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AGENZIA DI SVILUPPO EMPOLESE VAL D’ELSA 2° MODULO Formazione dei dirigenti QUALITÀ DEI PROCEDIMENTI AGENZIA DI SVILUPPO EMPOLESE VAL D’ELSA 2° MODULO Formazione dei dirigenti QUALITÀ DEI PROCEDIMENTI E PROVVEDIMENTI: Prodotti e processi nella Pubblica Amministrazione 1. 2. 3. 4. Il procedimento amministrativo Il prodotto ed il processo Qualità dei prodotti e qualità dei processi Qualità dei procedimenti e dei provvedimenti: Privacy, trasparenza e accesso LUIGI CAMPAGNA ADRIANA LAUDANI Ottobre 2008

PARTE PRIMA IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO Capo I Principi generali(Legge 241/90) 1. 1. L'attività amministrativa PARTE PRIMA IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO Capo I Principi generali(Legge 241/90) 1. 1. L'attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia, di pubblicità e di trasparenza……, nonché dai principi dell’ordinamento comunitario 1. 2. La pubblica amministrazione, nell’adozione di atti di natura non autoritativa, agisce secondo le norme del diritto privato salvo che la legge disponga diversamente. 1. 3. I soggetti privati preposti all’esercizio di attività amministrativa assicurano il rispetto dei principi di cui al comma 1. 1. 4. La pubblica amministrazione non può aggravare il procedimento se non per straordinarie e motivate esigenze imposte dallo svolgimento dell'istruttoria.

Definizioni ATTIVITÀ, PROCEDIMENTO, PROVVEDIMENTO Ai fini dell’applicazione delle norme vigenti in materia di attività Definizioni ATTIVITÀ, PROCEDIMENTO, PROVVEDIMENTO Ai fini dell’applicazione delle norme vigenti in materia di attività e di procedimenti amministrativi, si intende per: a) “attività amministrativa” l’insieme degli atti e delle azioni preordinate al perseguimento dell’interesse pubblico individuato dall’ordinamento e finalizzati allo svolgimento delle funzioni e dei compiti istituzionali; b) “procedimento amministrativo” o “procedimento”, la sequenza di atti tra loro connessi per la definizione di decisioni che l’Amministrazione assume a seguito di richieste avanzate da soggetti privati o su iniziativa della stessa amministrazione; c) “provvedimento finale”, l’atto conclusivo del procedimento amministrativo attraverso il quale si rende esplicita la decisione assunta dall’amministrazione, la motivazione che l’ha determinata, la valutazione degli interessi pubblici e privati coinvolti; d) “termine finale del procedimento”, il termine entro il quale l’amministrazione si impegna a concludere il procedimento;

Definizioni RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO E DEL PROVVEDIMENTO e) “responsabile del procedimento” il soggetto cui Definizioni RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO E DEL PROVVEDIMENTO e) “responsabile del procedimento” il soggetto cui è assegnata la responsabilità del procedimento, dalla comunicazione di avvio del procedimento sino alla proposta di provvedimento. Egli è l’unico responsabile anche quando il procedimento preveda l’intervento di più uffici e servizi chiamati a contribuire all’istruttoria tecnica e amministrativa; f) “responsabile del provvedimento” è il soggetto cui è affidato il compito di concludere il procedimento con l’adozione del provvedimento finale, entro il termine previsto e comunicato al cittadino.

Responsabile del procedimento (Capo II) 4. 1. Ove non sia già direttamente stabilito per Responsabile del procedimento (Capo II) 4. 1. Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l'unità organizzativa responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale. 5. 1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sé o ad altro dipendente addetto all'unità la responsabilità della istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento nonché, eventualmente, dell'adozione del provvedimento finale. La individuazione e la nomina del responsabile del procedimento, da parte del dirigente, rappresenta una importante scelta di carattere organizzativo, destinata ad incidere sulla qualità del procedimento e del provvedimento.

