第二章系統建置與導入 2 1 2 2 2 3

第二章系統建置與導入 2. 1 2. 2 2. 3 2. 4 系統建置過程與方案描述會計資訊系統之具系統設計資料庫設計 SQL：關聯式資料庫查詢語言會計財務資訊系統 1

圖 2. 1 新的系統需求配合經營策略降低成本改善顧客服務加強控管系統需求提昇經營績效更適切的決策訊息會計財務資訊系統 2

系統發展生命週期(systems development life cycle，SDLC) 一、系統規劃(systems planning) 二、系統分析(systems analysis) 三、系統設計(systems design) 四、系統實施(systems implementation) 五、系統操作與維修(operation and maintenance) 會計財務資訊系統 3

圖 2. 2 建立資訊系統的過程分析規劃設計系統操作與維修實施會計財務資訊系統 4

系統規劃中初步提出的計劃應分析下列三種可行性： 1. 經濟可行性：亦即要知道所提方案的成本與效益。 2. 技術可行性：分析該項作業的問題是不是能由資訊科技解決。 3. 作業可行性：分析組織內的人力、財力與人員的態度等是否適合實施該方案。會計財務資訊系統 5

圖 2. 3 資訊部門預算之主要成本項目 1. 硬體成本 5. 網路傳輸費用電腦及週邊設備 (如電腦機型、磁碟機、磁帶機、列表機、終端機 )購置、或租金、折舊費、保險費、維護費數據機、集訊機、路由機等之維護費、保險費、稅捐、連線費用 (以連線類型、應用、地點等計費 )、顧問費 2. 軟體成本 6. 用品耗材費用作業系統及其他系統軟體、應用軟體 (租賃、折舊、維護費等 ) 磁帶、磁碟、微縮膠片、報表紙及其他辦公室用品 3. 薪資與人事費用 7. 場地費用薪資 (以人員、職務或小組區分，如辦公室場地租金、電力、空調、水電系統分析師 )、加班費、福利(稅捐、保險費、休假及其他 )、教育訓練 (為新軟體、程式、應用系統之使用 )、聘雇、資遣及調職費用 4. 辦公室設備費用 8. 其他費用影印機、辦公室系統、電話等 (租賃、差旅費、會議成本、教育訓練、印刷費、購置、租金、折舊、維修費等 ) 郵資、電話、手冊、雜誌、書籍、顧問諮詢費、外界服務、其他費用會計財務資訊系統 6

系統需求大致分成下列四項：資訊需求首先要決定電腦作業所產生的報表是那些，可以在螢幕上查詢的資料是那些，根據這些需求就能知道應輸入那些資料，以及輸入的資料需做那些處理。訂出資訊需求就決定了電腦作業的輸入資料、處理作，以及輸出資訊的內容。組織需求要確定為了配合電腦作業，原有的人力配置需作怎樣的調整。控制需求是指為了使電腦作業正確，並防止錯誤及舞弊，在系統設計時應注意的事項。硬體設備需求初步確定這套資訊系統需要多大的電腦硬體網路設備，設備採用什麼系統架構，以及需要那些電腦軟體。會計財務資訊系統 7

系統分析出來的各種方案可能有自建系統(build in- house systems)或購買套裝軟體(purchase commercial software packages)。若外購軟體則設計階段時需針對不足或不合用部分增加設計「客製程式」或稱「外掛程式」。會計財務資訊系統 8

圖 2. 4 系統建置過程與方案自建規劃分析購買自建系統客製程式實施商用套裝軟體 (如 ERP系統) 會計財務資訊系統 9

圖 2. 5 使用者同意後的雛型即正式實施規劃分析設計實施系統雛型會計財務資訊系統 10

圖 2. 6 資訊系統建立各階段所產生的文件設計階段可行性研究系統分析系統設計系統開發產生文件可行性研究報告系統需求書系統規格系統實施系統說明書專案計劃規格邏輯設計規格技術設計規格會計財務資訊系統 11

