1 Тема 2 Правила подготовки и оформления реквизитов

1 Тема 2 Правила подготовки и оформления реквизитов документов Документирование управленческой деятельности Бланки документов Оформление реквизитов документов Подготовка и оформление основных видов документов Оформление документов, содержащих коммерческую тайну Особенности работы с документами в электронном виде

2 1. Документирование управленческой деятельности Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов. В целях использования компьютерной техники устанавливаются правила оформления документов и их реквизитов, унификация форм документов. Унифицированные формы документов (УФД) включаются в "Табель унифицированных форм документов организации" и утверждаются руководителем организации.

3 Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, раз-работка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Объекты унификации: Системы документации Виды и разновидности документов Форма документов и состав включаемых в нее реквизитов Тексты документов

4 Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Виды стандартов: ГОСТ – государственный стандарт СТБ – республиканский стандарт ОСТ – отраслевой стандарт Применение стандартов повышает качество документов.

5 Унифицированная система организационно-распо-рядительной документации (УСОРД) – комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций. В состав УСОРД входят: Государственный стандарт Республики Бела-русь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документа-ции. Требования к оформлению документов"

6 Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицирован-ные системы документации Республики Бела-русь. Система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов" Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению; Альбом унифицированных форм организацион-но-распорядительных документов

7 Для повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления разработана "Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Респуб-лики Беларусь" (2009 г.) Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

8 Право издания документов, их подписания, утвержде-ния, согласования закрепляются в уставах организа-ций, в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях. Проверка соответствия документов законодательству возлагается на юридические службы организации.

9 2. Бланки документов Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом. Бланк – стандартный лист бумаги, на котором вос-производится постоянная информация документа и отводится место для переменной. Установлены два вида бланков: Бланк для письма Общий бланк (для других видов организационно-рас- порядительных документов)

10 Формуляр – совокупность реквизитов, присущих определённому виду документа, расположенных в определённой последовательности. Формуляр-образец – формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами и представляющий собой модель документа.

11 ГОСТ устанавливает 3 вида потребительских форматов бумаги: А, В, С. А – основной В – промежуточные размеры бумаги С – форматы для конвертов Виды В и С – дополнительные. Основной вид служит для изготовления писчей бумаги. Виды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т. д.

12 Форматы деловых документов: А3 (297x420 мм) – для больших схем, таблиц, диаграмм, приложений А4 (210x297мм), А5 (148x210мм) – приказы, письма и др. организационно-распорядительные документы А6 (105x148мм) – справки Каждый следующий формат А0, А1, А2, … получается складыванием листа предыдущего формата пополам. Последний формат А13 равен примерно размеру почтовой марки.

13 При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 и А5. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более 5-7 строк текста. Бланки документов должны иметь поля: Левое – 30 мм Правое – не менее 8 мм Верхнее и нижнее – не мене 20 мм

14 Для каждого из видов бланков (с размерами А4, А5) допускается 2 варианта расположения постоянных реквизитов: 1. Угловое 2. Продольное А4 А5

15 При угловом варианте реквизиты бланка располага-ются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка распо-лагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

16 Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

17 Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп. Продольное расположение постоянных реквизитов используется, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланков. Рукописное оформление документов должно соот-ветствовать его машинописному оформлению (состав и расположение реквизитов, нумерация страниц).

18 3. Оформление реквизитов документов ГОСТом определены 32 реквизита для организационно-распорядительных документов. Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов: Государственный герб РБ Эмблема организации или товарный знак Код организации (по классификатору) Код документа (по классификатору) Наименование вышестоящей организации Наименование организации

19 Наименование структурного подразделения Почтовый адрес отправителя Коммуникационные и коммерческие данные (номер телефона, адрес электронной почты и т.д., номер счёта, наименование банка и т.д.) Название вида документа Дата Регистрационный индекс Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа Место составления или издания

20 Гриф ограничения доступа Адресат Гриф утверждения Резолюция Заголовок к тексту Отметка о контроле Текст Отметка о наличии приложения Подпись Гриф приложения

21 Гриф согласования Визы Печать Отметка об исполнителе (Ф.И.О. и номер телефона) Отметка о заверении копии Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) Отметка о переносе данных на машинный носитель

22 Стандарт дает максимальный набор реквизитов, кото-рые могут быть использованы при оформлении доку-ментов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически. Документ можно условно разделить на три части: Заголовочная часть документа – содержит реквизиты 1-20 Содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22 Оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23-32

23 Расположение реквизитов Документ можно условно разделить на три части: Заголовочная часть документа – содержит реквизиты 1-20 Содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22 Оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23-32

24 Правила оформления реквизитов Для каждого реквизита стандарт определяет положение на странице, с которого он должен оформляться. В соответствии с действующим стандартом для оформления реквизитов установлено 8 стандартных положений. На компьютере определятся по линейке в миллиметрах.

