1 Построение системы управления документами: организационный аспект Иритикова

1 Построение системы управления документами: организационный аспект Иритикова Вера Степановна, эксперт РОО «Гильдия Управляющих документацией» , приглашенный лектор РАНХи. ГС при Президенте Российской Федерации. Система управления документами

2 Опыт, советы и рекомендации Преамбула – что автоматизировать? Делопроизводство/управление документами – технология: — прием документа; — предварительное рассмотрение документов; — регистрация; — направление на исполнение (резолюция); — исполнение; — отправка; — формирование дел; — хранение (оперативное, текущее)

3 Опыт, советы и рекомендации 1. Изучать национальные стандарты по управлению документами 2. Понимать, что объединяет в системе управления документами 3. Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком 4. Проектировать Корпоративную информационную систему 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах

41. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ГОСТ Р ИСО 23081 -1 2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» ГОСТ Р ИСО 22310 – 2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» . Вступил в действие 01. 07. 2010 Официальный перевод стандарта МЭК 82045 -1 «Управление документами. Часть 1. Принципы и методы» . Зарегистрирован ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» 31. 12. 2009 № 4366/ I

51. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р 54471 – 2011/ ISO / TR 15801 : 2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспчеению достоверности и надежности. ISO / TR 15801: 2009 Document management – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability ГОСТ Р 54989 – 2012/ ISO / TR 18492: 2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. ISO / TR 18492: 2005 Long-term preservation of electronic document-based information ( периодическое обновление носителей – неизбежное и базовое требование, т. к. оригинальный поток битов должен быть сохранен «в живом состоянии» ; технологически нейтральные форматы – PDF/A-1, XML, TIFF, JPEG ; 10 этапов миграции, которые должны быть документированы ) ГОСТ Р 53898 – 2013 «Системы электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению» . Действует с 01. 09. 2014 взамен ГОСТ Р 53898 – 2010; формат электронного сообщения XML.

61. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. ( ГОСТ Р 7. 0. 8 – 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ) Система электронного документооборота (СЭД) – комплекс устройств, программ и технологий, позволяющий создавать эффективную организацию и взаимодействия процедур формирования, обработки, пересылки и хранения электронных документов. «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации ограниченного распространения» разработаны Минкомсвязи России на основании п. 2 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности/утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 12. 02. 2011 № 176 -р.

71. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов. Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме. Образцы бланков и электронные шаблоны утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. (Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановлением правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 № 499 с изменениями от 26. 04. 2016 № 356)

81. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборт в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти /Отчет о НИР. М. : ВНИИДАД, 2013 — СЭД по системно-функциональной архитектуре – СУБД; — СЭД базируется на системе справочников и классификаторов; — у СЭД должен быть предметный администратор – служба управления документами/служба делопроизводства; — в СЭД должны быть правильно названы и реализованы роли пользователей; — СЭД должна обеспечивать реализацию концепции управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489 -1 – 2007 и ISO 30300.

9 Принципы организации документооборота: — оптимальность; — оперативность; — прямоточность; — выделение документопотоков и единообразие их обработки; — управляемость (целенаправленное регулирование). 1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами

101. Изучать стандарты по управлению документами Параметры документооборота: — Виды и разновидности документов, цели их создания и содержание; — Вопросы/участки деятельности/функции органа управления; — Полномочия структурных подразделений и должностных лиц; — Сроки исполнения/реальная «исполняемость» . Главная задача – идентифицировать документы, т. е. формировать документопотоки на основе внутренних регламентирующих документов, системы справочников и классификаторов, с использованием информационных систем.

111. Изучать стандарты по управлению документами Управление документами ( records management ) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций; Система управления документами — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним. (ГОСТ Р ИСО 15489 -1 – 2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования). В рамках концепции MSR (семейство стандартов серии 30300) система управления документами должна быть инфраструктурной системой, обеспечивающей реализацию принципа «доказательного управления» , управляемость и обеспечение на каждом рабочем месте применения инструментов автоматизации трудовых операций (в соответствии с правами доступа). Концепция управления документами по ИСО 15489 направлена на обеспечение системы корпоративного управления (управление акционерной стоимостью, управление активами, в том числе НМА).

