1 3.4. Стандарты делопроизводства и СЭД 2 Разработкой

1 3.4. Стандарты делопроизводства и СЭД

2 Разработкой стандартов делопроизводства и документооборота занимаются международные организации, национальные комитеты по стандартам государственные организации профессиональные объединения специалистов в области управления информацией и документами

3 Мировые стандарты: Стандарты ISO AS 5090, 2003 год EN 82045-I, 2001 год DoD 5015.2 – STD, 1997 год MoReg,2001 год

4 Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг Первыми широко распространенными стандартами, в которые были включены требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных стандартов делопроизводство и документооборот не только были отмечены в качестве важной составной части деятельности организации, но и начали проверяться в ходе сертификации.

5 Стандарты ISO серии 9000 «Документы должны создаваться и сохраняться в качестве свидетельства соответствия требованиям и эффективности действия системы управления качеством. Документы должны оставаться легкодоступными, понятными и читаемыми, легко идентифицироваться. Следует внедрить документированную процедуру, определяющую необходимые механизмы управления и контроля за идентификацией, хранением, защитой, доступом, сроком хранения и окончательным решением судьбы (уничтожением либо передачей на постоянное хранение) документов.»

6 Стандарты ISO ISO 15489 (2001 год, на основе AS 4390) «Информация и документация — Управление документами (Information and Documentation — Records Management)» www.iso.org

7 Стандарт ИСО 15489-1:2001 Стандарт состоит из двух частей: первая часть – ISO 15489-1 – это собственно стандарт. Здесь сформулированы наиболее общие, основные требования и принципы управления документами; вторая часть – ISO/TR 15489-2 – приложение к стандарту, описывающее один из вариантов внедрения положений стандарта на практике (на основе австралийского опыта).

8 Стандарт ISO 15489:2001 Документ — информация посланная, полученная или сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве свидетельства и сведений, во исполнение правовых обязательств или в ходе деловой деятельности. (п.3.15) Управление документами — область управленческой деятельности, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранением, использованием и уничтожением документов, включая процессы «захвата» и сохранения в виде документов свидетельства и сведений о ходе деловой деятельности и деловых операций. (п.3.16)

9 Технический отчет ИСО 15489-2:2001 «Информация и документация – Управление документами – Часть 2: Руководство» («Information and Documentation –Records Management, Part 2: Guidelines») (www.iso.org).

10 Стандарт ИСО 22310:2006 «Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов по формулированию требований к управлению документами» («Information and documentation – Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards») (www.ansi.org)

11 Стандарт ИСО 22310:2006 требования к созданию документов (метаданные для управления документы); требования в отношении сроков хранения; требования в отношении доступа к документам; требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов; инструменты и процедуры управления документами

12 Стандарт ИСО 23081-1:2006 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов Часть 1: Принципы» («Information and documentation – Records management processes – Metadata for records, Part 1: Principles») (www.ansi.org)

13 Стандарт ИСО 23081-1:2006 В стандарте сформулирована концепция создания, управления и использования метаданных для управления документами и разъясняются основные принципы, которым метаданные подчиняются. Цель этого документа – способствовать пониманию, внедрению и использованию метаданных в рамках известного стандарта по управлению документами ИСО 15489. В нем говорится о значении «делопроизводческих» метаданных для бизнес-процессов, о различных ролях, выполняемых метаданными,и о различных их типах.

14 Технический отчет ИСО/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» («Long-term preservation of electronic documentbased information») (www.iso.org)

15 Стандарт AS 5090-2003 «Анализ деловых процессов в делопроизводстве» («Work process analysis for recordkeeping») www.standards.org.au В стандарте описаны функциональный и последовательный подходы к анализу процессов делопроизводства (например, в ходе обследования). В приложении приведен пример выполнения анализа делового процесса.

16 Стандарт EN 82045-1 (IEC 82045-1:2001) «Управление информационными материалами. Часть 1: Принципы и методы» («Document management. Part 1: Principles and methods») (www.ansi.org) стандарт касается работы с информацией содержится интересный раздел по управлению версиями (редакциями) информационных материалов

17 Cтандарт DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к СЭД Министерства обороны США» (Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard) www.ansi.org Цель данного стандарта – способствовать интеграции информационных (EDMS) и документационных (ERMS) систем. В стандарте рассматриваются три основных подхода к интеграции информационных и документационных систем: интеграция двух независимых систем, выполняемая поставщиком или компанией-интегратором; создание полностью интегрированной системы; интеграция документационной системы в подсистему хранения информационной системы.

18 Стандарт MoReq Типовые требования к управлению электронными документами: Спецификации MoReg (Model Requirements for the Management of Electronic Records) http:www.cornwell.co.uk/moregdocs/moreg.pdf

19 Стандарт MoReq содержит основные требования к: самой системе электронных документов; классификационной схеме (электронной номенклатуре дел); средствам обеспечения безопасности документов; хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению; вводу документов в систему; идентификаторам объектов; поиску, извлечению и выводу документов; метаданным и эталонной модели.