25 Положение 0 – граница левого поля. Положение 1 – 12.5 мм от границы левого поля. Положение 2 – 40 мм от границы левого поля. Положение 3 – 60 мм от границы левого поля. Положение 4 – 80 мм от границы левого поля. Положение 5 – 100 мм от границы левого поля. Положение 6 – 120 мм от границы левого поля. Положение 7 – 140 мм от границы левого поля. Положение 8 – 160 мм от границы левого поля.

26 Требования к оформлению реквизитов 1. Государственный герб Помещается на бланках документов и угловых штам-пах государственных органов и иных государственных организаций РБ и негосударственных организаций – если такое право им предоставлено в соответствии с законодательством. На бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

27 2. Эмблемы организации или товарный знак (зарегистрированный), помещают на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля поме-щено изображение Государственного герба РБ. Организация негосударственной формы собст-венности помещает эмблему на верхнем поле бланка.

28 3. Код организации Для министерств и других органов управления по классификатору ОКРБ 004-2001 "Органы государст-венной власти и управления" (ОКОГУ). Для других организаций – по классификатору ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные пред-приниматели" (ОКЮЛП). Располагается на верхнем поле документа справа. 4. Код документа По классификатору ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы" Располагается на верхнем поле документа ниже кода организации.

29 5. Наименование вышестоящей организации 6. Наименование организации 7. Наименование структурного подразделения Должны соответствовать наименованиям, установлен-ным соответствующими правовыми актами. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки. Располагаются в центре на продольных бланках и с положения 0 на угловых бланках .

30 8. Почтовый адрес отправителя Используется только на бланке письма. Оформляют в соответствии с почтовыми правилами РБ 9. Коммуникационные и коммерческие данные Используется только на бланке письма. Эти реквизиты располагают ниже реквизитов "Наименование организации" и "Наименование структурного подразделения". Располагаются в центре на продольных бланках и с положения 0 на угловых бланках. На общем бланке на этом месте располагают реквизит "Название вида документа".

31 10. Название вида документа На письмах не указывается, кроме гарантийных писем. Пишется прописными буквами и располагеются в центре на продольных бланках и с положения 0 на угловых бланках.

32 11. Дата Располагается с положения 0. Используются только арабские цифры в последова-тельности число, месяц, год (число и месяц двумя цифрами): 01.02.05 В нормативно-правовых актах и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ: 29 января 2005 г.

33 12. Регистрационный индекс Регистрационный индекс состоит из порядкового номе-ра, может дополняться индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора: № 34/81 На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы проставля-ют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Располагается с положения 0.

34 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа Включает индекс и дату документа, на который дается ответ: На № _____от_____ 14. Место составления документа Указывается только на общем бланке. г. Минск Располагается с положения 0. Может быть симметричен дате, по правой стороне.

35 15. Гриф ограничения доступа На практике используют грифы "Секретно", "Для служебного пользования" ("ДСП"), "Конфиденциально" и т.д. Располагается на первом листе документа в правом верхнем углу, без кавычек.

36 16. Адресат Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Располагается с положения 4 (8 см). Министерство образования Республики Беларусь Экономический отдел пр. Партизанский, 12 220033, г. Минск

37 При адресовании в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица наименование организации в именительном падеже. Министерство образования Управление делами При направлении должностному лицу название организации в именительном падеже, должность и фамилия – в дательном. Могут использоваться обращение "господин", в дательном падеже, сокращенно "г-ну"

38 При адресовании руководителю организации наименование организации входит в состав должности адресата. Генеральному директору Объединения "Агропром" Иванову А.Б. Управляющему трестом "Белспецмонтаж" Богдановичу И.С.

39 Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщённо. Директорам предприятий Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырёх адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвёртым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

40 Адресация документа частному лицу осуществляется в соответствии с почтовыми правилами: вначале фамилия и инициалы, затем – почтовый адрес. Столяровой Г.Р. ул. П. Глебки, д. 15а, кв. 26 223120 п/о Логоза Логойского р-на Минской обл. В адресате допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл., р-н, г., с. (село), ул., пр., д., корп., кв.. В номерах домов, корпусов, квартир знак № не ставится, написание номера с буквой: 25а (маленькая буква слитно с цифрой).

