1 Старший преподаватель Пунчик Николай Николаевич Кафедра Информационных

1 Старший преподаватель Пунчик Николай Николаевич Кафедра Информационных технологий и высшей математики (1-4) Делопроизводство Специальность Маркетинг Лекции – 24 часа и 4 часа УСРС Лабораторные – 20 часов и 6 часов УСРС Зачёт (в Центре тестирования)

2 Старший преподаватель Пунчик Николай Николаевич Кафедра Информационных технологий и высшей математики (1-4) Делопроизводство Специальность ЭиУП Лекции – 24 часа и 10 часов УСРС Лабораторные – 20 часов Экзамен (в Центре тестирования)

3 Содержание дисциплины Курс Д и ДК Лекция 1 Организация делопроизводства на предприятии. Виды документов на предприятии. Лекция 2 Правило оформления реквизитов. Особенности работы с электр. документами. Как открыть собственное дело. Лекция 3 Заключение договоров. Ведение делопроизводства по обращениям граждан. Электронное правит-во. Лекция 4 Аутсорсинг. Международные стандарты. Аудит. Система «Галактика ERP». Автоматизация создания бизнес-документов. Лекция 5 Система электр. документо-обор. «Дело» Лекция 6 СПС «КонсультантПлюс» Лабораторная работа 1 Создание документов (Word) Лабораторная работа 2 Создание пакета документов для регистрации малого предприятия (защита КСР) Лабораторная работа 3 Автоматизац. создания биз-нес-документов (Галактика) Лабораторная работа 5 Подготовка правовой ин-формации (Консульт.Пл.) КСР-лекции Реквизиты Входящие Исходящие Регистрация Номенклатура Ин. корресп. 7. Коммерч. тайна Лабораторная работа 4 Работа с проектами документов (Дело) Лабораторная работа 4 Автоматизация ведения делопроизводства (Дело)

4 Литература: Давыденко Т.Д., Молчина Л.И., Кривошея Т.А. Делопроизводсво. Учебно-методический комплекс – Мн.: МИУ, 2011. ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. – Мн., 2009. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм. – Мн., 2007.

5 Конспект лекции по вопросам, отсутствующим в УМК можно найти на сервере в файле: Вопросы к экзамену расположены по адресу: KVTServer\ TMP\ДТД\Делопроизводство Тренировочные тесты по разделу «Делопроизводство» расположены в компьютерном классе по адресу : На рабочем столе пиктограмма «OpenBook» - ДиДК(ДавыденкоТ.Д.)

6 Тема 1 Организация делопроизводства на предприятии. Виды документов на предприятии Структура и функции подразделений делопроизводства Юридические требования к ведению делопроизводства Правила подготовки и оформления документов Виды документов на предприятии

7 1. Структура и функции подразделений делопроизводства Делопроизводство – совокупность работ по доку-ментированию деятельности предприятия (орга-низации, учреждения) и организации документо-оборота. Документирование – процесс подготовки и создания документов. Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения до завершения исполнения или отправки. Документ – материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.

8 Документированная информация – зафиксирован-ная на материальном носителе информация с рек-визитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит – информационный элемент докумен-та, характеризующий сам документ. Электронный документ – информация, зафиксиро-ванная на машинном носителе, которая обрабаты-вается (создается, фиксируется, передается, при-нимается), хранится и воспринимается человеком с помощью программных и технических средств.

9 Организация делопроизводства делится условно на две части: документирование (подготовка и создание документов) организация работы с документами: получение-отправка обработка учет регистрация контроль хранение передача в архив уничтожение

10 Структурные подразделения, занимающиеся делопроизводством: Управление делами – у Президента, в Парламенте, в организациях государственного управления Общие отделы – в исполнительных комитетах, организациях, судах Секретариат Канцелярии – в Министерствах, школах, на небольших предприятиях В канцелярию входят: Секретариат Группа контроля – следит за своевременным исполнением документов

11 Группа регистрации – регистрирует, направляет на исполнение, готовит исполнение документов к отправке Группа приказов – размножает и распространяет приказы Копировально-множительная лаборатория – размножает документы Архив – принимает документы на хранение, по истечению сроков хранения дела передаются в госархив Экспедиция – занимается приёмом и отправкой корреспонденции Канцелярию возглавляет заведующий.

12 Ответственность за организацию делопроизводства, в организации возлагается на руководителя организации, а в структурных подразделениях – на руководителя структурного подразделения.

13 2. Юридические требования к ведению делопроизводства Юридическим основанием создания органи-зационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются: Акты законодательства Республики Беларусь Решения судов Предписания государственных органов и должностных лиц Поручения вышестоящих организаций Осуществление исполнительной и организаци- онно-распорядительной деятельности органи- зацией в соответствии с ее компетенцией

14 Юридические требования включают: Наличие системы организационных и распоряди-тельных документов, сведённых в единый перечень. Соблюдение порядка подготовки, оформления подписи, утверждения и выпуска этих документов. Перечень необходимых форм документов определяется нормативными актами и действующими классификаторами. Перечень становится обязательным нормативом после утверждения руководителем соответствующего уровня.

