNB Esgotado Status do pedido vai sendo alterado pelo sistema à medida que os procedimentos de aquisição vão sendo executados

PEDIDO - ADICIONAR ORÇAMENTO § Onde: § Na criação do pedido, quando há orçamento definido para aquisição do documento § campo Cód. orçamento, no Formulário do pedido, guia 4 § Após a criação do pedido § na Árvore de navegação Pedido/Adicionar orçamento

EXERCÍCIO 1 Criar pedido para documento incluído no exercício da Catalogação § Fornecedor: Sugestão § Orçamento: BC-CPD-2016

CONSULTA A PEDIDO Permite localizar pedido individual ou grupo de pedidos § Barra de pedido § usada para consulta pelo número de um pedido específico § Lista de pedidos § ao iluminar um pedido as informações do mesmo são visualizadas nas guias no frame inferior § Índice de pedidos § ao iluminar um pedido, as informações do mesmo são visualizadas na guia Detalhes do pedido no frame inferior

Consulta pedido - BARRA DE PEDIDO Para o pedido selecionado guias exibem informações sobre o mesmo

Consulta pedido - LISTA DE PEDIDOS Para o pedido selecionado guias exibem informações sobre o mesmo

Consulta pedido - ÍNDICE DE PEDIDOS Para o pedido selecionado guias exibem informações sobre o mesmo

DEMONSTRAÇÃO 5 § Pesquisar pedidos através do índice

LISTA DE PEDIDOS § Botões § Enviar § Adicionar § Árvore de navegação § Adicionar orçamento § Finalizar § Item/assinatura § Reclamações § Histórico do pedido

LISTA DE PEDIDOS §

ENVIO DE PEDIDO Rotina que: • encaminha para o NAQ/BC os pedidos de sugestão da biblioteca • gera correspondência solicitando cotação/fatura ou doação de documento ao fornecedor § Forma de envio pré-definida, no registro do fornecedor, é através de lista § Solicitação de cotação/fatura de pedidos para o mesmo fornecedor são enviados, em lote, no módulo de Serviços § É possível alterar a forma de envio para pedido individual através de carta

ENVIO DE PEDIDO Tipos § Pedido individual definido no Formulário do pedido, guia 3. Fornecedor, campo Envio pedido = LE (carta) § Grupo de pedidos definido no Formulário do pedido, guia 3. Fornecedor, campo Envio pedido = LI (lista) • Onde: botão Enviar, da guia Lista de pedidos

ENVIO DE PEDIDO Tipos de correspondência § Solicitação de cotação/fatura § cotação: para pedido de monografia § fatura: para pedido de periódico § Solicitação de doação § Agradecimento de doação

DEMONSTRAÇÃO 6 § Enviar pedido para a Biblioteca Central

DEMONSTRAÇÃO 7 Solicitação de cotação para um grupo de pedidos de monografia § Correspondência de solicitação de cotação http: //sabi. ufrgs. br/S Bib: BC Fornecedor: SUGESTÃO e CULTURA Origem da publicação: Nacional

NOTA FISCAL OU FATURA Rotina que registra as informações do fornecedor sobre custos e condições de fornecimento do documento (valor, desconto, acréscimos, etc. ) § Responsabilidade: bibliotecas § Gerenciado por biblioteca

NOTA FISCAL OU FATURA Informações fornecidas pelo fornecedor registradas em dois formulários § NF/Fatura: registra o valor total cotado pelo fornecedor para todos os pedidos solicitados pela biblioteca e informações de pagamento § Pedido na NF/Fatura: registra a cotação do fornecedor para cada pedido, informações sobre número de itens cotados e permite modificar o orçamento vinculado ao pedido

NOTA FISCAL OU FATURA § Formas de acesso § barra NF/Fatura ou § ícone

BARRA DE NF/FATURA Para fornecedor e n° de nota fiscal selecionados guias exibem informações sobre os pedidos incluídos na mesma

CRIAR ITEM Após o recebimento do documento § Onde: § na Árvore de navegação Pedido/Itens/Assinatura § Atualização de dados de compra § clicar no ícone no campo Inf. Fatura, guia 3, no Formulário do item, para atualizar as informações da nota fiscal/fatura

CRIAR ITEM § Cinco guias fornecem informações de item § Guia 1 Detalhes do item § habilitada após a criação do item § mostra informações do item e inf. bibliográfica § Guias 2 e 3 Inf. geral § Guia 4 Inf. periódicos § Guia 5 Níveis periódicos