41 Адрес не указывается на документах, направляемых в правительственные учреждения или постоянным корреспондентам, в этих случаях нужно использовать конверты с заранее напечатанными адресами.

42 17. Гриф утверждения Утверждение – один из способов удостоверения доку-мента после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждение производится проставлением грифа утверждения. Утверждаются: акты (проверок, ревизий, списания и т.д.), инструкции, правила, отчеты, планы, положения, сметы (расходов, использования средств), штатные расписания.

43 Располагается гриф в правом верхнем углу документа и печатается с положения 5 (левый отступ 10 см). Может быть утверждение должностным лицом или правовым актом . Если документ утверждается должностным лицом, то гриф состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, её расшифровки и даты. УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Новиков 23.06.2008

44 Если документ утверждается постановлением, реше-нием, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера. УТВЕРЖДЕНО Приказ Министра информации Республики Беларусь 25.06.2008 № 32

45 При утверждении документа руководителем вышесто-ящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. УТВЕРЖДАЮ Директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Подпись В.И.Адамушко 12.03.2004 Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" пишут прописными буквами без кавычек.

46 18. Резолюция Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Может носить общий и конкретный характер. Общий: "К руководству", "К исполнителю", "К сведению" Конкретная резолюция пишется от руки в повели-тельном наклонении или в неопределенной форме и состоит из: фамилия и инициалы исполнителя; задание и сроки исполнения; подпись руководителя, дата.

47 Резолюция размещается под реквизитом "адресат". При отсутствии места – на любом свободном пространстве лицевой стороны первого листа, но не на полях. Иванову А.Б. Прошу подготовить заключение К 10.08.2001 г. Подпись 02.08.2001г. Резолюция размещается в правом верхнем углу. Не допускаются промежуточные резолюции "Прошу зайти ко мне" и т.д. Если резолюций несколько, содержание их не должно дублироваться, а каждая последующая лишь конкретизи-рует предыдущую. При отсутствии на документе места допускается прила-гать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о наличии такого листа (формат – А6, А5 или А4).

48 19. Заголовок к тексту Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названи-ем документа: Приказ (о чем?) О создании предприятия Протокол (чего?) Заседания учёного совета Акт (чего?) Ревизии Располагается с положения 0 в короткой строке – не более 7 см. Если заголовок очень длинный, возможно его продол-жить до правого поля. Точку в конце не ставят.

49 Документ может иметь подзаголовки. Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения всего документа полностью при регистрации. Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

50 20. Отметка о контроле Отметка о контроле ставится на левом поле первого листа документа рядом с заголовком. Ставится штампом или пишется чернилами буква "К" или полное слово "Контроль". Отметка может быть дополнена контрольной датой. Отметка о контроле может проставляться руководите-лем, поставившем резолюцию на документе, должност-ным лицом или структурным подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов.

51 21. Текст Текст должен быть кратким, не допускающим различ-ных толкований. Как правило, касается одного вопроса (темы), указан-ного в заголовке. Начинается с указания причины (основания) для составления документа (вводная часть), затем излагается приказ, решение, просьба. Вводная может отсутствовать.

52 Сложный текст допускается делить на разделы, под-разделы, пункты, подпункты, нумеруемые цифрами. 1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1. Пункт 1.1.1.1. Подпункт Располагается от положения 0, абзацы и номера пунктов с положения 1 (1.25 см).

53 22. Отметка о наличии приложения Приложение – различные официально-справочные материалы, дополняющие основной текст. При наличии приложения к документу отметку рас-полагают под реквизитом "Текст" с положения 0. Если название приложения указано в тексте, то отметка оформляется по следующий форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

54 Если документ, являющийся приложением, не назван в основном тексте, то необходимо указать его наимено-вание в реквизите "Приложение", например: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 1 экз. 2. Справка о подготовке учреждения к зимнему периоду на 3 л. в 1 экз. При направлении приложения не во все указанные в документе адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

55 Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. На приложении к распорядительному документу в пра-вом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение к приказу директора завода 18.07.2002 № 135 В распорядительных документах (приказах, решениях, распоряжениях) отметка не делается. Указание о нали-чии приложения дается в тексте, например: согласно приложению, приложение №1

56 23. Подпись Подпись – обязательный реквизит для придания документу юридической силы. В подпись входят: наименование должности лица, подписывающего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Располагается после текста и отметки о наличии приложения. Наименование должности располагается с положения 0. Инициалы пишутся перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

57 При оформлении документа не на бланке, в состав наименования должности входит название организации. При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Директор института Подпись И.О.Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия

58 При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Заместитель директора Заместитель директора по экономике по производству Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

59 24. Гриф приложения Располагают в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера, названия вида документа в да-тельном падеже, его даты и регистрационного индекса. Приложение 1 к приказу ректора МИУ 12.03.2008 № 9 Если приложение одно, то его порядковый номер не указывается.

