10. ДОКУМЕНТАЦИЯ Понятие первичного документа Документация – процесс

10. ДОКУМЕНТАЦИЯ

Понятие первичного документа Документация – процесс подтверждения фактов совершения хозяйственных операций, их группировки и обобщения документами. Документооборот – движение документов по учетно-аналитической системе от момента их составления до передачи в архив. Документ – материальный носитель для передачи информации во времени и пространстве; это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной деятельности. Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами. Обязательные реквизиты документа: наименование документа; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Если документ имеет внешнее хождение, на нем обязательна круглая печать организации. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации с копиями на бумажных. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законом.

Классификация первичных документов По месту возникновения документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние – это те документы, которые поступают на предприятие от его контрагентов. Внутренние – возникают на самом предприятии: приходный ордер, наряд на работу, приходный кассовый ордер и т.д. По назначению документы подразделяются на исполнительные и оправдательные. Исполнительные – содержат распоряжение выполнить хозяйственную. Оправдательные – свидетельствуют об исполнении императива или вообще о каком-либо свершившемся факте хозяйственной жизни. Часто документ выполняет обе функции, т.е. несет в себе и распоряжение выполнить нечто, и свидетельство об исполнении. Такие документы называют комбинированными. По времени действия документы подразделяют на разовые и накопительные. Разовые – оформляют одну хозяйственную операцию; они содержат одну порцию информации. Накопительные – действуют длительный период, скажем, целый месяц. Документы также подразделяются на типовые и произвольной формы. Документы подразделяются также по видам экономической деятельности и по направлениям работы бухгалтерии. Соответственно, есть документы, оформляющие операции с основными средствами; документы, оформляющие операции с материалами; документы, оформляющие операции по труду и его оплате; расчетные документы и т.д.

Защита информации Защита информации – постоянно актуальная функция бухгалтерии на любом ее участке, на любом этапе учетных процедур. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами. Экземплярность. Практически все документы составляют в нескольких экземплярах. Наличие нескольких экземпляров существенно уменьшает риск утраты информации и позволяет каждому пользователю отражать в учете операцию. Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата составления и т.д. Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней. Подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, оттиск печати удостоверяет подлинность подписи. Полномочием удостоверять подлинность подписи оттиском печати наделен начальник канцелярии предприятия. Регламентация отношения к ошибкам. В денежных документах вообще недопустимы никакие исправления. В регистре исправление ошибок должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты каждого первичного документа при появлении его на предприятии заносят в специальный журнал. Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя другому составляют опись документов в двух экземплярах: по одному для каждого участника операции. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Регистры бухгалтерского учета Преобразование входных данных в выходные (результативные), т.е. обработку исходных данных, осуществляют с помощью носителей информации, именуемых регистрами бухгалтерского учета. Операции обработки данных. Особое место в обработке учетной информации занимает таксировка, т.е. переход от натуральных показателей к денежным путем умножения меры объекта в натуральных единицах на цену единицы. Тем самым достигается обобщение данных о разнотипных объектах. Регистр бухгалтерского учета –это носитель информации, с помощью которого исходные данные регистрируют, подвергают обработке с целью формирования показателей разной степени обобщения (детализации), хранят исходные, промежуточные и результативные показатели, чтобы представить их пользователям. По назначению регистры подразделяются на хронологические и системные. Хронологические регистры. Предназначены для регистрации первичных документов. Системные регистры синтетического учета. Предназначены для получения обобщенных показателей с помощью системы бухгалтерских счетов. Иначе говоря, системные регистры – это поля бухгалтерских счетов. Системные регистры аналитического учета Главная книга и журналы-ордера обобщают данные по каждому счету и субсчету. Они не дают сведений о каждом станке, компьютере, здании, поставщике, покупателе, работнике и т.д. Такие сведения обеспечивают регистры аналитического учета. Типичная форма таких регистров – это картотеки.