Partecipazione al procedimento amministrativo (Capo III) 8. 1. L'amministrazione provvede a dare notizia dell'avvio Partecipazione al procedimento amministrativo (Capo III) 8. 1. L'amministrazione provvede a dare notizia dell'avvio del procedimento mediante comunicazione personale. 8. 2. Nella comunicazione debbono essere indicati: a) l'amministrazione competente; b) l'oggetto del procedimento promosso; c) l'ufficio e la persona responsabile del procedimento; d) l'ufficio in cui si può prendere visione degli atti e) la data di conclusione del procedimento 9. 1. Qualunque soggetto, portatore di interessi pubblici o privati, nonché i portatori di interessi diffusi costituiti in associazioni o comitati, cui possa derivare un pregiudizio dal provvedimento, hanno facoltà di intervenire nel procedimento. 10 bis. Nei procedimenti ad istanza di parte il responsabile del procedimento o l’autorità competente, prima della formale adozione di un provvedimento, comunica tempestivamente agli istanti i motivi che ostano all’accoglimento della domanda. Entro il termine di dieci giorni dal ricevimento della comunicazione, gli istanti hanno diritto di presentare per iscritto le loro osservazioni……. .

Semplificazione dell'azione amministrativa (Capo IV) L’obbligo generale e permanente di semplificazione si attua mediante Semplificazione dell'azione amministrativa (Capo IV) L’obbligo generale e permanente di semplificazione si attua mediante adeguati interventi sulle procedure e sull’organizzazione L’ordinamento individua e disciplina numerose modalità e strumenti di semplificazione, quali: • le autodichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atti di notorietà; • l’acquisizione di ufficio di atti e documenti in possesso della stessa o di altre amministrazioni; • la conferenza dei servizi (preliminare, istruttoria, decisoria); • lo sportello unico; • la dichiarazione di inizio di attività; • il silenzio assenso; • gli strumenti previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (firma digitale, protocollo informatico, documento informatico, sistemi di interconnessione e di interoperabilità)

PARTE SECONDA LA CATENA PRODOTTO/PROCESSO 1 CONFINI DEL PROCESSO 2 RESPONSABILE DEL PROCESSO 3 PARTE SECONDA LA CATENA PRODOTTO/PROCESSO 1 CONFINI DEL PROCESSO 2 RESPONSABILE DEL PROCESSO 3 ARTICOILAZIONE DELLA FASI LOGICHE 4 DETERMINANTI DI FASE INPUT/OUTPUT CHI FA COSA TEMPI, COSTI, QUALITÀ METODI, STRUMENTI, COMPETENZE Prodotti/servizi

a) L’INDIVIDUAZIONE PRODOTTO-SERVIZIO. 0 DEFINIZIONE PRODOTTO/SERVIZIO QUALI RELAZIONI CHI SONO I FRUITORI 1 RIDEFINZIONE a) L’INDIVIDUAZIONE PRODOTTO-SERVIZIO. 0 DEFINIZIONE PRODOTTO/SERVIZIO QUALI RELAZIONI CHI SONO I FRUITORI 1 RIDEFINZIONE PRODOTTO/SERVIZIO QUALI INDICATORI DI PRESTAZIONE 2 QUALI GAP E PUNTI DI MIGLIORAMENTO

L’INDIVIDUAZIONE DEI PRODOTTI-SERVIZI (perché si inizia dalla fine? ) PARTIRE DAI PRODOTTI/SERVIZI CONSENTE DI: L’INDIVIDUAZIONE DEI PRODOTTI-SERVIZI (perché si inizia dalla fine? ) PARTIRE DAI PRODOTTI/SERVIZI CONSENTE DI: • INDIVIDUARE BENE L'OBIETTIVO FINALE • CONCENTRARSI SULLE SUE CARATTERISTICHE ESSENZIALI SENZA ESSERE CONDIZIONATI DA COME SI FA OGGI • POTER EVENTUALMENTE RIPENSARE COMPLETAMENTE IL SERVIZIO E IL PROCESSO NELLA FASE SUCCESSIVA, FORTI DELLA CHIAREZZA SULL'OBIETTIVO, SI POTRA' RITORNARE SULL’ANALISI DEL PROCESSO IL CITTADINO È POSTO AL CENTRO

Focalizzazione del prodotto-servizio Che tipo di relazione 1. PRODOTTO IMPOSTO Prodottotutto pensato daldal fornitore Focalizzazione del prodotto-servizio Che tipo di relazione 1. PRODOTTO IMPOSTO Prodottotutto pensato daldal fornitore e standard o imposto (es. della normativa) l'interazione è debole e attraverso Prodotto tutto pensato fornitore e standard o imposto (es. della normativa) l'interazione è debole e lontana (ad es. attraverso il mercato) 2. PRODOTTO PARZIALMENTE CONCORDATO 2. prodotto è richiesto dal fruitore ed, in vari modi, parzialmente concordato con il fornitore Il PRODOTTO PARZIALMENTE CONCORDATO Il prodotto è richiesto dal fruitore ed, in vari modi, parzialmente concordato con il fornitore 3. SERVIZIO Il SERVIZIO 3. prodotto è frutto di un accordo ad hoc e di una definizione congiunta Il prodotto è frutto di un accordo ad hoc e di una definizione congiunta