15 3. Правила подготовки и оформления документов Правила оформления документов закрепляются в правовых и нормативных актах, издаваемых органами: государственной власти, местного самоуправления, управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

16 Требования к оформлению документов закрепля-ются в государственных стандартах на документа-цию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза-ции и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов.

17 Документ имеет юридическую силу при обязательном наличии следующих реквизитов: Наименование вышестоящей организации Указания автора документа Название вида документа Почтовый адрес отправителя Коммуникационные данные Подпись Дата Регистрационного индекса Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа Место составления или издания

18 Автором документа чаще всего выступают: Организации Учреждения Предприятия или структурные подразделения, Предприниматели, осуществляющие деятельность без образования юридического лица Частные лица Наименование автора должно хотя бы один раз воспроизводиться полностью.

19 Государственные органы, осуществляющие свою деятельность в пределах определённой админист-ративно-территориальной единицы, должны в наименовании содержать указание этой единицы. Пример: Исполнительный комитет Лидского городского Совета депутатов Гродненской области

20 Наименование организации – автора документа – печатается на бланке документа в именительном падеже в следующей последовательности: Министерство транспорта Республики Беларусь Автомобильный парк №6 Структурное подразделение указывается, если оно является самостоятельным юридическим лицом.

21 Авторами таких документов, как заявление, отзыв и т.п. могут быть и отдельные должностные лица. В этих документах реквизит «Автор» совпадает с реквизитом «Подпись», которая удостоверяет происхождение подлинности документа. Название вида документа должно соответствовать действующему классификатору управленческих документов. Печатается ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.

22 Удостоверение подлинности документа является обязательным элементом, придающим документу юридическую силу. Документы удостоверяются подписью, а особо важные утверждаются и заверяются печатью. Документы, которые составляются от имени организации, подписываются ее руководителем, документы составляемые от имени структурного подразделения – руководителем этого подразделе-ния. Отдельные документы (доклад, рапорт, служебная записка и т. п.) могут подписываться исполнителем.

23 В состав подписи входит: Наименование должности лица Личная подпись Расшифровка личной подписи Пример: Зам. директора Личная подпись А.И. Иванов Можно указывать персональные звания и ранги, введённые для некоторых категорий служащих. Пример: Президент Национальной академии наук Беларуси, академик И.И. Петров

24 Две подписи проставляются на документах коллегиальных органов (например, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ПРОТОКОЛ). Несколько подписей имеют акты, в составлении которых участвуют несколько лиц. Если подписывается документ с заготовленной подписью от другого лица, следует от руки отразить в реквизите «Подпись» служебное положение лица, фактически подписывающего документ, например, «зам» или «и.о.», и внести соответствующее исправление фамилии и инициалов.

25 Утверждение – особый способ удостоверения подлинности документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Дата документа является обязательным реквизитом в первую очередь как юридическое требование. Дата проставляется лицами, подписывающими или утверждающими документ. Соответственно, датой документа является дата его подписания или утверждения.

26 Регистрация – включение документа в систему действия и исполнения, установление ответственности за него. Регистрация заключается в записи в учётных формах сведений о документе, присвоении ему регистрационного индекса. Организационно-распорядительные документы приобретают юридическую силу только после их регистрации специальными службами.

27 4. Виды документов на предприятии По способу фиксации информации: Письменные Графические Фото- и кинодокументы Акустические По видам документов: Типовые Примерные Индивидуальные Трафаретные Классификация документов на предприятии

28 По степени сложности: Простые (содержащие один вопрос) Сложные (содержащие несколько вопросов) По месту составления: Внутренние (создаваемые в учреждении для решения внутренних вопросов) Внешние (входящая и исходящая корреспонденция учреждения) По срокам исполнения: Срочные Несрочные

29 По происхождению: Служебные Официально- личные По степени доступности: Открытые С ограничительным грифом (секретные и для служебного пользования) По юридической силе: Подлинные (действительные и недействитель-ные, т.е. утратившие юридическую силу) Подложные Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

30 По назначению (стадии создания): Подлинные Копии Копия – в правом углу верхнего поля проставляется слово копия и соответствующим образом заверяется. Разновидности копий: Отпуск – это копия, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлин-ником на обычном листе бумаги и заверяется Выписка – копия части документа Дубликат – второй экземпляр документа, выданный, вместо подлинника Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

31 По функциональным признакам: Организационные Распорядительные Информационно-справочные Личные

32 Организационные документы: Устав предприятия (учреждения, организации) Учредительный договор Структура и штатная численность аппарата управления Штатное расписание Правила внутреннего трудового распорядка Положение о структурных подразделениях Должностные инструкции сотрудников

33 Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию предприятия, его функции, задачи, порядок работы. Устав является обязательным документом.

34 Содержание устава: Указание на собственника предприятия (учреждения, организации) Наименование предприятия, его вид Местонахождение Предмет и цель деятельности Перечень органов управления и их компетенция Размер уставного фонда Порядок образования имущества предприятия и распоряжение этим имуществом Порядок распределения прибыли Условия реорганизации и ликвидации предприятия

35 Уставы, общие для какой-либо сферы деятельнос-ти, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Устав юридического лица утверждается его учреди-телями и подлежит обязательной регистрации в установленом порядке. Общие требования к порядку составления и оформ-ления устава юридического лица регламентирова-ны в части 1 Гражданского кодекса РБ.

