1 РЕКОМЕНДАЦИИ по подготовке текстов документов 2 Устойчивые

Скачать презентацию 1 РЕКОМЕНДАЦИИ по подготовке текстов документов 2 Устойчивые Скачать презентацию 1 РЕКОМЕНДАЦИИ по подготовке текстов документов 2 Устойчивые

142-rekomendacii_po_podgotovke_tekstov_dokumentov.ppt

  • Количество слайдов: 21

>1 РЕКОМЕНДАЦИИ  по подготовке текстов  документов 1 РЕКОМЕНДАЦИИ по подготовке текстов документов

>2 Устойчивые языковые обороты,  используемые в деловой переписке  Установлено, что в период 2 Устойчивые языковые обороты, используемые в деловой переписке Установлено, что в период с … по … Акт составлен комиссией в составе: … В соответствии с … Привести в соответствие с … В целях … В связи с … Во исполнение … Согласно информации, которой мы располагаем … Согласно договору от … Сообщаем Вам, что … Мы согласны на Ваше предложение. Ставим Вас в известность, что … Направляем (представляем, высылаем) Вам … Направляем Вам согласованный с … Направляем на рассмотрение и утверждение … Примите, пожалуйста, к сведению, что … В ответ на Ваш телефонный запрос сообщаю, что …

>3 Устойчивые языковые обороты,  используемые в деловой переписке  Выражаем глубокую признательность за 3 Устойчивые языковые обороты, используемые в деловой переписке Выражаем глубокую признательность за … Считаем целесообразным … Согласно предварительной договорённости … В соответствии с договоренностью, достигнутой … Во время переговоров стороны обсудили возможности … Мы тщательно рассмотрели Ваше предложение… Просим Вас рассмотреть вопрос о … Просим Вас изыскать возможность … Принимая во внимание, что …, просим … Гарантируем возврат кредита в сумме … до … Оплату гарантируем. Наш расчетный счет … Предоставление жилой площади гарантируем … Претензии по гарантии следует предъявлять … … в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции … в противном случае дело будет передано в суд

>4 Начало служебного письма может содержать слова благодарности  Выражаю Вам благодарность за приглашение 4 Начало служебного письма может содержать слова благодарности Выражаю Вам благодарность за приглашение принять участие … Уважаемые господа, Подтверждаем получение Вашего письма от 05 сентября 2009 г… Благодарим Вас за письмо …

>5 Деловое письмо можно начинать и заканчивать выражением почтения к адресату  Уважаемые господа, 5 Деловое письмо можно начинать и заканчивать выражением почтения к адресату Уважаемые господа, Мы получили Ваше письмо … с просьбой… Уважаемый Анатолий Алексеевич! Уважаемый г-н Серов! Уважаемая г-жа Васильева! Глубокоуважаемый господин генеральный директор! Господин директор Уважаемый господин директор Уважаемые дамы и господа! Уважаемый коллега, С уважением, С искренним уважением … Искренне Ваш … Примите мои наилучшие пожелания … С искренним чувством уважения и признательности …

>6 В служебных письмах рекомендуется избегать прямого отказа  С сожалением сообщаем Вам, что 6 В служебных письмах рекомендуется избегать прямого отказа С сожалением сообщаем Вам, что мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по следующим причинам… К сожалению, до сегодняшнего дня мы не получили… Вашу просьбу сможем выполнить только через 4 месяца.

>7 В современном деловом письме возможно использование «вежливых» слов  Я был бы весьма 7 В современном деловом письме возможно использование «вежливых» слов Я был бы весьма благодарен, если бы Вы могли … Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь. Сообщите, пожалуйста, если Вам потребуется дальнейшая информация или помощь. Спасибо за Ваше участие и быстрый ответ… Уважаемые Дамы и Господа! Предлагаемый Вашему вниманию семинар… Мы, конечно, будем счастливы, одолжить Вам … Примите, пожалуйста, к сведению, что … Если Вам нужно что-нибудь ещё, пожалуйста, сообщите. Будьте добры прислать мне …

>8 Формы выражения сожаления, соболезнования  К сожалению … Я очень сожалею, что причинил 8 Формы выражения сожаления, соболезнования К сожалению … Я очень сожалею, что причинил Вам столько беспокойства … Я с сожалением узнал из Вашего письма, что … Сожалею, что на сегодня у меня нет для Вас лучших новостей. С сожалением узнал, что … С сожалением сообщаю, что … К сожалению вынужден сообщить Вам, что … К моему глубокому сожалению, я должен известить Вас, что … Примите мои (наши) самые искренние соболезнования в связи с … Мы выражаем свои искренние и глубокие соболезнования в связи с … и готовы принять самое деятельное участие в оказании необходимой помощи

>9 Письма могут заканчиваться фразами Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительна. 9 Письма могут заканчиваться фразами Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительна. Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества. Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей. Выражаем Вам свое почтение и ждем Вашего ответа. Мы хотели бы возобновить наши переговоры… Если Вас заинтересует наше предложение, мы были бы признательны Вам за… Заверяем Вас, что Вы можете полностью рассчитывать на нашу помощь… Пожалуйста, примите наши извинения за задержку… В связи с вышеизложенным, просим Вас, в порядке исключения… Мы сделаем всё возможное, чтобы … Можете быть уверены, что я предприму … Мы очень надеемся, что Вы придёте к положительному решению относительно … Мы полагаем, что Вы приложите все усилия для … Я искренне надеюсь, что Вы сможете помочь мне в этом деле.