描述會計資訊系統之具系統分析師在了解分析現況及設計新程序新制度時，須用到一些具以描述現行制度及新制度，這些具包括： 1. 文件流程圖，2. 資料流圖， 3. 系統流程圖，4. 程式流程圖， 5. 決策邏輯表，6. 檔案或記錄格式圖， 7. 資料方格圖。會計財務資訊系統 12

圖 2. 7 常用文件流程圖符號發票單一表單文件發票 12 3 三聯發票用以存放資訊的文件，例如日記帳、分類帳則左邊以黑實，以與輸入被處理的文件，如支票、發票、訂單、出貨單等有所區分 N 永久檔案 N表示數宇依數字順序排列歸檔。以發票為例，依銷貨發票號碼排列 A 暫時交易性檔案，未來仍會進一步處理者人作業會計財務資訊系統 13

圖 2. 8 銷售收款文件流程圖銷售業務人員出納收款員應收帳款會計開始來自客戶 1 2 開立發票支票發票 3 繳款單 2 背書公司帳戶名稱並編寫繳款單發票 12 3 1 N 客戶入帳更新應收帳款明細分類帳 N 日記簿應收款款分類帳 2 N 客戶會計財務資訊系統 14

圖 2. 9 資料流圖符號 (方形 ) 外部個體 (external entity) (箭頭 ) 資料流向 (data flow) 或 (圓形 ) (圓角長方形 ) 或 (兩平行線 ) (三邊長方形 ) 代表與系統有關的其他外界機構、單位或個人表示資料或表報的流向處理 (process) 表示資料或表報的處理資料儲存處 (data store) 表示儲存資料檔或表報的地方會計財務資訊系統 15

圖 2. 10 資料流圖(一階) 時卡 4. 0 計算員曠時數檔案員曠記錄代扣所員得稅及員底薪保險費津貼員基本資料檔案 ※ 員未核准 1. 0 加班卡請假單計算加班現場負責人時員加班 2. 0 時數審核請假已核准請假單員加班時數檔案員加班記錄 5. 0 計算員薪資各種請假時數薪單薪資請假單檔案員請假記錄 3. 0 計算各種請假時數人事總務長薪資記錄檔案表示須再分解 (decompose) 會計財務資訊系統 16

圖 2. 11 資料流圖(二階) 員底薪員加班時數檔案員加班記錄 5. 2 計算應加金額員基本資料檔案代扣所得稅及保險費 5. 1 計算時薪員曠時數檔案 5. 3 計算應扣金額應扣金額 5. 4 計算全薪全薪員曠記錄各種請假時數薪資記錄檔案薪單 5. 5 扣除半薪 ※ 表示須再分解 (decompose) 會計財務資訊系統 17

圖 2. 12 Data Store定義之例子薪資記錄檔案日期員資料實作日數底薪應加金額應扣金額實發金額員編號姓名加班津貼獎金請假扣薪曠扣薪代扣所得稅代扣保險費加班時數加班費職務津貼伙食津貼車輛保養夜點費其餘津貼績效獎金全勤獎金會計財務資訊系統 18

圖 2. 13 處理邏輯說明之例釋 5. 1 計算時薪 REPEAT GET員底薪 FROM員基本料檔案將員底薪除以 30天而得到日薪將日薪除以 8小時而得到時薪 UNTIL所有的員基本資料檔案都讀完送出各員時薪 5. 2. 1 計算加班費 REPEAT GET員時薪 GET員加班記錄 FROM員加班時數檔案將甲種加班時數乘上員時薪乘上 2倍而得到甲種加班費將乙種加班時數乘上員時薪乘上 1. 66倍而得到乙種加班費將丙種加班時數乘上員時薪乘上 1. 33倍而得到丙種加班費將丁種加班時數乘上員時薪乘上 1倍而得到丁種加班費將甲乙丙丁四種加班費相加而得加班費送出加班費 UNTIL每個員的加班費都算出 5. 2. 2 計算獎金 REPEAT IF員沒有全勤 THEN 不發全勤獎金 END IF 會計財務資訊系統 19 將績效獎金與全勤獎金相加而得獎金