DEMONSTRAÇÃO 8 § Criar item § 4 guias habilitadas para preenchimento § 1 guia habilitada após a criação do item

DEMONSTRAÇÃO 9 § Registrar chegada

FINALIZAR A AQUISIÇÃO Rotina que finaliza o processo de aquisição § Usada somente para monografias § Registra número de itens adquiridos § Atualiza valor do item no campo Preço, no Formulário do Item § Altera o campo Status pedido para CLS = Encerrado no Formulário do pedido § Onde: § Na Árvore de navegação Pedido/Finalizar

DEMONSTRAÇÃO 10 § Finalizar o pedido

EXERCÍCIO 2 Para o pedido criado no exercício 1 da aquisição § enviar pedido para a BC, § criar item e § finalizar o processo de aquisição

CATALOGAÇÃO DEFINITIVA DE DOCUMENTO ADQUIRIDO Usada para revisar catalogação realizada na planilha Sugestão § Após a chegada do material adquirido a catalogação deve ser revista: § Trocar o formato SU para o formato adequado ao documento § Selecionar a planilha adequada à descrição completa do documento

DEMONSTRAÇÃO 11 § Revisar catalogação do documento adquirido

EXERCÍCIO 3 § Revisar a catalogação do documento adquirido

CANCELAMENTO DE PEDIDO COTAÇÃO OU DE FATURA DE Usado para registrar o cancelamento de pedidos pela biblioteca ou pelo fornecedor § Onde: § no Formulário do pedido, guia 2 § Alterar o campo Status pedido para § LC - Cancelado pela biblioteca ou § VC - Cancelado pelo fornecedor

EXCLUSÃO DE PEDIDO Usado somente quando não há mais interesse na aquisição do documento § Onde: § botão Excluir, na guia Lista de pedidos

MÓDULO DE AQUISIÇÃO Procedimentos de aquisição implantados no SABi § Documento doado com dados de aquisição definidos pela biblioteca* § Documento doado com dados de aquisição fornecidos pelo doador* § Criação de pedido de sugestão* § Compra pela biblioteca setorial* § Solicitação de doação* § Compra pela BC * Fluxos e roteiros no Manual de Aquisição

DOCUMENTO DOADO COM DADOS DE AQUISIÇÃO DEFINIDOS PELA BIBLIOTECA Usado para registro de dados de aquisição de documento recebido por doação tal como PI, doação de professor falecido/aposentado e que não apresente informações de aquisição (nota fiscal, fornecedor, preço, etc. ) § Manual de Aquisição, Anexo 1 http: //www. ufrgs. br/documenta/manuaissabi/aquisicao/anexos/anexo-1 -fluxos-roteiros/doacao-com -dados-de-aquisicao-definidos-pela-biblioteca

DOCUMENTO DOADO COM DADOS DE AQUISIÇÃO FORNECIDOS PELO DOADOR Usado para registro de documento, recebido por doação de professor, que apresente informações de nota fiscal, fornecedor, preço e fonte do recurso (projeto, convênio, etc. ) § Manual de Aquisição, Anexo 1 http: //www. ufrgs. br/documenta/manuaissabi/aquisicao/anexos/anexo-1 -fluxos-roteiros/doacao-com -dados-de-aquisicao-fornecidos-pelo-doador

CRIAÇÃO DE PEDIDO DE SUGESTÃO Usado pela biblioteca para registrar as informações de aquisição do documento a ser adquirido (ISBN/ISSN, biblioteca solicitante, tipo do documento, fornecedor padrão, forma de envio, número de itens e preço) § Manual de Aquisição, Anexo 1 http: //www. ufrgs. br/documenta/manuaissabi/aquisicao/anexos/anexo-1 -fluxos-roteiros/sugestao

COMPRA PELA BIBLIOTECA SETORIAL Usado pela biblioteca setorial para compra de documento com orçamento de projeto, convênio, etc. § Manual de Aquisição, Anexo 1 http: //www. ufrgs. br/documenta/manuaissabi/aquisicao/anexos/anexo-1 -fluxos-roteiros/compra-pela -biblioteca-setorial

SOLICITAÇÃO DE DOAÇÃO Usado pela biblioteca para solicitar doação de documento a uma instituição, entidade, etc. § Manual de Aquisição, Anexo 1 http: //www. ufrgs. br/documenta/manuaissabi/aquisicao/anexos/anexo-1 -fluxos-roteiros/solicitacaode-doacao

AQUISIÇÃO Capacitação no Uso do SABi — 2016