>10 Структура отдельных деловых писем, состоящих из двух-трех частей  Служебное письмо-запрос: 1) обоснование 10 Структура отдельных деловых писем, состоящих из двух-трех частей Служебное письмо-запрос: 1) обоснование актуальности запроса; 2) содержание запроса; 3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена. Сопроводительное письмо: 1) сообщение о высылаемом материале; 2) уточняющие сведения. Письмо-просьба: 1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; 2) изложение просьбы; 3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

>11 Структура отдельных деловых писем, состоящих из двух-трех частей Письмо-ответ (отказ в просьбе или 11 Структура отдельных деловых писем, состоящих из двух-трех частей Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения): 1) повторение изложения просьбы; 2) обоснование причины неудовлетворения просьбы; 3) констатация отказа или отклонения предложения. Заголовок документа (приказа, постановления, распоряжения) должен отвечать на вопрос «О чем?»: о приеме, об освобождении, об отпуске. Нельзя писать: приказ об Иванове. Точка в конце заголовка текста (в постановлениях, распоряжениях, решениях, письмах и т.д.) не ставится. Ошибкой является использование в тексте документа фразы: «На ваше письмо от ___________ № ___ сообщаем». Ссылка на дату и номер документа-запроса проставляется под датой и номером исходящего документа.

>12 Знаки препинания в  рубрицированном  тексте  Рубрикация – членение текста на 12 Знаки препинания в рубрицированном тексте Рубрикация – членение текста на составные части и графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерацией. 1.Текст, предваряющий перечисление, может заканчиваться двоеточием, даже в случае, если в конце рубрик перечисления ставится точка. Например. Учреждение обязуется: 1. Проводить занятия в соответствии с … программой. 2. Создать наиболее благоприятные условия для проведения занятий. 3. Обеспечить студентов методической литературой. 2.Точка с запятой ставится в конце рубрик перечисления, если рубрики не являются самостоятельными предложениями и внутри их имеются какие-либо знаки препинания. Например. Наценки за выставочный стенд составляют: 1) за стенд, открытый с двух сторон, – 10%; 2) за стенд, открытый с 4-х сторон, – 20%. 3.Запятая ставится в конце рубрик, если рубрики сильно не распространены. Например. Учредителями фонда являются: Захаров Иван Алексеевич, Иванов Иван Иванович, Петров Пётр Петрович.

>13 Употребление дефиса и тире Тире (от французского tirer – тянуть) – длинная горизонтальная 13 Употребление дефиса и тире Тире (от французского tirer – тянуть) – длинная горизонтальная черта, отделяемая пробелом от предшествующего и последующего слова. Тире – важный графический показатель неполноты, пропуска слов в предложении. Например: Разработать проект программы в январе – марте 2010 года. Тире следует отличать от короткой черточки, которая со словом пишется слитно (без пробелов) и называется дефисом. Дефис – небуквенный орфографический знак, который используется, например, при написании слов (из-за, во-первых) и графическом сокращении слов (гр-н, р-н, ф-т). В проектах актов и официальных текстах рекомендуется употреблять букву «ё» в собственных именах, фамилиях, в географических названиях (Артём, Фёдоров, Вёшенская, Олёкма ).

>14 Рекомендуется обособлять (т.е. выделять запятыми) следующие вводные слова и обороты:  без сомнения 14 Рекомендуется обособлять (т.е. выделять запятыми) следующие вводные слова и обороты: без сомнения видимо возможно в свою очередь допустим итак как правило к сожалению как следствие между прочим на мой взгляд например несмотря на одним словом по-видимому пожалуйста по-моему предположим следовательно словом так сказать с одной стороны с другой стороны со своей стороны кроме того кроме этого кроме всего прочего само собой разумеется таким образом

>15 Рекомендуется обособлять (т.е. выделять запятыми) следующие вводные слова и обороты:  безусловно (не 15 Рекомендуется обособлять (т.е. выделять запятыми) следующие вводные слова и обороты: безусловно (не обособляется при утверждении) в общем (в значении «в общем-то говоря») во-первых, во-вторых … значит (в значении «следовательно») наконец (при перечислении) однако (в середине и в конце предложения, но не в значении «но») прежде всего (в значении «во-первых») соответственно (в значении «следовательно») так (в начале предложения в значении «например»)