60 25. Гриф согласования Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организа-ции – со структурными подразделениями и должност-ными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

61 Гриф согласования состоит из: слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" с положения 0 на лицевой стороне пос-леднего листа документа Слово "СОГЛАСОВАНО" – прописными буквами без кавычек и пробелов.

62 СОГЛАСОВАНО Директор института "Белпромпроект" Подпись А.С.Потоцкий 13.10.2008 Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертного совета 18.10.2008 № 13 Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

63 В реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определённых правовыми актами РБ.

64 26. Визы Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его подпись, расшифровку подписи и дату. Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008 Визы проставляются на экземплярах, остающихся в организации, ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа.

65 Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». Например: Начальник отдела кадров Подпись А.В.Смирницкий 25.06.2008 С проектом не согласен. Замечания прилагаются Визы проставляются на экземплярах, остающихся в организации, ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа.

66 27. Печать Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Устанавливается три вида печатей: Печать организации Печать структурного подразделения организации Печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (с Государственным гербом РБ) и простые.

67 Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства РБ. Печать ставится на подлинниках документов и их копиях, удостоверяющих права, свободы и законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати должен захватывать часть наимено-вания должности лица, подписавшего (утвердив-шего) документ, и его личной подписи. Директор института Подпись С.А.Сидоров

68 28. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя). Номер телефона без черточек, через пробелы. Располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа с положения 0. Иванов 234 56 7826

69 29. Отметка о заверении копии На первом листе копии в правом верхнем углу с положения 7 указывается слово КОПИЯ или ВЫПИСКА. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. Отметка о заверении копии оформляется ниже рекви-зита "Подпись" и включает слово "Верно", наимено-вание должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Располается под реквизитом "Подпись" (с положе- ния 0) Верно Инспектор отдела кадров Подпись Е.Н.Сидорук 15.05.2009

70 30. Отметка об исполнении документа и направле- нии его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит: слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя; дату.

71 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководите-лем структурного подразделения, в котором исполнен документ. В дело 11-10 Подготовлен ответ 15.02.2008 № 11-10/130 Подпись 16.05.2008

72 31. Отметка о поступлении Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) ставится на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из: полного или сокращенного наименования органи- зации-получателя; даты; регистрационного индекса (номера) поступления документа.

73 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель Ставится на нижнем поле первого листа документа и включает: запись "Информация перенесена на машинный носитель"; подпись лица, ответственного за перенос данных; дата переноса.

74 Текст документов на бланках формата А4 печатается через одинарный межстрочный интервал, на бланках формата А5 – межстроч-ный интервал – 14 пт. Применяется шрифт Times New Roman в обыч-ном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными актами РБ. Выравнивание текста производится по ширине. При подготовке таблиц межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт. Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

75 Реквизиты документа (кроме реквизита "Текст"), состоящие из нескольких строк, печатают с межстрочным интервалом 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложе-ния", "Гриф согласования", "Гриф приложения" отделяют друг от друга одинарными межстрочны-ми интервалами. Реквизиты отделяются друг от друга полуторным межстрочными интервалами.

76

77 Этапы обработки документов Этапы обработки входящих документов Прием конвертов, проверка правильности адресации Передача документов с пометкой "Лично" адресату Вскрытие конвертов и проверка правильности вложений Предварительное рассмотрение документов Простановка отметки о поступлении на документе (входящий штамп) Регистрация

78 Передача документов руководителю Рассмотрение документов руководителем (резолюция) Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Подшивка документов в дела

79 Этапы обработки исходящих документов Составление проекта Проверка правильности оформления документа Согласование проекта документа Подписание документа руководителем Регистрация документа Простановка индекса (номера) на документе Проверка правильности адресации документа Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело

80 Составление номенклатуры дел. Формирование дел Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроиз-водстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. Номенклатура включает полный состав документов, в первую очередь, документы, подлежащие постоянному хранению и способствует правильной организации и хранению документов учреждения.