36 Совет предприятия Совет предприятия создаётся в зависимости от вида собственности и организационно-управлен-ческой структуры предприятия и избирается трудовым коллективом. Наличие совета предприятия, численность и срок полномочий определены уставом.

37 Полномочия совета: Определение общей направленности экономического и социального развития предприятия Определение порядка распределения прибыли Участие в выпуске ценных бумаг и их покупке Решение о создании или ликвидации филиалов и подразделений Принятие решений по внешнеэкономической деятельности Рассмотрение конфликтных ситуаций

38 Учредительный договор регламентирует: Цели, задачи и пути осуществления будущей хозяйственной деятельности Состав участников Долю внесения средств каждым участником Определяются права и обязанности участников предприятия Порядок распределения прибыли Избрание или назначения должностных лиц и др. Подписи учредителей юридического лица заверяются нотариально.

39 Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Пример 1 Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы.

40 Правила внутреннего трудового распорядка – (положение о персонале) – нормативный акт предприятия, регламентирующий: Порядок приема и увольнения работников Основные права Обязанности и ответственность сторон трудового договора Режим работы Время отдыха Применяемые к работникам меры поощрения и взыскания Пример 2

41 Положение о структурных подразделениях – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организа-ции или ее структурного подразделения. Должностные инструкции – организационно-право-вой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Пример 3

42 Распорядительные документы: Приказ Распоряжение Указание Инструкция Поручение

43 Приказ – правовой акт для решения основных задач, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия. Распоряжение – правовой акт, единолично изда-ваемый руководителем организации (коллегиаль-ного органа государственного управления) или его заместителем для решения вопросов основной деятельности. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, предприятий в пределах прав, предоставленных им законами.

44 Указание – правовой акт, издаваемый руководите-лем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Инструкция – правой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности предприятий, структурных подразделений, должностных лиц. Поручение – документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

45 Информационно – справочные документы: Акт Протокол Решение Справка Письмо Докладная записка Объяснительная записка Телеграмма Телефонограмма Оферта Договор (контракт) Трудовая книжка работника: сведения о работе, о награждении, о повышении квалификации, о пенсии

46 Акт – документ, составленный комиссией (специ-ально уполномоченными лицами) или одним долж-ностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия. Виды актов: Акт ликвидации (организации, предприятия) Акт проверки Акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.) Акт инвентаризации Акт проведения испытаний Акт приема законченных объектов Акт уничтожения (например, дел) и другие

47 Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на кон-ференциях, совещаниях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Решение – правовой акт, принимаемый коллеги-альным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

48 Справка – официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтвержда-ющий сведения биографического и служебного характера о ком-либо. Справка – документ информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

49 Виды справок: Служебные справки (о штатной численности, о вы-полнении плана, о задолженности по заработной плате и т. д.) Личные справки – справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учёбы и т. п.).

50 Служебные справки, делятся на: Внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации Внутренние (не выходят за пределы организа- ции) Личные справки относятся к внешним.

51 Письмо – (служебное письмо), документ, который служит средством общения с учреждениями, фирмами, физическими лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чём-то и т. п. Виды писем: Гарантийные письма – содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции Коммерческие письма – составляются при заклю- чении и выполнении договоров, контрактов, сделок

52 Рекламационные письма – в которых предприя-тия требуют возмещения убытков, нанесённых из-за невыполнения или нарушения условий договора, контракта другой стороной Кредитные письма (L/C – Letter of credit) – в которых продавец просит предоставить гаран-тийное письмо из банка покупателя (при заклю-чении контрактов с иностранными партнёрами) Рекламные письма – направляемые конкретному адресату и содержащие подробное описание рекламируемых товаров или услуг Инициативные (требующие ответа – просьба, предложение, запрос) Письма-ответы (на инициативные письма)

53 Докладная записка – документ, адресуемый выше-стоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Виды докладных записок: Внутренние – направляемые руководителю структурного подразделения или учреждения Внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции; Инициативными – написанными по инициативе сотрудника; Составленными по указанию руководства

54 Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного доку-мента или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: Записки, являющиеся приложением к основному документу Объяснительные записки, составляемые отдельными работниками по поводу их поведения, работы и т. д.

55 Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Телефонограмма – это срочное сообщение, переданное по телефону. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Правильность текста проверяют повторным чтением.

56 Оферта – предложение заключить договор с указанием его основных условий. Оферта адресуется конкретному лицу или группе лиц в устной или письменной форме.

57 Личные документы Заявление Резюме Автобиография Расписка Доверенность

58 Заявление – документ, адресованный должност-ному лицу и содержащий просьбу работника. Резюме – документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации (обычно требуе-мый при рассмотрении кандидатуры на работу). Автобиография – последовательное описание человеком событий собственной жизни. Автобиография необходима при поступлении в учебное заведение, трудоустройстве и т.д.