Valutazione del prodotto/servizio Individuazione degli indicatori di prestazione FRUITORE E FORNITORE “HANNO IN MENTE” Valutazione del prodotto/servizio Individuazione degli indicatori di prestazione FRUITORE E FORNITORE “HANNO IN MENTE” UN PROPRIO “MODELLO” DELLA QUALITA’ DI UN DETERMINATO PRO CARATTERIZZATO DA UN CERTO MIX DI INDICATORI , NON NECESSARIAMENTE COINCIDENTI, CUI ATTRIBUISCO PIU’ O MENO ESPLICITAMENTE, DEI “PESI SPECIFICI” DIVERSI.

MODELLO DELLA QUALITA’ DEI SERVIZI (di Parasuraman ed altri) FRUITORE comunicazioni verbali esigenze personali MODELLO DELLA QUALITA’ DEI SERVIZI (di Parasuraman ed altri) FRUITORE comunicazioni verbali esigenze personali esperienza passata servizio atteso servizio percepito scostamento 5 scostamento 4 fornitura del servizio scostamento 1 scostamento 3 traduzione delle specifiche in qualità del servizio scostamento 2 Percezione del management delle aspettative del fruitore Fornitore comunicazione esterna ai fruitori

b) COS’E’ UN PROCESSO AZIENDALE Un processo aziendale è un insieme organizzato di attività b) COS’E’ UN PROCESSO AZIENDALE Un processo aziendale è un insieme organizzato di attività e di decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente richiesto da un cliente, e al quale questi attribuisce un “valore” ben definito Elementi definitori 1. Output 2. Input 3. Fasi 4. Risorse 5. Interdipendenze 6. Metodi di gestione

Processi e procedure • Procedura: – con “procedura” si intende un sistema di regole Processi e procedure • Procedura: – con “procedura” si intende un sistema di regole formalizzato per governare un insieme di attività attraverso prescrizioni, più o meno vincolanti, spesso ‘cablate’ nelle tecnologie o nel flusso cartaceo. – Accezione prescrittiva: • Insieme di norme che determinano le regole o i vincoli nello svolgimento di attività finalizzate alla realizzazione di un attività/atto (con valenza giuridica nel caso di un procedimento) es. modalità di ammissione ad un bando – Accezione informatica: • Sequenza automatica di attività e operazioni svolte dall’applicativo informatico per l’espletamento di una fase del processo es. procedura di caricamento dei dati di presenza Il processo dunque è un concetto più ampio, che può includere una o più procedure quali parti di un sistema più complesso composto da attori, risorse, metodi di gestione, attività non proceduralizzate, ecc.

La natura e le caratteristiche dei processi di lavoro processi a impulso “progetti” processi La natura e le caratteristiche dei processi di lavoro processi a impulso “progetti” processi a flusso å å å output e processo unici å temporaneità/ discontinuità å interdipendenze reciproche (rete multidisciplinare) å strutture temporanee å output e processo standardizzati coordinamento per obiettivi permanenza/ continuità interdipendenze sequenziali (catena fornitore/ cliente) strutture stabili coordinamento prevalentemente gerarchico

MAPPA DELLE RESPONSABILITA’ MAPPA DELLE RESPONSABILITA’

LE TIPOLOGIE DI RUOLO 1 PERSONA 1 COMPITO RUOLI COORDINATI CON RESPONSABILE DI PROCESSO LE TIPOLOGIE DI RUOLO 1 PERSONA 1 COMPITO RUOLI COORDINATI CON RESPONSABILE DI PROCESSO RUOLI INTEGRATI NEL GRUPPO DI LAVORO Ruolo A Ruolo B Ruolo C VARI RUOLI COOPERANO PER UN PROCESSO CORRESPONSABILITA’ CONFINI RIGIDI SOVRAPPOSIZIONE DEI RUOLI PARCELLIZZATI A CATENA 1 GRUPPO 1 RISULTATO