一些流程圖經常使用到的符號支票開立銷貨發票列印採購單文件單據 (Document)：任何書面單據，如支票、或銷貨發票。人處理程序 (Manual Process)：任何人作業，如開立銷貨發票或編製銀行調節表。處理 (Process)：任何作業，無論以人、機械、或電腦執行均屬之。通常和人處理符號交互運用。但通常是指電腦處理程序。排列順序不與主機連線，而是離線儲存 (Offline storage)，例如掛在架上的磁帶。會計財務資訊系統 20

一些流程圖經常使用到的符號流程線 (Flowlines)：指示單據流向的線條，除非以箭頭表示其他方向，否則不是向下就是向右。按日期歸檔開始 (結束 ) 註解 (Annotation)：用以評註或說明，如按序歸檔（或按日期，字母 …等等）。表示程序的開始或結束。 A 連結點 (Connector)：轉出或進入流程圖的另一部份。用以避免過多的流程線交叉，轉出及轉入或連結，通常以字母或阿拉伯數字表示。顧客轉頁連結點 (Offpage connector)：表示轉入或轉出流程圖項目的來源或終止點。會計財務資訊系統 21

一些流程圖經常使用到的符號輸入／輸出 (Input/Output)：用以代替轉頁連結點，表示轉入或轉出流程圖的資料。自客戶處收取現金存量低於安全存量? 打孔卡片磁碟否是決策 (Decision)：表明是否之決策所引起的選擇行動。打孔紙帶記憶體線上儲存磁帶顯示器會計財務資訊系統 22

圖 2. 14 應付帳款系統流程圖驗收單 N 來自訂貨作業供應商發票應付帳款承辦員執行驗收單批次總數人審核並加總顯示錯誤及例外輸入發票供應商發票驗收單審校資料供應商應付帳款主檔核准付款待收貨採購單據付款憑單成本控制作業待採購訂貨檔應付帳款檔更新應付帳款憑單彙總表應付帳款作業供應商歷史檔待付款憑單檔傳票交易檔報表編製作業總帳作業業顯示錯誤及例外會計會計財務資訊系統 23

圖 2. 15 程式流程圖例釋執行 A 執行 B 符合 A 測試是否符合條件執行 B 執行 A B 1. 簡單順序型不符合 2. 選擇型符合測試條件是否符合不符合執行 A A B 3. 迴圈型會計財務資訊系統 24

圖 2. 16 決策邏輯表 A 否信用等級 AAA？是 B 否存量＞訂貨量是列印撿貨單訂單處理條信用等級 AAA？件訂貨量＜存量列印倉庫撿貨單動列印發票作至 A執行程序至 B執行程序 1 Y 2 N 3 - Y X X - N X X 列印發票圖 (a) 由流程圖編製決策邏輯表會計財務資訊系統 25

圖 2. 16 決策邏輯表薪資處理 IF HOURS＞ 40 THEN G_PAY＝ 40 WAGE ＋1. 5 WAGE (HOURS－40) ELSE GPAY＝ HOURS WAGE, ：： 1 條件 HOURS＞ 40 動作計算包括加班費的薪水總額計算薪資總額 2 Y N X X 圖 (b) 由電腦程式編製決策邏輯表會計財務資訊系統 26

圖 2. 17 資料格式圖記錄長度 (R. L)=62 區段長度 (B. L)=6200 區段目數 (B. F)=100 系統：應付帳款發票號碼廠商代號開票日期金　　額付款期限 AN AN N N(二位小數 ) N 日期 ˍˍˍˍˍˍˍ 設計師 ˍˍˍˍˍˍ 折扣折扣 % 天數 N N 折扣額實際付款日期支票帳號 N(二位小數 ) N N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011121314151617181920212223242526272829303132333435363738394041424344454647484950515253545556575859606162 63 64 會計財務資訊系統 27