81 Основные принципы построения номенклатуры: Систематизация документов на основе классифи-катора направлений деятельности учреждения, позволяющая группировать вместе документы по одному направлению; Единство в подходе к учёту, систематизации, описанию и поиску документов; Применение индексации документов, обеспечива-ющей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; Стабильность, сохранение за номенклатурой функции учёта документов.

82 Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение номенклатуры дел по функцио-нальному принципу в бесструктурных учреждениях или там, где нет устойчивой структуры.

83 Формирование дел Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Все бумажные документы организации группируются в дела.

84 Правила формирования дел: Помещать в дело только исполненные документы Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса Помещать приложения вместе с основными документами Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения

85 Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см)

86 Оформление дела На обложке дела оформляют: Полное название предприятия Индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов Наименование дела в соответствии с номенклатурой дела Документационный год Количество листов Срок хранения

87 Сроки хранения документов (устанавливаются комиссией) Кратковременные сроки хранения – менее 10 лет Долговременные сроки хранения – более 10 лет, включая постоянное хранение Подлежащие уничтожению – не хранят

88 Отбор документов на хранение или на уничтожение проводится ежегодно по окончанию календарного года. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопро-изводством. Например, если документ проходил в мае 1998 года, то его хранение будет исчисляться с 1 января 1999 года. На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется АКТ, в котором перечисляются назва-ния, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов.

89 4. Подготовка и оформление основных видов документов Распорядительные документы Подготовка и оформление приказа Все приказы можно разделить на три группы: По основной деятельности По личному составу По административно-хозяйственным вопросам

90 Приказ – это правовой акт, издаваемый руководи-телем организации, для решения задач, стоящих перед организацией. Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов.

91 Кроме реквизитов бланка в приказах используются также следующие реквизиты: Заголовок Текст Подпись Визы Дата Индекс

92 Заголовок приказа оформляется с помощью предлога о (об) и отглагольного существительного в предложном падеже, например: О внедрении стандартных форм документов О создании экспертной комиссии О проведении инвентаризации основных фондов Об утверждении инструкции о ведении делопроизводства

93 Текст приказа является основным смысловым реквизитом и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинает-ся с абзаца словами: В связи, В целях, Во исполнение и т. д. Например: В связи с переходом на новую систему оплаты труда... В целях унификации архивного законодательства Беларуси и России…

94 Распорядительная часть приказа начинается сло-вом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается пропис-ными буквами от положения 0 без кавычек. Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполне-ние различных по характеру действий, то намечен-ные мероприятия излагаются по пунктам.

95 Каждый пункт строится по схеме: Исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже Предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределённой форме Срок исполнения (рекомендуется указывать в отдельной строке) Примеры: ПРИКАЗЫВАЮ: Начальнику общего отдела О.С. Петровой, зав. архивом И.И.Сидорову разработать положение об экспертной комиссии института и представить его на утверждение до 25.11.2009.

96 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. ... 2. Начальнику отдела делопроизводства и формиро-вания Национального архивного фонда Республики Бе-ларусь Э.Н. Даниловой: 2.1 Разработать положение о порядке учёта архивных документов при приватизации государственного иму-щества. Срок исполнения – 01.03.2006. 2.2 Разработать методическое пособие для государст-венных архивов и общественных инспекторов Госархив-надзора по осуществлению инспекционной деятельности за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь. Срок исполнения – 30.05.2006.

97 Распоряжение – правовой акт, единолично издаваемый руководителем организации. Заголовок распоряжения выражается отглаголь-ным существительным в предложном падеже, например: Об обеспечении сохранности бланков строгой отчёт-ности

98 Указание – правовой акт, издаваемый руководите-лем организации или его заместителем для решения вопросов основной деятельности. Текст распоряжения и указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть распоряжения и указания может начинаться словами ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в некоторых случаях распоряди-тельное слово может отсутствовать. Распоряжение и указание оформляются на общем бланке или специальном бланке формата А4.

99 Пример: ООО «РИТМ» УКАЗАНИЕ 15.01.2008 №2 г.Минск О внутреннем трудовом распорядке Во исполнении приказа директора ООО «РИТМ» ОБЯЗЫВАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений… 2. Еженедельно по пятницам… Директор Подпись И.К.Семёнов С приказом ознакомлены: Зам. директора ФИО Начальник отдела кадров ФИО