I SISTEMI DI CONTROLLO SCOPO: • GARANTIRE I RISULTATI • MIGLIORARE LE PRESTAZIONI 1. I SISTEMI DI CONTROLLO SCOPO: • GARANTIRE I RISULTATI • MIGLIORARE LE PRESTAZIONI 1. PROBLEMA: • COSA E DOVE CONTROLLARE • COME CONTROLLARE CONTROLLO DI PROCESSO : COMPRENDE LE FORME DI CONTROLLO CHE CONSENTONO LA VALUTAZIONE DI FUNZIONALITÀ DEI PROCESSI D LAVORO E DELLA TECNOLOGIA PRODUTTIVA CON ATTENZIONE ANCHE ALL’INTERDIPENDENZA E ALLA QUALITÀ. 2. CONTROLLO DEL SISTEMA ORGANIZZATIVO : COMPRENDE LE FORME DI CONTROLLO CHE CONSENTONO LA VALUTAZIONE DI AFFIDABILITÀ DEL SISTEMA SOCIALE E DELLE RESPONSABILITà ORGANIZZATIVE 3. CONTROLLO DI AMBIENTE: COMPRENDE LE FORME DI CONTROLLO FINALIZZATE ALLA VALUTAZIONE DI CONGRUITÀ E COERENZA TRA MEZZI/FINI/RISULTATI ED ALLA INTERAZIONE TR AI DIVERSI ATTORI a c • SUPERVISIONE DIRETTA: • FISSAZIONE DI REGOLE • RISPETTO NORME E STANDARD CONTROLLO SUI RISULTATI: • FISSAZIONE OBIETTIVI • SODDISFAZIONE DEL CLIEN b CONTROLLO SULLE RISORSE: • QUALITA’ DI CONOSCENZE E TECNOLOGIE • VERIFICHE DI AFFIDABILITA’

PARTE TERZA La qualità dei prodotti e dei processi • Insieme delle caratteristiche di PARTE TERZA La qualità dei prodotti e dei processi • Insieme delle caratteristiche di un’entità che ne determinano la capacità di soddisfare esigenze d’uso espresse o implicite. • Si può distinguere una – qualità operativa intermedia – da una qualità del prodotto/servizio finale • I due aspetti della qualità: – la qualità operativa definisce requisiti di strutturazione, conduzione e gestione del processo – la qualità del prodotto/servizio finale definisce le caratteristiche del risultato in relazione al risultato predefinito o atteso dal cliente

I sistemi di misura delle prestazioni • Un sistema di misura delle prestazioni comprende: I sistemi di misura delle prestazioni • Un sistema di misura delle prestazioni comprende: – Gli indicatori di performance • Dimensioni di prestazione • Indicatori • Valori attuali • Target – Un’architettura • Livello di dettaglio nella scomposizione da macroprocesso a processo, fase, attività, … – Un processo di misura e controllo • Modalità e frequenza di rilevazione • Sistema di feedback e reporting • Collegamento con il sistema di incentivazione • Legame con azioni correttive

La misurazione delle prestazioni Ø Misurano le caratteristiche dell’output del processo o le modalità La misurazione delle prestazioni Ø Misurano le caratteristiche dell’output del processo o le modalità operative del suo svolgimento Ø Coincidono solo in piccola parte con le prestazioni delle unità organizzative dell’azienda Ø Sono il risultato del contributo di più unità organizzative al processo – Indicatori generali: finalizzati a descrivere i parametri generali di funzionamento e dimensionamento del processo • Non misurano un risultato ma una condizione operativa – Prestazioni per il process owner (interne): prestazioni relative alle modalità di gestione delle risorse del processo • Focus sul processo • Non visibile al cliente – Prestazioni per il cliente (esterne): prestazioni percepite dai clienti del processo che determinano il valore dell’output • Focus sul cliente e sull’output del processo • Visibile al cliente o all’esterno del processo Indicatori generali Volumi input Livelli Risorse Prestazioni Process Owner Volumi Output Privacy Costi Tempi Regolar ità Cliente Flessibilità Prezzi Tempi Qualità Trasparenza