圖 2. 18 資料方格圖薪資異動檔薪資主檔員編號 ˇ ˇ 員姓名 ˇ 薪資率 ˇ ˇ 身份證號碼 ˇ 資料項檔案會計財務資訊系統 28

圖 2. 19 交易處理的基本作基本活動記錄交易事件更新主檔列印報表或文件處理查詢說　　明記錄交易事件的重要屬性，如銷售單、訂貨單的資料。許多交易處理需要建立並維護一套主檔 (master file)，以儲存與該交易有關企業個體之永久性或歷史性資料。譬如說，計算員的薪水，必須知道其資率、扣繳項目等。這些資料均存在一員主檔中。在進行交易處理時，必須確定主檔中的資料為最新的。報表或文件是交易處理作的產出，一般有定期性報表與突發性報表兩種。將交易資料集合起來，隨意因作需要，調取任何一筆交易記錄供人使用。會計財務資訊系統 29

系統設計一、輸入設計二、交易處理時機三、資料檔的種類與儲存媒體之決定會計財務資訊系統 30

圖 2. 20 電腦化交易事件記錄方法之舉例說明交　　易交易記錄方法說　　明拜訪客戶時所接之訂單人記錄由銷貨員填具訂單。電話訂購由終端機鍵入由銷貨員接電話時當場由鍵盤輸入。採購人記錄或由終端機鍵入可由人填具採購單，或由採購員由終端機鍵入。乙存存款人記錄或由終端機鍵入客戶自行填具存款單，而行員由終端機鍵入，或客戶自行由存款機鍵入。航空班機訂位終端機鍵入直接由終端機鍵入。會計財務資訊系統 31

輸入設計 (一)表單設計(document design)原則 (二)畫面設計(screen design) (三)選擇輸入裝置 (四)代碼設計 (五)輸入資料核驗會計財務資訊系統 32

代碼設計 (一)代碼設計方法 1. 依順序編號 (sequential code) 2. 區段編號 (block code) 3. 依類別編號 (classification code) 4. 代碼中各碼分別代表不同項目 (Hierarchical) 5. 記憶代碼 (Mnemonic Code) (二)代碼中加檢查碼會計財務資訊系統 33

圖 2. 21 常見的資料核驗方法核驗測試說　　明遺漏檢驗該輸入之資料卻為空白的情況合格的資料長度不符資料種類檢驗例如該是數字資料，檢查是否包含文字或特殊符號該資料是否在預期之範圍內，如庫存量為負數則不合理範圍或合理度檢驗不合理的代號與原先儲存的資料比較如檢查輸入之會計科目編號，是否在編號範圍內如將客戶退款資料與應收帳款主檔中之餘額相比較會計財務資訊系統 34

圖 2. 22 e 化交易處理之方式整批處理批次資料處理與編表批次即時鍵入整批處理即時批次即時處理即時即時 e 化交易處理方式資料準備會計財務資訊系統 35

圖 2. 23 三種交易處理方式之比較系統類型特　性整批處理待交易事件累積一批後，才一併輸入電腦處理之優　點缺　點 1. 節省電腦的作業時間， 1. 無法提供最新資提高作業能量 2. 成本最低料 2. 資料鍵入作易形成作瓶頸即時鍵入交易事件發生 1. 資料隨時鍵入，不致造整批處理後，資料立刻成作瓶頸鍵入電腦暫存， 2. 對原始資料而言，電腦作整批處理可以隨時提供最新資料 1. 成本較高 1. 資料隨時鍵入，不致造 1. 成本最高成作瓶頸 2. 使用者可以在短期間內知道處理結果，有最新資料 2. 需要較新技術即時處理交易事件發生後，立刻輸入資料，立刻處理，立刻顯現處理結果 2. 對彙總性資料而言，電腦無法提供最新資料會計財務資訊系統 36