121. Изучать стандарты по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489 -1 – 2007 – алгоритм управления документами: — вид документа (определение вида, отражающее одну из общих функций управления или назначение документа); — разновидность (название разновидности отражает управленческую ситуацию, управленческое действие); — значение (отражение конкретной цели создания документа); — функция документа (преобладающая в документе, зависящая от цели его создания); — срок действия ( effective document, effective records – отражение принадлежности документа к подсистеме документации); — срок хранения; — форма документа (электронная, бумажная; лист, бланк, журнал, типовая форма, в т. ч. электронный шаблон); — формуляр (структура документа, т. е. заголовочная, содержательная, оформляющая части; состав реквизитов каждой части); — текст (структура текста: В – Д или И – З; преобладающая функция языка; средства делового стиля русского литературного языка).

131. Изучать стандарты по управлению документами В 2014 году ВНИИДАД зарегистрировал официальные переводы стандартов ИСО 30300: 2011 и ИСО 30301: 2011. Без учета официальных переводов и с нарушением установленной процедуры разработки национальных стандартов на базе международных стандартов (особенно в части проведения экспертизы) был принят и с 01 марта 2015 года вступил в действие ГОСТ Р ИСО 30301 -2014 «Информация и документация. Управление записями. Требования» . Перевод термина records сделан неверно. С 1994 г. Новый англо-русский словарь под ред. Мюллера В. К. фиксирует второе значение records = документы ( официальные документы ).

141. Изучать стандарты по управлению документами С 01. 03. 2015 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 30301 -2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» , разработанный ОАО «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (ОАО «ВНИИС» ) и внесенный ТК 076 «Системы менеджмента» ( зарегистрированный официальный перевод не использован, экспертиза документоведенческая не проводилась ); С 01. 07. 2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 30300 -2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» , разработанный ВНИИДАД и внесенный ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело» .

151. Изучать стандарты по управлению документами Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/ утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 26. 04. 2011 № 356: Электронные документы создаются , обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота. Электронный документооборот — документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота); электронная копия — копия документа, созданная в электронной форме; электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации.

162. Понимать, что объединяет Объединяют цели и требования: Управляемость (реализация организационных решений, поддержка изменений и развитие); Надежность информации (полнота, своевременность, достоверность); Развитие внутренней деловой среды (эффект единства действий, сотрудничества, «совладения» информацией); Развитие знаний (преобразование информации в знания об управлении, внутренней среде, инновациях). Объединяет концепция управления документацией: Документооборот – совокупность состава документов, маршрутов и факторов, их определяющих; «За документооборот отвечают все и каждый» , служба ДОУ – центр компетенций; Принципы политики управления документацией (по ГОСТ Р ИСО 15489 -1 — 2007): надежность; целостность; комплексность; системность; соответствие внутренним и внешним деловым принципам.

172. Понимать, что объединяет Объединяет организационная ( «административная» ) составляющая» : Формализация функциональных и организационных связей, регламентация взаимодействия; Сфокусированность на служебной функции, зоне ответственности, должности и полномочиях; Вовлеченность в процесс подготовки и осуществления решений (согласованность действий, исполнение самими участниками подготовки решений, поддержка коллективных/групповых решений и системы совещаний); Контроль за осуществлением решений, «обратная связь» — к центрам принятия решений; Формализация/регламентация документирования; Система показателей оценки деятельности. Объединяют требования/интересы акционеров: Получение реального конкурентного преимущества; Реальное повышение капитализации (синергия внедренных систем административного управления, управления документацией и электронного документооборота создаёт важнейший НМА). Объединяет требование формировать позитивный образ организации, государственного органа, органа местного самоуправления: Развитие функции GR /упреждающая политика с «обратной связью »

183. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком Риски: Организационные мероприятия – самые дешёвые с финансовой точки зрения, а с точки зрения социокультурной – самые дорогие (нарушение организационного порядка и самоорганизации, конфликты, потеря стабильности, риск потери управляемости, стрессы); Система управления документами интегрируется в систему административного управления и системы управления иными бизнес-процессами; их нормативное регулирование, унификация и стандартизация должны осуществляться в опережающем порядке; Система электронного документооборота должна иметь организационно-функциональную архитектуру, поддерживать организационно-функциональную структуру и стремиться к универсальности функциональных возможностей.

193. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком Риски традиционного подхода: Ответственным за внедрение СЭД/СУД и «владельцем» системы назначается ИТ-подразделение; Типовые этапы внедрения СЭД/СУД с позиций ИТ-внедрения: — предпроектное обследование организации; — разработка функциональных и технический требований к СЭД; — анализ рынка программных продуктов и внедрений; — экспертный анализ «отобранных» систем; — разработка условий проведений конкурса; — проведение конкурса; — выбор СЭД и организации-поставщика программного продукта; — открытие проекта и разработка системы; — опытно-промышленная эксплуатация, обучение и доработка, внедрение и реализация СЭД (промышленная эксплуатация). На рынке СЭД – «разнобой» и непрофессионализм в наименовании функциональных возможностей СЭД (следующие 2 слайда – материалы РОО «Гильдия Управляющих документацией» )

203. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии Управляющих документацией)

213. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии Управляющих документацией)

223. Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком Система безопасности Система трансляции внутрикорпоративной информации. Система управления персоналом: Система компетенций Система мотивации Система KPI Система делегирования полномочий Система принятия решений: Система распорядительной деятельности Система коллегиальных органов Система совещаний. Система нормативов Организация управления: Система корпоративного управления Система «административного» управления Система согласования Система контроля. Обеспечение синергии систем на каждом уровне управления

234. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД Функциональные требования: Средство документирования — Выбор формы существования документа, типовые формы и бланки; — Соответствие нормативным требованиям и требованиям «фирменного стиля» ; — Закрепление стандартов оформления документов различных систем документации; — Обеспечение однократности ввода информации Средство реализации документооборота ( «транспорт» ) — Проектирование документопотоков, их типизация и маршрутизация; — Распределенное управление с установлением ролей: ответственный/автор/инициатор, владелец процесса/ресурса, контролер/администратор, эксперт, ответственный за хранение документа/читатель Хранение — Своевременный доступ и быстрый поиск; — Хранение в систематизированном виде в течение установленных сроков; — Стандартизация хранения и предоставления доступа; — Юридически обоснованное уничтожение с учетом текущих и будущих потребностей всех заинтересованных лиц.

244. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД Функциональные требования: Единое структурированное информационное пространство — Основа информационной инфраструктуры ( «каркас» ), логическая связь и единообразный доступ к информационным ресурсам через портал (адресное пространство); — Развитие в условиях изменения организационных, функциональных, и территориальных рамок; — Базовые справочники и классификаторы; — Универсальность сервисных функций (доступ, уведомления, навигация по ресурсам); — Многоуровневое администрирование, в том числе предметное; — Внешние программы, технологии обмена данными, настройки, средства поддержки коллективной работы Автоматизация задач документоориентированного типа в любом бизнес-процессе Защита информации — Управление правами доступа и контроль; — Предоставление прав в зависимости от служебной функции и роли; — Централизованный/распределенный контроль системных процессов; — Защита от внешних угроз

25 4. Проектировать Корпоративную информационную систему Стандартный алгоритм действий: Определение «Владельца» системы и «владельцев» подсистем (менеджеров ресурсов) Регламентация всех видов взаимодействия с органами управления и подразделениями, сотрудничество со службами IT , HR и ИБ. Опережающая разработка и внедрение системы/подсистем административного управления и концепции управления документацией Разработка и внедрение КИС/СУД на проектной основе Формирование компетенций в области административного управления, управления документацией и электронного документооборота на основе перспективных программ развития персонала и специальных программ обучения Центр компетенции – Служба управления документацией/Служба делопроизводства