Indicatori generali • Volumi input – Numero ordini o richieste del cliente – Variazioni, Indicatori generali • Volumi input – Numero ordini o richieste del cliente – Variazioni, modifiche, cancellazioni, annullamenti del cliente – Input fisici • Volumi output – Conferme ed informazioni fornite al cliente – Prodotti fisici o informativi per il cliente • Livelli risorse – Scorte – Impianti/Strumenti – Tecnologie/Conoscenze – Manodopera ed organici • Indicatori ed informazioni ad hoc tipici del contesto e del caso esaminato

I tempi • Tempo di attraversamento (lead time): –Da disponibilità degli input del processo I tempi • Tempo di attraversamento (lead time): –Da disponibilità degli input del processo a disponibilità dell’output per il cliente • Efficienza del tempo di attraversamento: –misura di efficienza –Tempo dedicato ad attività a valore aggiunto/lead time • Tempo di risposta: misura di servizio • Puntualità: misura di servizio La riduzione del lead time può portare a: miglioramenti di qualità del processo, riduzione di costi, miglioramenti del livello di servizio Costi Costo dell’output del processo: • Produttività: output/input • Saturazione risorse: % di tempo attivo su tempo totale • Costo del prodotto/servizio: costo unitario, costo attività • Full Time Equivalent: (n° unità output*tempo realizzazione unità di output)/tempo lavorato per risorsa Costo per il cliente • Costo monetario per il cliente (prezzo/tariffa) • Costi di accesso e di informazione del cliente • Costo d’uso per il cliente La flessibilità • Capacità di rispondere a cambiamenti richiesti dal cliente del processo (con costi ridotti e tempi limitati) • Cambiamenti nella quantità o nella qualità (i prodotti/servizi) richiesti Esempi: –flessibilità di volume: Costi Fissi/Costi variabili –flessibilità di mix: percentuale di capacità insatura –flessibilità di espansione: tempo necessario per introdurre nuove risorse –flessibilità di prodotto: tempo medio di progettazione/realizzazione nuovo prodotto –flessibilità produzione: ampiezza della gamma dei prodotti –flessibilità operazione: tempo necessario per nuove operazioni Qualità • QUALITA’ PROGETTATA: qualità “teorica” del prodotto/servizio • QUALITA’ DI CONFORMITA’: rispondenza di ogni singola entità di prodotto/servizio alle specifiche di progetto o di un “normatore” • DISPONIBILITA’: capacità di mantenere le funzionalità nel tempo (affidabilità) e facilità di ripristinarle ( manutenibilità • SERVIZIO ED ASSISTENZA: servizi di supporto al cliente nelle fasi di raccolta informazioni, acquisto, utilizzo, chiusura rapporto • QUALITA’ PERCEPITA (Customer Satisfaction): immagine del prodotto o servizio presso il cliente

La Customer Satisfaction • • • Risultato del confronto tra le aspettative del cliente La Customer Satisfaction • • • Risultato del confronto tra le aspettative del cliente sul prodotto/servizio e la percezione da parte del cliente della qualità del prodotto/servizio effettivamente fornito Misurabile su un continuum da Insoddisfatto a Soddisfatto Dipende dal fit tra le attese e il prodotto/servizio fornito e tra quest’ultimo e la percezione che ne ha il cliente • Le dimensioni: – Accesso – Estetica – Attenzione, – – – supporto Disponibilità Customer care Pulizia, ordine Comfort Commitment Competenza • – – – – Cortesia Flessibilità Friendliness Funzionalità Integrità Affidabilità Rapidità risposta – Sicurezza La valutazione della Customer Satisfaction: – Questionari e survey scritti o verbali – Focus group – Customer advisory panel – Survey sui nuovi clienti e sui clienti persi – Analisi dei reclami e dei complimenti – Analisi degli episodi critici – Cross selling – Durata della relazione con il cliente

Variabili operative ed indicatori di successo negli ambienti a processo Processi Variabili operative Input Variabili operative ed indicatori di successo negli ambienti a processo Processi Variabili operative Input output • • Volumi (totali, mix, ) • Trend del “battente”(stock e • flusso) • • Errori anomalie in entrata e in uscita • Standard operativi ( tempo, costo, conformità, privacy) • Tempo di attraversamento Attività • Curve stagionali di lavorazione • Disponibilità risorse e capacità Risorse Indicatori di successo produttiva • Flessibilità di assegnazione (individuo o team) • Polivalenza degli skill • Polifunzionalità degli strumenti arretrato errori critici e qualità media in entrata tempo di attesa unitario • rispetto standard • rispetto scadenze • riduzione rilavorazioni • efficienza del tempo di attraversamento • livelli di produttività • % scarti difettosità , reclami • flessibilità al mix ed al volume • % raggiungimento obiettivi • capacità di miglioramento ( % riduzione errori, incremento produttività, tempestività etc. • Versatilità delle persone • Versatilità degli strumenti

