1 Управление документами_метаданные Задание 2: — проанализировать метаданные,

1 Управление документами_метаданные Задание 2: — проанализировать метаданные, необходимые для управления распорядительными документами (слайды 6 -9). — выявить метаданные (классификаторы и справочники СЭД/СУД), необходимые для составления и оформления приказа и управления им (приказ Минэкономразвития России о внесении изменений в административный регламент)

2 Управление документами_метаданные 1. Основные понятия предметной области. Документ – объект и инструмент в системе управления рисками 2. Технология делопроизводства 3. Алгоритмы управления документами

3 Основные определения предметной области: Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Документационное обеспечение (управления), ДОУ — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. ( ГОСТ Р 7. 0. 8 — 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ) Управление документами ( records management ) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства (законности) проведения деловых (управленческих) операций (ГОСТ Р ИСО 15489 -1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ). Управление документами

4 Управление документами Технология делопроизводства: — прием документа; — предварительное рассмотрение; — регистрация; — направление на исполнение; — исполнение (деятельность любого специалиста; в исполнение включается документирование ); — контроль исполнения; — отправка; — формирование дел; — текущее оперативное хранение. Точки маршрутизации документов = точки контроля рисков. Формирующиеся новые регламентируемые операции – согласование, передача, трансляция/опубликование.

5 Управление документами_метаданные Алгоритм составления и оформления документов ( документоведческий, в концепции управления документами): — вид документа (определение вида, отражающее одну из общих функций управления или назначение документа); — разновидность (название разновидности отражает управленческую ситуацию, управленческое действие); — значение (отражение конкретной цели создания документа); — функция документа (преобладающая в документе, зависящая от цели его создания); — срок действия ( effective document, effective records – отражение принадлежности документа к подсистеме документации); — срок хранения; — форма документа (электронная, бумажная; лист, бланк, журнал, типовая форма, в т. ч. электронный шаблон); — формуляр (структура документа, т. е. заголовочная, содержательная, оформляющая части; состав реквизитов каждой части); — текст (структура текста: В – Д или И – З; преобладающая функция языка; средства делового стиля русского литературного языка).

6 Управление документами_метаданные Актуальная проблема ДОУ — маршрутизация и типизация документопотоков на основе классификаторов и справочников и системы метаданных документов. Пример — создание «входной» формы для приказа по основной деятельности : инициатор – классификатор структурных подразделений, которые имеют право инициировать издание приказа; информационная система – классификатор ИС, в которой будет создан приказ; владелец информационной системы – ИС и ответственное структурное подразделение; система документации – классификатор систем и подсистем документации;

7 Управление документами_метаданные вид/разновидность документа – локальный классификатор применяемых форм документов/табель форм; функция/направление деятельности – классификатор вопросов/участков деятельности (возможно применение классификатора для предварительного рассмотрения документов); должностное лицо-автор документа – классификатор руководителей, ответственных исполнителей; вид электронной подписи – классификатор видов, типов и статусов ЭП; срок хранения – номенклатура дел или локальный классификатор сроков хранения в зависимости от формы представления документов;

8 Управление документами_метаданные носитель – бумажный/электронный в зависимости от срока хранения документа; подлинник/копия – форма представления оригинала; формат создания – классификатор применяемых форматов; местонахождение/локализация – данные о сервере; место хранения – подлежит ли передаче в архив или хранится в подразделении в течение установленного срока; подлежит ли выгрузке в архивный формат – «да» /» нет» + классификатор применяемых архивных форматов;

9 Управление документами_метаданные права доступа — классификатор «ролей» пользователей в ИС; трансляция/направление исполнителям — классификатор способов публикации; типовые маршруты ознакомления; типовые маршруты направления ответственным исполнителям (+ классификатор ответственных исполнителей) ответственный за хранение/уничтожение – классификаторов сотрудников-пользователей ИС; классификатор руководителей структурных подразделений; классификатор ответственных исполнителей; порядок уничтожения — централизованный в службе делопроизводства или в архиве; децентрализованный + классификатор структурных подразделений.