E-R模型設計法一、決定個體二、決定關係三、決定屬性四、決定鍵值欄位會計財務資訊系統 37

圖 2. 24 銷貨發票發票號碼：發票日期：客戶信用等級：客戶編號：運貨日期：客用賒銷額度：客戶名稱：銷貨總額：客戶地址：營業稅：銷貨單號碼：付款條件：序號品號品名／規格單位數量單價金額備註會計財務資訊系統 38

圖 2. 25 部分訂單系統E-R模式圖顧客 l 欠 M 應收帳款供應商 M l l 接洽下收到 l 產生 M l 提供接受業務人員 l l 處理 M M 訂單 l 產生 M l l 發票 M 包含 N N 產品 l 被採購 M 採購單 M 會計財務資訊系統 39

圖 2. 26 個體屬性釋例顧客帳號名稱住址電話號碼信用額度付款條件顧客 l 目前餘額欠發票號碼 M 顧客編號日期應收帳款交易金額餘額會計財務資訊系統 40

圖 2. 27 鍵值釋例業務員 l l 顧客 l M M 下欠 M 應收帳款處理接洽客戶帳號收到 l 產生 M M l 發票號碼供應商 l 供應商編號員編號訂單 l 訂單號碼產生 l 銷貨發票 M 銷貨發票號碼包含提供 M l 接受 N M N 產品 M 產品編號被採購N 採購單採購單號碼會計財務資訊系統 41

資料未正規化之問題 (一)新增一筆記錄所產生的問題 (二)刪除一筆記錄所產生的問題 (三)異動一筆記錄所產生的問題會計財務資訊系統 42

正規化法 (一)第一正規化格式(first normal form)若一筆紀錄沒有包括重覆的資料項目，則為第一次正規化格式。 (二)第二正規化格式(second normal form)檔案若已經第一次正規化，而且記錄中的每筆資料可由主鍵值單一辨識，但若其中某些欄位可由主鍵值之一部份辨識則應改善。如符合此條件即為第二次正規化格式。 (三)第三正規化格式(third normal form)檔案已經第二正規化而且所有和主鍵值無關的資料項目間彼此獨立即為第三次正規化格式。會計財務資訊系統 43

圖 2. 28 正規化程序 A. 未正規化格式 1. 發票檔發票號碼客戶編號客戶名稱客戶地址銷貨單號碼發票日期運貨日期銷貨總額付款條件營業稅信用等級賒銷額度品號品名／規格單價數量 B. 第一次正規化格式 1. 發票檔發票號碼客戶編號銷貨單號發票日期運貨日銷貨總額碼期營業稅 2. 客戶檔客戶編號客戶名稱客戶地址付款條件信用等級賒銷額度 3. 產品項目檔發票號碼品號品名／規格單價數量會計財務資訊系統 44

圖 2. 28 正規化程序 C. 第二次正規化格式 1. 客戶檔客戶編號客戶名稱客戶地址付款條件信用等級賒銷額度 2. 發票檔發票號客戶編號銷貨單號發票日運貨日銷貨總額營業稅碼碼期期 3. 銷貨細項檔發票號碼品號數量 4. 產品項目檔品號品名／規格單價會計財務資訊系統 45

圖 2. 28 正規化程序 D. 第三次正規化格式 1. 客戶檔客戶編號客戶名稱客戶地址付款條件信用等級 2. 信用等級檔信用等級 3. 發票檔賒銷額度發票號碼客戶編號銷貨單號發票日運貨日銷貨總額營業稅碼期期 4. 銷貨細項檔發票號碼品號數量 5. 產品項目檔品號品名／規格單價會計財務資訊系統 46

表達個體間關聯 (Relationship)的方法一、一對多的關係(1: M) 二、多對多的關係(M: M) 會計財務資訊系統 47

SQL：關聯式資料庫查詢語言一、建立關聯式資料庫之SQL指令二、查詢資料庫SQL指令三、建立檔案間之關聯會計財務資訊系統 48

第二章 系統建置與導入 2 1 2 2 2 3

第二章系統建置與導入 2 1 2 2 2 3