Variabili operative di base ed indicatori di successo negli ambienti a progetto Progetti Variabili Variabili operative di base ed indicatori di successo negli ambienti a progetto Progetti Variabili operative Obiettivi Vincoli Risultati • Coerenza tra fabbisogni e specifiche • Definizione risultato (tempi, costi, qualità)) • Compatibilità risorse/obiettivi • Adeguatezza della soluzione • Milestone • Aree di rischio Indicatori di successo • time to market • qualità e costo della soluzione • riduzione del rischio • • % avanzamento fisico, • %avanzamento tempo, costo • numero ricicli consumo risorse e tempi • standard operativi Attività • intervalli di controllo, verifica • previsioni a finire e riprogrammazione Risorse • Disponibilità risorse e capacità produttiva • Flessibilità di assegnazione • livellamento risorse : individuo/team, make/buy • Competenze • % raggiungimento obiettivi • capacità di riuso soluzioni • % di soluzione locale dei conflitti e dei problemi • sviluppo competenze in progress

PARTE QUARTA …… “solo se non saremo implacabilmente seguiti dalla registrazione di ogni traccia PARTE QUARTA …… “solo se non saremo implacabilmente seguiti dalla registrazione di ogni traccia che lasciamo …… la costruzione dell’identità di ciascuno potrà essere libera, e potrà nascere la libertà di donne ed uomini nel millennio a venire”. Prof. Stefano Rodotà • “Codice in materia di protezione dei dati personali” Il Testo unico, approvato con Decreto Legislativo del 30 giugno 2003, n. 196, contiene tutta la normativa primaria e secondaria in materia di privacy a partire dalla L. 675/96. Costituisce uno strumento di semplificazione ed allo stesso tempo integra e chiarisce gli aspetti che riguardano il trattamento dei dati personali da parte della P. A.

ARTICOLO 1 “Chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano “. ARTICOLO 1 “Chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano “. FINALITA’ Tale articolata disciplina si propone di garantire che “il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali”…. assicurando un elevato livello di tutela dei predetti diritti e libertà ed al contempo il pieno dispiegamento del principio di semplificazione, a favore tanto del titolare che dell’interessato

SOGGETTI DEL TRATTAMENTO Interessato al trattamento: è colui, persona fisica o giuridica, cui i SOGGETTI DEL TRATTAMENTO Interessato al trattamento: è colui, persona fisica o giuridica, cui i dati personali si riferiscono. Titolare del trattamento: nel caso delle Pubbliche Amministrazioni è la Amministrazione nel suo complesso. L’Amministrazione indica il soggetto chiamato ad esercitare i compiti di indirizzo e controllo. Responsabile del trattamento: è la persona fisica o giuridica che, se nominato dal titolare, ha la responsabilità del trattamento, nel rispetto delle direttive impartite dal titolare anche in materia di misure di sicurezza. Incaricato del trattamento: è colui che effettua le operazioni del trattamento sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile attenendosi alle istruzioni impartite.

MODALITA’ DI TUTELA La più efficace tutela delle libertà e dei diritti fondamentali – MODALITA’ DI TUTELA La più efficace tutela delle libertà e dei diritti fondamentali – e quindi anche della riservatezza - non è affidata al moltiplicarsi di divieti e sanzioni, ma bensì alla promozione di azioni positive di tutela e di autotutela. A tal fine la disciplina sulla privacy prevede: • la individuazione del titolare, del responsabile e dell’incaricato del trattamento • l’obbligo dell’informazione preventiva all’interessato • il diritto dell’interessato all’accesso ai dati, al loro aggiornamento, blocco e cancellazione • l’obbligo, da parte di chi tratta i dati, di adottare le opportune misure di sicurezza • l’intervento del Garante o, in via alternativa, dell’Autorità Giudiziaria in caso di violazione dei comportamenti indicati dalla legge.

PRINCIPIO DI NECESSITA’ NEL TRATTAMENTO DEI DATI I sistemi informativi e i programmi informatici PRINCIPIO DI NECESSITA’ NEL TRATTAMENTO DEI DATI I sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità possono essere perseguite mediante dati anonimi o con l’uso di opportune modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità.