264. Проектировать Корпоративную информационную систему Учет нестандартных факторов: Стремление к универсальности функциональных возможностей (обеспечение управления и по заданиям, и по процессу, и по целям, и по ССП) Обеспечение позитивного восприятия; Оптимизация технологической зависимости ( взаимная адаптация функций автоматизированной системы и трудового поведения персонала ); Стремление к упрощению трудовых функций; Повышение социального статуса (репутация, престиж, влияние); Улучшение условий труда и санитарно-гигиенических характеристик рабочих мест; Центры компетенции – Служба управления документацией/Служба делопроизводства, Служба ИТ и Служба HR

275. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах. Пример -Вид бизнеса/ Подразделение; -Направление деятельности/ Функция; -Ключевая область/ Зона ответственности; -Должностной уровень; -Трудовая функция; -Роль в бизнес-процессе/ по отношению к информационному ресурсу Стандартные ИР внутренней среды • ресурсы КИС; • ресурсы, поддерживаемые КИС; • ресурсы Интранет; Стандартные ИР внешней среды • ИР, транслируемые в КИС; • модули систем электронного документооборота с регуляторами, клиентами и контрагентами; • нормативно-справочные базы Доступ к ресурсам Интернет Электронная почта Доступ к Архиву

28 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах Стандартизированное рабочее место сотрудника (пример типового набора баз данных КИС): БД «Рабочие документы» ; БД «Служебные записки» ; БД «Согласование» ; БД «Заявки» БД «Ключевые области» ; БД «Нормативы» ; БД «Библиотека документов» ; БД «Термины и сокращения» ; БД «Реквизиты» ; БД «Доска объявлений» ; БД «Частные объявления» БД «Распорядительные документы» ; БД «Коллегиальные органы» БД «Доверенности» ; БД «Договоры» ; БД «Регистрация» ; БД «Контроль» ;

29 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах БД «Библиотека документов» — пример (унифицированные формы документов для электронного заполнения; действующие формы + архив): 01 Обеспечение инфраструктуры и операций 0101 Организация системы и процессов управления 010104 Положение о структурном подразделении 0102 Управление документацией 010204 Регламентируемая переписка 01020401 Бланк письма (на русском языке) 01020402 Заявка на выдачу бланков 01020403 Сопроводительный лист к факсограмме 010206 Согласование документов Лист согласования 0103 Управление персоналом 010308 Должностная инструкция 010309 Положение о должности 0104 Материально-техническое обеспечение 010412 Доверенность на получение материальных ценностей 0105 Информационно-технологическое обеспечение

30 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах. Классификаторы и корпоративные стандарты Система корпоративных стандартов (пример) Общий стандарт на систему стандартов; Общий стандарт на систему классификаторов; 3 группы специальных стандартов: Стандарты на документы (примеры названий): — основные виды технологических документов; — требования к построению технологических документов; — требования к изложению и оформлению технологических документов; — форма представления реквизитов типовых форм документов. Стандарты на виды деятельности, функции и процессы (примеры названий): — стандарт поведения сотрудника фронт-офиса; — стандарт предоставления продукта «ХХХХХ» в точке продаж. Стандарты обеспечения (примеры): — стандарт конструктивных и колористических решений фасадов зданий филиалов; — стандарт базового программного обеспечения компьютеризированных рабочих мест; — стандарт информационного обеспечения и рекламного оформления помещений фронт-офиса. Классификаторы: — Общий классификаторов и справочников, применяемых в деятельности; — Специальные классификаторы и справочники: — видов деятельности; подразделений финансового планирования (ЦУУ); — форм документов; договоров; — продуктов; тарифов.