DATI SENSIBILI Sono “dati sensibili”, i dati personali idonei a rivelare: l’origine razziale ed DATI SENSIBILI Sono “dati sensibili”, i dati personali idonei a rivelare: l’origine razziale ed etnica; le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere; le opinioni politiche; l’adesione a partiti, sindacati, associazioni e ad organizzazioni di carattere religioso, filosofico, politico o sindacale; lo stato di salute; la vita sessuale. DATI GIUDIZIARI Sono “dati giudiziari”, i dati personali idonei a rivelare provvedimenti in materia di: • casellario giudiziale; • anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato; • carichi pendenti; • qualità di imputato o di indagato. I dati personali che non rientrano tra quelli sensibili e giudiziari vengono definiti DATI COMUNI

TRATTAMENTO DEI DATI DA PARTE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI Il trattamento dei dati personali da TRATTAMENTO DEI DATI DA PARTE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI Il trattamento dei dati personali da parte delle P. A è consentito solo per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. I soggetti pubblici non devono richiedere il consenso dell’interessato, salvo che per il trattamento dei dati relativi alla salute, da parte di esercenti le professioni sanitarie e di organismi sanitari pubblici. Le Amministrazioni, devono verificare permanentemente che i dati sensibili trattati siano pertinenti, non eccedenti, nonché necessari per il perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. A tal fine l’amministrazione adotta annualmente un apposito atto regolamentare. Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato in modo da prevenire la violazione dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO E REQUISITI DEI DATI I dati personali oggetto del trattamento devono MODALITA’ DEL TRATTAMENTO E REQUISITI DEI DATI I dati personali oggetto del trattamento devono essere: • trattati in modo lecito e secondo correttezza; • raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi; • esatti e se necessario aggiornati; • pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti • conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti.

DIRITTO DI ACCESSO La disciplina del diritto di accesso non viene né annullata né DIRITTO DI ACCESSO La disciplina del diritto di accesso non viene né annullata né modificata dalla introduzione delle norme tese a tutelare il diritto alla riservatezza. I due diritti vanno contestualmente garantiti e tra loro contemperati. Il diritto di accesso resta regolato dalla legge 241/90 L’accesso ai dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale è consentito se il diritto che si intende tutelare è di rango almeno pari a quello dell’interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in altro diritto o libertà fondamentale ed inviolabile.

SICUREZZA DEI DATI PERSONALI I dati personali sono custoditi e controllati, mediante l’adozione di SICUREZZA DEI DATI PERSONALI I dati personali sono custoditi e controllati, mediante l’adozione di idonee misure di sicurezza, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita anche accidentale dei dati, o di accesso non autorizzato, o di trattamento non consentito. Per misure minime di sicurezza si intende il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali che configurano il livello minimo di protezione dei dati e dei relativi trattamenti. L’amministrazione, annualmente, predispone e adotta il Piano di Sicurezza contenente l’indicazione delle misure minime

ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI (CAPO V) 22. 1. Ali fini del presente capo si ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI (CAPO V) 22. 1. Ali fini del presente capo si intende: a) per “diritto di accesso”, il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi; b) per “interessato”, tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale corrispondente ad una posizione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso; c) per “controinteressati”, tutti i soggetti individuati o facilmente individuabili…… che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza; d) per “documento amministrativo” ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale e) per “pubblica amministrazione”, tutti i soggetti di diritto pubblico e i soggetti di diritto privato limitatamente alla loro attività di pubblico interesse disciplinata dal diritto nazionale o comunitario.

IL DIRITTO DI ACCESSO PRINCIPI 22. 2. L’accesso ai documenti amministrativi, attese le sue IL DIRITTO DI ACCESSO PRINCIPI 22. 2. L’accesso ai documenti amministrativi, attese le sue rilevanti finalità di pubblico interesse, costituisce principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l’imparzialità e la trasparenza, ed attiene ai livelli essenziali delle prestazioni concernenti i diritti civili e sociali che devono essere garantiti su tutto il territorio nazionale ai sensi dell’articolo 117, secondo comma, lettera m, della Costituzione. Resta ferma la potestà delle regioni e degli enti locali, nell’ambito delle rispettive competenze, di garantire livelli ulteriori di tutela. 24. 7. Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili o giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in caso di dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale.